En el congreso organizado por la asociación de comercio al detalle GS1 en el 2017, a Ronald Jiménez, jefe de logística y distribución de Laboratorios Stein, le llamó la atención la presentación del sistema Blue Loop.
La solución fue desarrollada y es comercializada por la firma costarricense Tecnología Personalizada y Soluciones (TPS).
En Laboratorios Stein utilizan el software gerencial ERP de SAP y no tenían ningún sistema de la cadena de suministros y logística.
Para ver la información sobre las compras tenían que ingresar y ver varias pantallas, se obtenía un reporte de lo que ya había ocurrido durante el día y solamente los ejecutivos involucrados podían conocer en qué etapa se encontraba un pedido de un cliente.
Todo eso era insuficiente, pero Blue Loop les da visibilidad en tiempo real a todos los involucrados en el trámite de una compra y en la entrega de los productos.
“Eso es poco convencional”, aseguró Jiménez. “Los sistemas de inteligencia de negocios incluso de otras marcas dan información postmortem, al final de la jornada. Blue Loop es en tiempo real y es visible para todos”.
A principios de este año 2018 se incorporó el sistema en Laboratorios Stein. Para la empresa, la gestión de todo el proceso es fundamental debido a los productos médicos que manufactura y comercializa, que tienen fechas de vencimiento.
Una opción en el campo de logística que existe en el mercado es SAP DSD (Direct Store Delivery), una solución para logística, que puede adquirirse para instalar (on premise) o en la nube.
Según Humberto Carrillo, gerente de soluciones de GBM Consulting, SAP DSD permite automatizar la fuerza de ventas –tanto el modelo de autoventas como el de preventas– para dedicar más tiempo a las actividades de comercialización.
Así nació Blue Loop
El sistema de logística Blue Loop nació cuando en 2014, en un viaje a Europa, el esposo de la hermana de Arnaldo Rodríguez, gerente general de TPS, le planteó la oportunidad de crear un sistema que diera visibilidad a toda la cadena de suministro.
Rodríguez ya había fundado la desarrolladora Empresa de Profesionales Modernos (Eprom), a principio de los años 90, tras haber trabajado en el Instituto Costarricense de Electricidad (ICE).
En ese entonces, lo más sofisticado era un teléfono fijo de disco en los hogares y una central tipo PBX en las empresas.
Eprom desarrollaba sistemas administrativos y de redes para el ICE. Un sistema en el campo de suministros le permitiría avanzar en la diversificación.
El cuñado tenía una compañía de commodities, la cual específicamente llevaba el algodón desde Brasil a Asia y le era difícil saber lo que pasaba en cada fase del proceso, desde la preparación de los pedidos hasta el traslado de los productos.
“En los sistemas existentes se muestra información simple o hay soluciones muy puntuales en suministros, pero no se visualiza toda la cadena en tiempo real”, dijo Rodríguez.
En dos años se desarrolló la investigación y se presentó el concepto, premiado en el concurso Seedstars Costa Rica, organizado por la Promotora de Comercio Exterior y Seedstars, una entidad suiza, en la misión de compradores Buyers Trade Mission.
Con este producto participó en la final del concurso, junto con iniciativas de otros 65 países. Lo más importante es que el proceso permitió definir y mejorar el producto en lo técnico y en el modelo del negocio.
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Maduración de la idea
La maduración de la idea del producto implicó varios cambios respecto a lo pensado inicialmente.
Por ejemplo, se estableció que en lugar de cobrar por usuario, como se hace típicamente, se utilizaría un esquema donde se identifican las etapas del proceso para hacer llegar los productos al cliente.
Así se definen las etapas o nodos (también conocidas como bulding blocks) que se quieren ver a través del sistema: proveedor, almacenamiento de insumos, fabricación, inventarios, pedidos, transporte y entrega.
Cada nodo tendría un costo mensual.
También definieron el mercado al que se iban a dirigir. El de medianas empresas que tienen recursos y requieren un sistema a través del cual se pueda observar lo que ocurre en cada etapa. Y, sin descartar a las empresas dirigidas al mercado local, interesan las exportadoras.
La solución tiene un costo de implementación de $7.750 y el cobro por bulding block es de $495 por mes, pues la solución opera en la nube, con cantidad ilimitada de usuarios.
El sistema aprovecha la información de los sistemas que se tengan en las empresas, desde hojas de cálculo hasta ERP y sistemas de Supply Chain Management (SCM).
También se puede alimentar de los datos de otras fuentes de información de las empresas, para mostrarla de forma gráfica y así descubrir oportunidades de mejora.
Aparte de visibilizar en cuál etapa y cuál es el avance de un pedido, los gerentes de comercialización, de ventas, de logística y de operaciones reciben alertas diarias en su correo electrónico, de acuerdo a los indicadores y parámetros de desempeño definidos.
De esta forma pueden tomar decisiones correctivas y preventivas para mejorar el servicio y el flujo de las entregas: rediseñando la cadena, aumentando la eficiencia, reduciendo los costos y elevando la rentabilidad, y disminuyendo el tiempo de respuesta al cliente.
“Todos ven la misma foto y se evita interpretaciones distintas o filtros en la información”, dijo Roberto Obando, asesor de proyectos de logística de TPS.
Reducir tiempo de entrega
En Laboratorios Stein, la primera empresa en la cual se implementó Blue Loop, pueden determinar cuándo se podrán ir cumpliendo los pedidos según los parámetros establecidos.
Así se puede prever si es necesario asignar más personal, trabajar horas extras o asignar recursos a otras tareas.
Ronald Jiménez, de Stein, indicó que en el caso de las entregas de productos en el país el sistema permite determinar y ver las prioridades de entrega, cuando un cliente requiere artículos para el día siguiente.
En el caso de los clientes en Centroamérica el objetivo es reducir de 30 a 15 días el tiempo en desde que ingresa el pedido hasta que se coloca en la aduana de cada país.
A través de la solución se ven los plazos de cumpliento y cuáles son las áreas que están afectando.
La empresa espera incluso aplicarlo en el área de fabricación e integrar el marchamo electrónico que aplica el Ministerio de Hacienda en aduanas a los productos que salen del país.
También están en los planes complementarlo con el sistema de monitoreo de la flotilla que funciona con GPS para la gestión de las entregas en el país.
Pero insisten que para lograrlo es necesario determinar qué se quiere medir y considerar cuáles son los objetivos asumidos por la empresa.
“Nos basamos en la estrategia corporativa”, dijo Jiménez.