Hay momentos en que una persona emprendedora deberá tomar decisiones de disciplina e incluso de cese de colaboradores. Son inevitables, pero pueden causar múltiples inconvenientes para el negocio si las medidas se adoptan incorrectamente o si se incumplen normas laborales elementales.

El Ministerio de Trabajo y Seguridad Social tuvo que tutelar trabajadores en más de 88.000 micro, pequeñas y medianas empresas (mipymes), poco menos de la mitad del total de casos, solamente en el 2018. El problema es que para las mipymes los recursos para enfrentar este tipo de situaciones son menores y el impacto es mayor.

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Las estadísticas del Ministerio muestran que entre 2015 y 2018 atendió más de 455.000 reclamos. Los conflictos más frecuentes se relacionan con problemas con el comprobante de pago, incumplimientos de salario mínimo, aseguramiento ante la Caja Costarricense del Seguro Social, en riesgos del trabajo, por hostigamiento sexual y en cumplimiento de obligaciones patronales.

Junto al desgaste que implican estos conflictos, una acción incorrecta que derive en un reclamo o una denuncia legal conlleva gastos no previstos, pérdida de tiempo, afecta la motivación, deteriora el ambiente laboral, e impactan la calidad y la productividad en la empresa.

Todo eso se puede evitar. Incluso en casos en los cuales es evidente que puede derivar en un conflicto mayor, Usted tiene margen para evitar consecuencias no deseadas. “Cuando hay algún riesgo de reclamo se puede recurrir a un centro de conciliación de conflictos”, recomendó Erika Barrantes, directora laboral Sfera Legal.

Para todos los casos se debe realizar la respectiva documentación y cuando se adoptan medidas disciplinarias o en casos de despido, con o sin responsabilidad patronal, se deben recopilar las pruebas de las faltas y conservar las comunicaciones a la persona colaboradora.

Si alguien da motivos

Las causas para un cese de contrato sin responsabilidad laboral están contenidas en el artículo 81 del Código de Trabajo (Ley N° 2).

Cuando una persona colaboradora incurre en una de las faltas, Barrantes recordó que se debe seguir el “debido proceso”, en el cual se entrega una carta donde se especifica y se narran los hechos. Ante un tribunal no podrá presentar otros hechos.

Pueden ser faltas graves, por ejemplo, choferes que manejan a exceso de velocidad y causan un accidente, que se desvían de su ruta sin reportarlo y sin obtener el visto bueno. Todo depende de la prueba con que se cuente.

La documentación implica que las empresas deben tener la ruta bien determinada, las variaciones posibles y el procedimiento a seguir. Todo por escrito. Los procedimientos, las políticas y los lineamientos deben darse a conocer a las personas colaboradoras y que éstas firmen un comprobante de que los conocen. También, se debe contar con apoyos tecnológicos como sistemas de monitoreo.

Una de las situaciones que más se presentan en los sitios de trabajo es el incumplimiento de horarios y el abandono. Unas de las faltas graves son las ausencias sin justificación o sin aviso durante dos días consecutivos (o más de dos alternos en mes calendario).

Las llegadas tardías no constituyen una falta grave. Sin embargo, si producto de la llegada tardía se produce una situación grave se deben realizar las respectivas llamadas de atención y amonestaciones. Lo ideal es amonestar y valorar durante tres meses. Todo debe quedar documentado.

Lo mismo ocurre en casos de abandono de trabajo, que puede suceder si una persona está en su puesto pero no realiza sus funciones y tareas, o cuando se va antes de la hora final.

En casos de colaboradores que llegan y trabajan en estado de ebriedad se debe analizar si fue una situación particular o es una situación de enfermedad. Por robo o hurto el manejo es más cuidadoso.

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Durante los últimos años, según las estadísticas del Ministerio de Trabajo, se incrementaron los reclamos de acoso laboral y sexual. El patrono está en la obligación de investigar una denuncia. “Debe existir debido proceso. La sanción depende de la gravedad”, afirmó Barrantes.

Una situación que puede acarrear sanciones y despidos sin responsabilidad patronal es la afectación de la imagen. En este caso, hay que analizar el daño. “Aunque no esté indicado en ningún lado, si se hace una publicación en contra del patrono podría considerarse como incumplimiento de contrato”, advirtió Barrantes.

Los contratos establecen las obligaciones generales y es difícil que incluyan todas las posibilidades. Por esa razón, se debe contar con un perfil del puesto, donde se establezcan las funciones y responsabilidades, sirviendo de guía de comportamiento. Las políticas y reglamentos también ayudan a actualizar los deberes y límites, pero recuerde que deben comunicarse, al igual que los cambios que se introduzcan, y tener un comprobante de su conocimiento por parte de la persona colaboradora.

Decisión patronal

El despido con responsabilidad laboral obliga al pago de todos los conceptos, incluyendo preaviso, vacaciones, aguinaldo y cesantía. Las razones para un cese de contrato de este tipo se establecen en el artículo 85 del Código de Trabajo.

Barrantes recordó que no se puede despedir a una mujer embarazada o en lactancia o a un dirigente sindical (pues goza de fuero laboral). Tampoco, por razones religiosas, sexuales, raciales o por alguna otra condición. En estos casos, las excepciones son por falta grave. “Hay que documentar la situación”, repitió la especialista. La persona puede reclamar y el patrono verse obligado a pagar salarios caídos y a mantener a la persona.

Si la terminación del contrato es por mutuo acuerdo, se firma un documento y normalmente se paga la liquidación total, como parte de la negociación.

En reestructuraciones es importante contar con pruebas que acrediten los cambios operativos en la empresa, documentando bien las causas. Lo mismo ocurre cuando se debe eliminar un puesto por algún cambio tecnológico.

Sobre la fecha a pagar la liquidación, no hay límite para pagar. Lo común es pagar al mes siguiente, aunque las partes pueden ponerse de acuerdo tanto en la fecha como si se paga en tractos. El acuerdo debe quedar en un finiquito de terminación del trabajo. Lo ideal es pagar de inmediato.

La especialista indicó que si se detecta que hay un riesgo de un reclamo o conflicto legal, se puede recurrir a un centro de conciliación. En el país hay varios centros de este tipo. Los privados tienen un costo, mientras que en el caso del centro de conciliación del Ministerio de Trabajo hay que esperar la cita.

Recuerde que en todos los casos de despido con o sin responsabilidad patronal se entrega la carta indicando las razones, las fechas (de inicio de labores y de terminación) y el puesto desempeñado. Además, documente todo y recurra a una persona que le brinde asesoría legal. Es un gasto que le puede evitar otros gastos mayores y muchos dolores de cabeza.