Hay negocios en los que el emprendendor o empresario podría decidir utilizar una hoja de cálculo para registrar sus operaciones, hacer sus sumas y restas, enviarselo al contador para las declaraciones tributarias y conocer sus resultados.
Conforme el negocio crece las hojas de cálculo u otras herramientas para llevar registro de las actividades se vuelven insuficientes y es posible que requiera un sistema gerencial más completo, tipo Enterprise Resource Planning (ERP).
O puede ser que la empresa adquirió primero un sistema contable, luego uno para ventas y después otro para recursos humanos y la planilla, sin que ninguno de esos programas informáticos puedan integrarse, operar entre sí y ni siquiera enviarse un reporte de uno a otro.
Todo esto lo resolvería un ERP.
Desde hace años hay una buena oferta de ERP en el mercado incluso para pequeñas y medianas empresas, de firmas como Softland y SAP, entre otros. En el caso de SAP se puede recurrir a las firmas locales como Software Consulting Group (SCG).
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Los sistemas ERP también se pueden utilizar a través de Internet, como un servicio en la nube por el que se paga una mensualidad.
La ventaja de estos sistemas es que se integran los procesos en una misma plataforma, evitando errores de traslado o redigitalización de la información. Además, puede monitorear la marcha del negocio y tomar decisiones sobre el terreno.
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¿Cómo saber si requiere dar el saldo de la hoja de cálculo al ERP? De acuerdo a Softland hay varios indicios de que Usted requiere un sistema de este tipo en su empresa o negocio:
1. Tiene diferentes software para diferentes procesos: La ejecución por separado de varios sistemas informáticos causa problemas en los procesos. De esta forma no se tiene información integrada ni consolidada de inventario, de ventas o de contabilidad. Necesita un ERP que integre y centralice esa información.
2. Pide datos y no hay: Cuando usted, como propietario, socio o gerente pide un dato para tomar una decisión debe esperar una eternidad que el encargado se lo suministre o dura tiempo generando la información. Una solución ERP brinda información integral en cualquier momento. Incluso, con los sistemas en la nube puede obtener el dato que requiere en un dispositivo móvil.
3. La contabilidad nunca está a tiempo: El proceso de registro de la información de las operaciones de ventas y de compras lleva tiempo, así como la consolidación de la información para obtener los informes contables. Los ERP simplifican el proceso al evitarle la tarea de consolidar la información para generar los reportes a tiempo.
4. La experiencia de sus clientes es un desastre: Cuando se carece de información sobre inventario y ventas es probable que sus clientes lleguen a buscar un artículo, no lo encuentren y tengan que irse con las manos vacías. Lo mismo podría ocurrir si el cliente hizo un pedido, llega a la tienda y nadie le da razón. Los sistemas ERP permiten conciliar los datos para saber cuando realizar pedidos a sus proveedores y en qué cantidades, así como para responder a la demanda de sus clientes. Con estos sistemas, los ejecutivos de cuentas podrán responder a los clientes que hicieron un pedido o los mismos clientes pueden ingresar en línea y revisar el estatus de su orden de compra.
5. La administración, actualización y soporte de los software consume recursos y tiempo: Cuando se tiene varios sistemas informáticos para distintas tareas y procesos la empresa debe destinar más recursos a su gestión, licencias, mantenimiento, soporte, actualización, y resolución de problemas técnicos. Un sistema ERP simplifica todo esto, especialmente si está en la nube pues la empresa proveedora del servicio es la que se encarga de todas esas tareas.