En la biblioteca del barrio Sagrada Familia, en San José, llevaban listas de asistencia y un registro de usuarios en una hoja de cálculo para conocer la cantidad de visitas que recibían.
Ahí dieron el paso de llevar un control automatizado de visitas, apoyándose en el sistema Vcount, para analizar el alcance de sus actividades y planificar los servicios de acuerdo a la demanda.
En la biblioteca no solo se realiza el típico préstamo de libros. También hay talleres de manualidades, capacitación en computación (y pronto en robótica) y se reciben visitas de escuelas, colegios y hasta universidades.
Además las bibliotecas municipales celebran actividades comunales y se brinda espacio a las Casas de Justicia, para que los vecinos lleguen a acuerdos sobre conflictos entre sí.
¿Cuáles actividades tienen más demanda? ¿Cuáles son los días de más visitas? ¿Cuál es la incidencia de las lluvias en la asistencia?
Las listas y el registro o inscripción de usuarios no eran suficientes para tener un diagnóstico y saber qué ocurre realmente.
San José cuenta con ocho bibliotecas y centros de formación comunitaria en Barrio México, Mata Redonda, Pavas, Paso Ancho, Zapote y Sagrada Familia.
La meta es acercar y atender a por lo menos 35.000 personas por semestre en todos ellos.
Controles manuales eran limitados
Con los controles manuales que se tenían, no se conocía la frecuencia de las visitas, las horas y días de más afluencia, ni se podía relacionar la asistencia con las actividades realizadas o con el clima.
Luego de analizar las tecnologías que se podían implementar, finalmente a principios de este año se instaló el sistema Vcount.
El sistema lleva el conteo automático, utilizando cámaras, por lo que no hay que tener personal llevando ese control.
“Los sábados y domingos no podíamos cargar la tarea de contar asistentes a los guardas, que deben estar en otras tareas”, explicó Bernardita Aguilar, encargada del centro cultural y de formación comunitaria Biblioteca María Porras, en Sagrada Familia.
Vcount se basa en una tecnología tridimensional para verificación de tráfico en puntos de venta o de servicio.
El sistema identifica si son adultos o niños, brinda mapas de calor del tráfico dentro de un punto de venta o de servicio, indica los tiempos de permanencia, y asocia las visitas al clima y actividades o promociones.
También permite determinar la cantidad de público que pasa al frente del punto, la que ingresa y la que compra.
Otro beneficio es que permite ver cuáles son los puntos de venta o de servicios más rentables o más visitados y los meses, semanas, días y horas de más afluencia.
“Un vendedor no podrá decir que no ingresó nadie durante el día”, dijo Tanya Murillo, directora de Rate IT, que comercializa el sistema.
En Canadá se utiliza también en bibliotecas para determinar el impacto de los programas culturales y educativos, realizar proyecciones y ver lo que se hace bien o que debe mejorarse.
En el país varias cadenas retail están realizando pruebas o ya usan la tecnología como parte de su día a día.
“Nos da la conversión en ventas”, afirmó Anabella Rodríguez, gerente país de las tiendas L’Occitane. “La herramienta es bastante completa. La diferencia con el control manual es muy grande”.
En esta cadena, que comercializa productos de protección de la piel, fragancias y regalos, entre otros, se utiliza el sistema desde julio de 2017 en tres tiendas recién remodeladas.
Aquí se incluye el análisis de tráfico dentro de la tienda utilizando mapas de calor.
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Datos certeros, oportunos y hasta en el móvil
En las bibliotecas de la Municipalidad de San José por ahora se instalaron las cámaras para el conteo de visitantes y el sistema propiamente.
La funcionalidad de mapas de calor se incorporará después de revisar los resultados de esta primera etapa, en unos dos años.
Lo que sí se tiene es la posibilidad de monitorear lo que ocurre en cada centro en forma remota, desde la oficina o la casa, e incluso desde el móvil por medio de una app.
“Ahora tenemos datos más certeros”, recalcó Callejas, de la Municipalidad.
Por ejemplo, se identificó que los días de más asistencia son los miércoles y los jueves. Aún así, mientras un jueves llegaron 320 visitantes, al día siguiente se alcanzaron 260.
Sólo en marzo y abril se alcanzó un total de 5.600 visitas en la biblioteca de Sagrada Familia.
Eso es una tercera parte de las 16.000 registradas en estos dos meses en todas las bibliotecas.
Y esta última cifra es casi la mitad de la meta semestral para todos los centros y bibliotecas de la Municipalidad de San José.
Más allá de la rendición de cuentas, la herramienta es un apoyo para planificar los servicios que se brindarán a los vecinos.
Cada centro tiene impacto en un radio de 800 metros a la redonda.
La de Sagrada Familia atrae visitantes de comunidades de esa localidad, de los Hatillos, de la Colonia Kennedy, de la Cañada y de Cristo Rey.
“Vienen señoras, muchas de la tercera edad, y también podemos ver cómo atraer a otros grupos de usuarios”, dijo Bernardita Aguilar, de la Biblioteca de Sagrada Familia.