Todo negocio puede implementar y utilizar sistemas de contabilidad, de planillas o de ventas, incluyendo el de cajas y facturación electrónica, a través de tecnologías en la nube y con menores costos de adquisición y de mantenimiento. ¿Cómo se asegura que estos sistemas en la nube no sean un problema?
La computación en la nube tiene muchas ventajas: en particular brinda acceso a nuevas y avanzadas tecnologías a las pequeñas empresa, así como menores costos de adquisición y de mantenimiento.
“Desaparece la existencia de recursos ociosos y sólo se paga por la capacidad de procesamiento que esté utilizando”, explica Miguel Jiménez, arquitecto de soluciones de nube en CMA, que ofrece servicios de este tipo en alianza con Codisa.
Lo que hace dos décadas implicaba instalar sistemas propios o adquiridos, mediante licencias de alto costo, en las computadoras de la empresa, en la actualidad se puede obtener como un servicio a través de Internet. Lo mismo las actualizaciones, el mantenimiento y la solución de problemas.
La nube o el cloud computing cumple seis décadas desde que el informático estadounidense Joseph Carl Robnett Licklider empezara a forjar este concepto. Hace más de una década las empresas disponían de sus principales sistemas informáticos bajo el esquema de software instalados en computadoras y almacenamiento en sus propios centros de datos. Tímidamente empezaron a utilizar servicios de correo electrónico mediante la nube.
Desde 2010 se fue avanzando en aplicar el cloud computing en aplicaciones corporativas, pero cuando llegó la pandemia muchas empresas se dieron cuenta que no había sido suficiente.
Ventajas
Los servicios informáticos mediante cloud computing abarcan sistemas para correo electrónico, diseño y mercadeo digital, tiendas en línea, manejo de inventarios, comunicación interna y externa, documentos, presentaciones, hojas de cálculo, y contactos, entre otros.
Usualmente las empresas buscan una solución, evalúan las opciones y deciden adquirir el servicio. En particular, las soluciones de computación en la nube llaman la atención porque implica menores costos para utilizar los sistemas y alojar los datos en sitios que cuentan con los requerimientos de seguridad y continuidad de los negocios.
Los menores costos de la nube se deben a que funciona bajo el concepto de costos compartidos. En vez de hacer fuertes inversiones en infraestructura, cada empresa puede contratar solo los recursos que en realidad ocupa y crecer o decrecer bajo demanda.
El usuario también empieza a disponer de las últimas versiones de sistemas operativos y se desentiende de la obsolescencia tecnológica del hardware y software.
Los servicios en la nube, además, facilitan integrar diferentes procesos, flujos de trabajo y áreas para optimizar y aprovechar de mejor forma los recursos en un contexto de mejora continua. Solo hay un requisito: analizar bien lo que se necesita.
“La nube es la principal solución para las organizaciones de todos los tamaños, especialmente para las pymes”, había indicado anteriormente Kristian Sánchez, director de Oracle Centroamérica.
Sánchez recalcó que se trata de un recurso esencial en las empresas porque pueden almacenar datos de manera segura a través de proveedores de servicio, acortan tiempos, ahorran dinero y logran una mayor capacidad de respuesta. Además, es un servicio por consumo, así que se trata de la misma capacidad tecnológica e innovación, pero a la medida.
Analice bien
Muchas empresas implementan sistemas en la nube sin analizar primero, por ejemplo, qué requiere realmente el departamento que lo utilizará.
No se toma en cuenta qué debe cumplir el servicio en términos funcionales, estándares y regulaciones. Tampoco se realiza un mapeo de los procesos, las áreas y los recursos que necesita esa área específica de la empresa para funcionar correctamente.
La urgencia de avanzar a sistemas en la nube también puede llevar a implementar proyectos de forma desintegrada.
Todo eso puede generar pérdidas de recursos financieros y de negocios.
La solución en la nube debe responder a la necesidad de la empresa y debe tener en cuenta su giro de negocios, los requerimientos de procesamiento de datos, respaldos y conectividad, entre otros. Para asegurarse que así sea hay que realizar un ejercicio básico.
“Lo ideal es que cuando esto se haga, primero se ubique a la empresa en un momento específico de maduración”, señaló Norberto Saraceni, vicepresidente del comité de GRC de Baker Tilly Latinoamérica, que ofrece el sistema el GRCMAX para evaluar los sistemas y sus capacidades.
Las firmas recomendan:
—Tenga claro el objetivo o necesidad.
—Busque asesoría para tener certeza de la solución.
—Analice las capacidades de almacenamiento y sistemas requeridos.
—Determine si cuál es el mecanismo para ampliar y reducir los recursos informáticos según las necesidades de su empresa.
—Revise el acuerdo de calidad de servicios (SLA, por sus siglas en inglés), los mecanismos para protección de equipos físicos y posibilidades de migrar los sistemas a otro proveedor.
—Recuerde que el éxito de migrar cualquier proyecto a la nube depende de haber estudiado previamente lo que se necesita y asegurar que la solución sea efectiva.