¿Le ha sucedido en años pasados que una semana antes del 15 de diciembre —último día para presentar la declaración de renta— la contabilidad de su pyme es un desorden y apenas está buscando a un contador que le ayude a procesar las facturas y documentos?
No permita que eso se repita este año.
A prácticamente una semana de la fecha de cierre fiscal (este 30 de setiembre), aún tiene oportunidad de enmendar errores y de ordenar todos los documentos necesarios para cumplir con su obligación tributaria y, según su situación, determinar el monto del impuesto que debe cancelar.
Recuerde que el período fiscal ordinario sobre el cual debe basarse va desde el 1 de octubre del 2015 al 30 de setiembre del 2016 y la declaración a la que nos referimos es el formulario D-101 (declaración jurada del impuesto sobre la renta) que se presenta a través de la plataforma Administración Tributaria Virtual (ATV).
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Tenga la contabilidad al día
Cerciórese bien a cuánto ascienden sus ingresos y egresos de cada mes del año fiscal y mantenga un orden.
Para ello, es vital que cuente con todos los respaldos de las operaciones de la empresa, como compras, ventas, pagos de gastos.
Tenga organizadas todas las facturas, contratos y documentación.
“Las empresas que llevan inventarios de forma periódica, deben hacer una buena toma física del inventario, dado que con eso lo que hace el empresario o contador es determinar exactamente cuál es el costo de las mercaderías vendidas durante el período”, dijo Francisco Ovares, presidente del Colegio de Contadores Públicos..
Algo importante por considerar es que, de acuerdo con las regulaciones de la profesión de contaduría, la contabilidad tiene que hacerse con base en las Normas Internacionales de Información Financiera (NIFF), recordó German Morales, socio de impuestos de la firma Deloitte.
Tampoco hay que olvidar que existe una diferencia entre la manera en la que debe llevarse la contabilidad para efectos profesionales y empresariales y lo que establece la legislación nacional en materia tributaria.
Por ejemplo, con base en las normas NIFF usted debe registrar todos sus gastos (sean deducibles o no del impuesto sobre la renta), pero al momento de hacer su declaración solo debe incluir los deducibles pues así lo establecen las normas ticas.
Así debe hacerse lo que se conoce como una conciliación fiscal, donde se pasa de esa utilidad contable a la base fiscal, que es la ley de renta.
¿Qué significan a grandes rasgos estas dos cosas?
"Tengo que quitar algunos ingresos que el legislador los dejó como no gravables", explicó Morales. "Y tengo que quitar algunos gastos que el legislador dejó como no deducibles para efectos de impuesto. Ahí es donde ya yo determino una base, un monto, una cifra que se llama renta líquida gravable. A esta renta líquida gravable le calculo la tasa de impuesto y determino el impuesto que tengo que ir a pagar”.
Algunos errores de las pymes van en esa vía: no se declaran ciertos ingresos o se deducen gastos que no deberían.
"No se exponga a multas y a sanciones que pueden rondar desde el 50% al 150% del impuesto dejado de tributar porque no se determinaron los ingresos totales que tenía que declarar la empresa", dijo el presidente del Colegio.
Acuérdese de que gastos como comprarse un yate para uso personal, la ropa de sus hijos, o el gasto incurrido por la construcción de la piscina de su casa, no serían deducibles, pues no son “gastos útiles, necesarios y pertinentes para producir la utilidad o beneficio” en su empresa, como deben ser según el artículo 7 de la Ley del Impuesto sobre la Renta.
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Sepa qué pagos ha hecho hasta ahora, para restarlos
Durante todo el año, usualmente las empresas hacen adelantos del impuesto de renta, lo que se conoce como pagos parciales, que se cancelan en marzo, junio y setiembre.
Precisamente, este 30 de setiembre es la fecha máxima para cancelar el último pago parcial del año.
Igualmente, si su pyme vende con tarjeta de crédito o de débito, todos los meses se le hace una retención del impuesto.
Todo lo anterior significa que usted tiene saldos a favor, que deberá restar al monto total del impuesto que debe pagar.
Si no lleva un control de esto, se le va a hacer una confusión y hasta podría perder dinero.
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Si no ha efectuado los pagos parciales, lo ideal es hacerlo pronto para evitar que sigan corriendo los intereses por su incumplimiento.
“Lo mejor es declarar bien, no cometer ningún error en formularios o tener problemas de omisiones. Una declaración de renta tiene que hacerse con tiempo y debe estar bien revisada. El error que uno puede cometer es apresurarse, no tener las cosas a tiempo y hacerlo a última hora”, advirtió Morales.