Cada vez que le llega la fecha en que deben empezar a usar la factura electrónica, muchos contribuyentes se preguntan cuál sistema escoger. ¿El que dispone en forma gratuita el Ministerio de Hacienda o uno de los que ofrece el mercado?
"Este es un tema que queda a criterio del contribuyente", indicó Manuel Ramos, director de tecnologías de información y comunicación del Ministerio de Hacienda.
Desde esta primera semana de abril el uso de comprobantes electrónicos es obligatorio para ingenieros, arquitectos e informáticos. Ya los deben estar usando los profesionales y empresas de salud, contabilidad y legales, entre otros.
En mayo ingresa otro grupo y para el segundo semestre hay un nuevo calendario que ya publicó Hacienda.
El sistema de facturación del Ministerio es usado por 31.790 contribuyentes, mientras otros 33.580 eligieron sistemas ofrecidos en el mercado de acuerdo con la información de 14 proveedores, incluido Hacienda, que respondieron las consultas de EF.
| Elija bien |
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| Criterios para escoger el sistema para generar facturas electrónicas: |
| 1. Defina: Tenga claro cuál es su necesidad, según la cantidad de facturas que genera actualmente, y su capacidad de pago. |
| 2. Atestados del proveedor: Debe ser consolidado, con clientes y domicilio u oficina local. Debe cobrarle a usted también en forma digital. Consulte referencias. |
| 3. Datacenter: Asegúrese que tenga las condiciones, certificaciones y acreditaciones de servidores para garantizar continuidad del servicio. |
| 4. Facilidades: Compruebe que el servicio es fácil de usar, calcula bien los impuestos, se integra a otros sistemas, tiene funciones adicionales, y acceso en varios dispositivos. |
| 5. Idoneidad: El proveedor debe demostrar que brinda servicios a contribuyentes del sector al que pertenece usted y que cumple la resolución DGT-R- 48-2016. |
| 6. Atención constante: Soporte 24 horas todos los días para responder ante problemas o quejas y que disponga de varios canales de atención (centro de llamadas, chat, sitio web y oficina). |
| 7. Costo: El servicio a elegir debe ajustarse a su capacidad de pago. Si se integra con sistemas ERP o de contabilidad debe tener claro si hay costo adicional. |
| 8. Custodia: Por ley el proveedor debe almacenar los documentos electrónicos por cinco años. Pregunte qué ocurrirá con los datos si se finaliza el contrato. |
| 9. Mensajes: El sistema o servicio de factura electrónica debe tener tres mensajes de confirmación de facturas (aprobado, aprobado parcialmente o rechazado). |
| 10. Actualizaciones: El sistema o servicio debe cargar la información de un Excel o debe contar con la posibilidad de actualizar ventas después de una desconexión de Internet. |
| 11. Escalabilidad: El servicio debe tener la capacidad de aumentar sus recursos conforme se incrementan las transacciones y para interconexión con otros sistemas empresariales. |
| 12. Seguridad: El servicio debe cumplir estándares y condiciones de seguridad, privacidad e integridad de los datos. |
| 13. Plan B: El contrato debe posibilitar que usted o su empresa reciba una copia de los archivos XML para almacenar en otro servicio y disponerlo en caso de disputa. |
| Fuente: Firmas consultadas y Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica |
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Características
La mayoría de sistemas o servicios disponibles permiten la automatización, al integrar la generación de la factura con los sistemas contables y administrativos, incluidos los ERP.
Además, garantizan cumplir con las resoluciones de Hacienda, la recepción de archivos XML (es decir, de las facturas) generadas en otros sistemas y prometen que son fáciles de usar.
Sin embargo, hay características distintas entre ellos que usted debe fijarse a la hora de evaluarlos y elegir.
Algunos se enfocan en el sector salud. Otros desarrollados por firmas como Softland y Logical Data son parte de su oferta de ERP corporativos.
Hay quien ofrece una aplicación móvil en forma complementaria, aunque la mayoría indica que sus sistemas pueden utilizarse a través de diferentes dispositivos, ya sea computadora, tableta o móvil.
En cuanto a costos, aparte del de Hacienda que es gratuito, hay planes muy variados para elegir según la cantidad de facturas electrónicas a generar.
LEA MÁS: ¿Quiénes deben empezar a usar factura electrónica en abril y en mayo? En este link.
Aproveche
La principal recomendación que se hace a profesionales y empresas es que no se vea el uso de la factura electrónica como una mera obligación con las autoridades tributarias, sino que se aproveche para automatizar y dar paso a la digitalización de varios procesos.
"Se recomienda no ver la factura electrónica como una imposición del Ministerio de Hacienda, sino como una oportunidad de mejora empresarial", dijo Rodolfo Artavia, asesor de factura electrónica de Gosocket.
Por ejemplo, con los sistemas de facturación electrónica se puede facilitar la elaboración de la contabilidad, tanto para efectos gerenciales y de toma de decisiones como para realizar la declaración tributaria.
"Hay que valorar aspectos como la cobertura", dijo Gonzalo Sandstad, gerente de ventas de Softland. "Si se desea sólo para cumplir o si se requiere que supla necesidades adicionales".
Algunos servicios se pueden conectar con las cuentas por cobrar y con los expedientes de los clientes que su empresa tenga, para actualizar la información de pago.
Otros incluso tienen funcionalidades de mercadeo digital y de contacto con los compradores o clientes.
Gosocket facilita la generación de facturas en varios países y Fygaro acepta pagos desde diferentes entidades bancarias en el mundo y hasta puede usar varios canales (correo electrónico, redes sociales o WhatsApp) para enviar la factura electrónica el cliente.
Las facilidades para enviar las facturas vía digital tiene una gran ventaja para las empresas o profesionales. "Agiliza el cobro, pues ya no se dependerá de un mensajero para enviar la factura física", destacó Dunia Zamora, fiscal del Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica.
Empiece, por supuesto, cumpliendo con la obligación que impone Hacienda, pero no se quede ahí.
Ajuste los procesos internos, mejorándolos, e integrando la facturación con sus sistemas financieros.
Los beneficios, prometen los proveedores, los verá en el corto plazo.
| Guía de proveedores |
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| Algunas de las firmas que ofrecen servicios y sistemas de facturación electrónica en el país: |
| Cyberfuel: Ofrece solución para profesionales y empresas en la nube con acceso a distintos dispositivos y facilidades como catálogo de clientes, múltiples monedas, interconexión con sistemas empresariales. Contacto en: facturaenlineacr.com y facturaprofesional.com. |
| Facturación Electrónica: Ofrece servicio para configurar llave criptográfica de Hacienda y actualizar el D140. Sistema se adapta a distintos dispositivos, incluye control de cuentas por cobrar y se integra con sistemas gerenciales. Contacto en facelcr.com. |
| Factura Tributaria: Acceso en diferentes dispositivos. Ofrece personalización de la factura y posibilidad de elaborar recibos y proformas y notas, en dólares o colones. Se integra con sistemas gerenciales. Contacto en actualidadtributaria.com. |
| Fygaro: Ofrece facturación recurrente, recordatorio de vencimientos, pagos en línea; capacidad ilimitada sin costo adicional; módulo contable incluido e integración con otros sistemas gerenciales. Contacto en fygaro.com. |
| Gosocket: Opera como Web Services, hospedada en Microsoft Azure. Incluye funcinalidad de red para enlace de empresas y clientes e integración a sistemas gerenciales de las empresas. Contacto en: gosocket.net. |
| Gestión en Tecnología e Información (GTI): Ofrece personalización, diversidad de plantillas, acceso en varios dispositivos, generación de diferentes reportes, y servicios de centro de llamadas y asesor contable. Contacto: facturaelectronica.cr. |
| Huli: Especializada para sector salud, con módulos para especialidades, se integra a agenda y expediente electrónico de software HuliPractice. Permite gestión de ingresos, cuentas por cobrar, catálogo de servicios, clientes y reportes. Contacto: hulipractice.com. |
| Intercambio Electrónico de Datos (Inedalt): Ofrece sistema de facturación MotorFE que brinda interconexión con sistemas gerenciales, acceso web en distintos dispositivos. Contacto: ineldat.com. |
| Logical Data: Ofrece módulo en sus sistemas gerenciales ERP para soportar cualquier volumen de transacciones. Se trabaja en integración con SAP Business One, del que es distribuidor en Costa Rica y Nicaragua. Contacto en: ld.co.cr. |
| Lógica Digital: solución que se ajusta a cada necesidad y presupuesto. Opción para generar una ilimitada cantidad de transacciones sin tener costos adicionales. Se integra a sistemas gerenciales. Contacto en: logica.cr. |
| Ministerio de Hacienda: Ofrece gratis módulo de facturación incluido en el sistema ATV. No se integra a sistemas gerenciales o de contabilidad, por lo que la información debe ser digitada directamente. Contacto en: Hacienda.go.cr. |
| SIKU: plataforma que integra expediente electrónico, agenda, estadísticas y presupuestos, lo que facilita generar la factura con rapidez. Contacto en: sikucr.com. |
| Sisnet: Ofrece solución EdixCD que se integra a sistemas gerenciales tipo ERP y recibe archivos XML de otros proveedores para facilitar conciliaciones. Contacto en: sisnet.co.cr. |
| Softland: Ofrece módulo para empresas con su sistema gerencial ERP (on premise o en la nube), con costo adicional. En desarrollo recepción de archivos XML de otros proveedores y de Hacienda. Contacto en: softland.cr |
| Fuente: Ministerio de Hacienda y firmas que respondieron. |
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Detalles
La selección del proveedor debe hacerse fijándose en primera instancia en el cumplimiento de las condiciones exigidas por Hacienda.
Una de esas condiciones es que, además de emitir archivos en formato XML para que sean validados por Tributación, también deben poder enviar y recibir este tipo de documentos electrónicos de otros proveedores.
"Es muy importante poder emitir y recibir comprobantes electrónicos, ya que de manera contraria no se podrán deducir como gastos para efecto del impuesto de la renta", advirtió Carlos Moreno, gerente general de Cyberfuel.
Aproveche la solución adquirida para generar una mayor interacción con sus socios comerciales, que le ayuden a incrementar la eficiencia operativa, el manejo de inventarios y las ventas.
Una de las condiciones que usted debe tener claras a la hora de evaluar y elegir el sistema de facturación es el volumen de transacciones. Así podrá ver la opción más oportuna, especialmente en costos, indicó Steven Ugalde Azofeifa, de Logical Data.
Entre las recomendaciones hay varias que tienen que ver con los aspectos tecnológicos.
"El servicio de soporte técnico es de vital importancia para la operación de los sistemas de facturación electrónica, es un elemento clave a buscar", dijo Orlando Ramírez, gerente general de Sisnet Consultores.
Para evitar inconvenientes futuros si tiene una disputa con el proveedor, no estaría mal que en el contrato se establezca las condiciones de entrega de la información almacenada.
Asimismo, que le envíen un archivo XML cada vez que se genera una factura. Deberá tener almacenados estos archivos en otro servicio en la nube por los cinco años de ley.
No olvide revisar sus equipos, redes internas y la conexión a Internet, incluyendo la velocidad del enlace, para evitar problemas a la hora de generar facturas a sus clientes y de enviar las facturas tanto a ellos como a Hacienda para la respectiva validación.
En todo caso, al elegir el sistema de factura electrónica pida que le muestren un demo y que le faciliten realizar pruebas en línea.
"Es importante que los usuarios seleccionen la empresa que cumpla con sus expectativas, así como con la orientación que buscan", señaló Carolina Piña, gerente de mercadeo y ventas de Siku.