El Ministerio de Hacienda inició el 2022 con la implementación de las tres licitaciones de la primera fase del proyecto Hacienda Digital, al tiempo que prepara la capacitación de unos 800 funcionarios, entre otras acciones.
Los carteles de las licitaciones para los sistemas de depósito aduanero, administración tributaria y de gestión financiera y de recursos humanos fueron preparados desde agosto anterior siguiendo.
Alicia Avendaño, directora de tecnología de información y comunicación de Hacienda, indicó que en su formulación se siguen los parámetros establecidos por la Ley del contrato de préstamo para financiar el proyecto de modernización y digitalización de los sistemas tecnológicos del Ministerio de Hacienda (No. 9922), conocido como Hacienda digital, aprobada y publicada en 2020. Las licitaciones también siguen los estándares incluidos en el contrato del préstamo con el Banco Mundial y el manual operativo.
“Estamos en la segunda tanda, que es la de la verdad”, dijo Avendaño durante su exposición en un evento virtual organizado por el Club de Investigación Tecnológica.
El inicio de esta etapa de contrataciones y de la primera fase del proyecto de Hacienda Digital estará marcado por los retos que implicarán el cambio de gobierno en mayo próximo, la conformación de una nueva Asamblea Legislativa y de nuevas autoridades antes las cuales se debe rendir cuentas de los avances.
En el haber se cuentan el éxito de este tipo de iniciativas en otros países y que, después de la pandemia, hay una mayor necesidad de digitalización de los servicios públicos.
En licitación
El proyecto en total tiene un plazo de implementación de tres años. Y ya dio los primeros pasos públicos.
Tras concluida la fase de organización, desde agosto se inició la elaboración de los carteles de licitaciones para el desarrollo de:
—Sistema informático para el nuevo modelo de operación del Depósito Aduanero: se deberá diseñar y desarrollar una solución informática para que los agentes aduaneros y apoderados especiales realicen una declaración de ingreso a depósito y facilitar a la administración la información del inventario para el consumo de las distintas operaciones aduaneras.
—Sistema integrado de Administración Tributaria: el sistema debe contar con funcionalidades para el registro único tributario, que integraría datos de identificación, localización, actividad económica y otras requeridas para trámites de inscripción, actualización y desinscripción.
Este sistema deberá ser capaz de generar un número único de identificación tributaria, contemplar datos de impuestos, obligaciones, actividades económicas, tasas de interés y calendario tributario con las fechas de vencimiento de cada obligación.
Otras funcionalidades incluyen requerimientos de funcionalidades automatizadas para diseño de formularios, presentación de declaraciones autoliquidativas e informativas y cuenta corriente tributaria, portal web y administración de usuarios, entre otras cosas.
—Sistema de Arquitectura Empresarial: plataforma de automatización, bajo el modelo de procesos y de servicio en la nube, de la gestión financiera y de talento humano, la cual soporta los sistemas de Tributación y Aduanas.
Los tres concursos están publicados en la página del Ministerio.
El calendario seguirá activo. La presentación de las ofertas se deberá hacer entre marzo y mayo próximos, periodo en el cual también las firmas proveedoras interesadas podrán realizar consultas.
A partir de junio y hasta setiembre, se efectuará la calificación de las ofertas recibidas y las pruebas de concepto, por lo que para octubre próximo está prevista una parametrización. La idea es implementar el sistema financiero, el primero de los tres, en enero de 2024.
La fase uno y estas licitaciones están enfocadas en implementar los primeros productos en registro ciudadano, declaración de impuestos, cuenta corriente, importación y sistema financiero (contabilidad, presupuesto y tesorerías), en cada uno de los tres grandes componentes (tributación y gasto público, aduanas y administración).
Recorrido y avance
El proyecto de Hacienda Digital inició con un diagnóstico realizado en 2019 y las negociaciones con el Banco Mundial para el financiamiento de $156,6 millones, aprobado posteriormente en la Asamblea Legislativa.
El préstamo se desembolsa en seis años y se pagará a un plazo de casi 34 años, aunque Avendaño aseguró que, por su rentabilidad, la inversión se recupera en 12 meses.
El objetivo del proyecto es modernizar y digitalizar los sistemas de tributación, aduanas y gestión financiera y de recursos humanos para aumentar la eficiencia en el pago de los impuestos, reducir la evasión fiscal, mejorar la gestión del gasto, de la deuda pública y la cultura de atención al ciudadano. Incluye tres grandes propósitos: la modernización de la gestión basada en procesos, la integración e interoperabilidad de los sistemas de 320 entidades y la gestión del cambio.
El diagnóstico realizado en 2019 confirmó que, tras 25 años de no realizar inversiones tecnológicas, existen brechas del sistemas de Hacienda, pues hay 59 sistemas (con dos décadas de operación en promedio y fallos de diseño, desarrollo y operación). Se descubrió una institución “experta en Excel”, lo que dificultaba actualizar hasta los datos de presupuesto de las instituciones y sin capacidad para usar la información para detectar patrones de comportamiento, monitoreo y control. Esto deriva en costos tanto para el Estado como para contribuyentes.
No es casual que los servicios institucionales, funcionando así, sean fuentes de fricciones permanentes. Según Hacienda, al mes hay 800.000 usuarios que interactúan con sus sistemas.
El proyecto de Hacienda Digital obtuvo el visto bueno del Banco Mundial en abril de 2020 y siete meses después de los diputados, si bien hubo que presentar otra iniciativa de ley para su presupuesto según lo estipulado por los mismos legisladores. Lo siguiente fue armar la estructura para su implementación entre abril y agosto del 2021.
Avendaño explicó que se estableció un consejo liderado por el ministro y los viceministros de Hacienda, una unidad ejecutora, 10 equipos de trabajo con 200 funcionarios y el plan de acción. Se cuenta también con una unidad externa de especialistas externos en gestión socio ambiental, finanzas, planificación y talento humano, entre otros, tal como lo exige el Banco Mundial.
La apuesta es a implementar sistemas que incorporen las tecnologías más avanzadas (nube, inteligencia artificial, analítica) y las mejores prácticas en sus cinco componentes:
—Gestión del gasto público: se contemplan los presupuestos de 325 instituciones y el monitoreo de la ejecución de 83 de ellas, así como de la deuda pública, gestión de recursos humanos (180.000 funcionarios del total de entidades), pagos de Tesorería y caja única; incorporará un estado de cuenta y una pasarela de pagos (con tarjetas, Sinpe o transferencias bancarias) para los contribuyentes y las empresas
—Administración tributaria: modernización del sistema actual que tiene 27 años, orientada al cliente y con criterios de usabilidad. Incluiría una declaración previa para que el contribuyente la valide y notificaciones de omisiones y errores basados en las facturas electrónicas generadas.
—Administración aduanera: controles y servicios para comercio, que integra importaciones, exportaciones, zonas francas y otros regímenes especiales. También se contempla el aprovechamiento de tecnologías de automatización y de inteligencia de carga, por ejemplo.
—Fortalecimiento institucional y operativo del Ministerio de Hacienda: se incluye capacitación, alineamiento organizacional, sistemas en la nube y fortalecimiento operativo.
—Gestión de los proyectos y desarrollo de las capacidades, que incluye la unidad ejecutora para la implementación de Hacienda Digital.
Los sistemas incluidos en Hacienda Digital se basan en una arquitectura para garantizar su integración e interoperabilidad, según los lineamientos que debe emitir el Ministerio de Ciencias, Innovación, Tecnología y Telecomunicaciones (Micitt).
En el diseño de la arquitectura se analizó la cadena de valor, los actores (funcionarios, ciudadanos y empresas) y las etapas de los procesos, incluyendo la disponibilidad de un portal donde cada usuario tenga acceso a su expediente digital y pueda revisar toda la información concerniente a sus operaciones.
Si una empresa es importadora o exportadora, tendrá en un solo panel o cuenta los datos de sus operaciones de comercio exterior y también del área tributaria y de las contrataciones públicas que tenga adjudicadas, por ejemplo.