Shirley Solís, Erick Cascante y Richard Mesén se hicieron cargo de la desarrolladora local Tecnología Virtual en el año 2012 y le dieron un giro, llevándola más allá de vender una simple licencia y enfocándose en integrar nuevas facilidades y brindar una solución especializada de "cero papeles" a cada empresa o institución.
La firma surgió dos años antes y comercializaba sistemas gerenciales y de manejo de clientes, tipo ERP y CRM. Ahora Tecnología Virtual seguiría con la venta de licencias de sistemas de Adobe para digitalización de documentos, formularios y procesos corporativos e institucionales.
Se dieron cuenta que no era suficiente ofrecer el licenciamiento y que para brindar soluciones más adecuadas debían complementar sus habilidades administrativas, de ventas e informáticas, respectivamente, con competencias en el área de negocios.
Desde junio de 2016 empezaron un proceso de apoyo en la aceleradora de emprendimientos de ParqueTec y así fue como definieron una oferta donde se generan productos específicos para cada empresas o entidad. Además, integraron la firma digital, que funciona con certificado electrónico y la validación del Banco Central de Costa Rica.
"Vimos el valor de ayudar a las empresas", destacó Mesén.
El cambio fue radical. "Se crean productos específicos con una propuesta de valor diferencial en el mercado, complementando el modelo de venta de licencias, creando una estructura de venta de productos y brindando un portafolio de soluciones", explicó Marcelo Lebendiker, presidente de ParqueTec.
Otra tecnología que se puede integrar es el blockchain, que facilita la trazabilidad o el paso a paso que sigue una transacción y una operación sin que exista la posibilidad de que el registro o los datos sufran alteraciones en el proceso.
Así, Tecnología Virtual espera obtener una ventaja competitiva al integrar una solución que aprovecha el potencial de los sistemas de Adobe, la firma electrónica (la que se hace de forma manual en la pantalla de un dispositivos) y la firma digital, la automatización de procesos y blockchain. Con este arsenal, la firma genera la posibilidad de escalar los productos a nivel latinoamericano y globalizarse.
Beneficios corporativos
La digitalización de procesos implica beneficios tangibles para las empresas e instituciones.
En la Refinadora Costarricense de Petróleo (Recope) se eliminaron 200 impresoras y se dejaron las "estrictamente necesarias", como parte de un proyecto de digitalización que se implementó con el apoyo de Tecnología Virtual.
En él se comprende la automatización del manejo de la correspondencia, la incorporación de la firma electrónica en los documentos PDF y en los formularios digitalizados usando Adobe.
La institución también incorporó un gestor de contenido documental para el manejo de los archivos (apoyándose en una solución de la firma Alfresco, de California) y se adoptó un sistema de correspondencia (basado en tecnología Oracle).
En el Banco Nacional (BN) también se implementa un proyecto de reducción de papel que tenía la meta de disminuir su consumo en 50% durante el 2017 respecto al 2016.
"Para lograr esto se estableció la revisión de procedimientos, la mejora de aquellos que puedan ejecutarse sin uso de papel y la identificación de procesos en donde existan las brechas por temas tecnológicos o normativos", explicó Silvia Chaves, directora de responsabilidad social corporativa del BN.
Como parte de este proceso las agencias y sucursales están incorporando el uso del expediente digital para algunos procesos, todas las jefaturas utilizan firma digital, se tienen carpetas compartidas para almacenamiento de documentos y se recurre al sistema SharePoint para los flujos de trabajo.
En el 2017 el BN disminuyó el consumo de papel en 6.718 resmas, unos ¢17 millones, lo que además se inscribe en la estrategia de sustantibilidad. "Toda la gestión ambiental como un todo significó un ahorro de 500 millones", aseguró Chaves.
En el mercado otras firmas como Ricoh y Kyocera ofrecen soluciones de digitalización y de gestión de archivos digitales basados en tecnologías de inteligencia artificial. Tecnología Virtual, asimismo, dispone de una solución que se apoya en inteligencia artificial para arreglar un documento mal digitalizado y hacer búsquedas de contenido.
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Y hay demanda de este tipo de soluciones de digitalización.
Las instituciones y empresas reconocen sus necesidades de automatización de procesos administrativos. Sin embargo, hasta entidades con vocación ambientalista y que inician procesos de certificación en carbono neutralidad, todavía usan papel en su operación diaria.
El mayor problema es saber cómo hacer la automatización. Precisamente, el proceso de aceleración de Tecnología Virtual les permitió desarrollar las capacidades para enfocarse en ayudar a las instituciones y a las empresas en la digitalización de las operaciones cotidianas.
Parte de la asesoría es mostrar y garantizar cómo generar ahorros en gastos y en tiempo (un documento digital se envía por la red informática y no hay que recurrir a mensajeros), así como para aumentar la productividad y la eficiencia (ver tabla "Cuatro ejemplos").
| Cuatro ejemplos |
|---|
| ¿Qué se puede digitalizar? Casi todo, pero aquí hay algunas ideas: |
| Formularios: Se estructuran formularios donde el cliente o colaborador ingresa su nombre o cédula y automáticamente se llenan espacios (utilizando datos almacenados) para suscripciones o servicios internos o externos. |
| Solicitudes: Se completa con información de base de datos y cliente completa casillas con monto, objetivo e indicaciones adicionales o que debe actualizar. La solución puede determinar si la solicitud califica para continuar o no el proceso. Se pueden adjuntar documentos requeridos por el banco o entidad. |
| Expedientes: Un PDF incluye documentos digitalizados que se incorporan y presenta un índice indicando carpetas y archivos Word, Power Point, Excel, audios y videos, actas, notificaciones y otros. |
| Reportes: Los reportes de viáticos y otros se pueden ir completando conforme se requiera (sin necesidad de esperar al final) e integrando facturas (imágenes escaneadas, fotos o archivos electrónicos). También se pueden enviar estados de cuenta, constancias salariales y certificados digitalizados e incorporarlos en el expediente. |
| Fuente: Tecnología Virtual |
Con estas soluciones se facilita el uso de los dispositivos móviles, lo que acelera los procesos, pues se puede aprobar y firmar autorizaciones, órdenes de compra de insumos o de venta de productos a un cliente, entre otros, de forma remota.
Si se requiere una autorización y la persona que autoriza se encuentra fuera de la oficina o en otro país, se envía el PDF a su correo electrónico, lo abre en su móvil, lo revisa, incluye información que se requiera y firma con su dedo sobre la pantalla.
Al final pulsa un botón para enviar de vuelta el documento.
El sistema registra cada uno de esos pasos, de forma que se obtiene trazabilidad y verificación inmediata.
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Los documentos que se adjunten van encapsulados con el PDF, de forma que en una solicitud de crédito, por caso, se incluyen constancias, planos, facturas proformas y todo lo que se requiera. Cada archivo se puede abrir y revisar en forma digital.
El sistema comprime los archivos para efectos de enviarlos con más rapidez a través de las redes informáticas. El peso de un archivo de este tipo puede reducirse 80%.
Las soluciones van desde los $185 hasta los $50.000 a nivel corporativo o institucional.
Lo aconsejable es medir los procesos actuales y determinar los costos que se generan en la actualidad, para definir la solución que se necesita y verificar los resultados de la digitalización.