¿Cuántas veces ingresa a la Intranet en su empresa? Posiblemente solo cuando solicita vacaciones, o –si es jefe– para aprobar las solicitudes de sus subalternos.
En Banco Promerica aprovecharon la migración a una nueva y actualizada versión del sistema de colaboración Sharepoint, de Microsoft, y desarrollaron un portal interno que ahora aprovechan más. “Se ve la mejoría. Le estamos sacando más jugo”, dijo Luis Calvo Montero, gerente de tecnología de Promerica.
Cada uno de los 20 procesos diseñados consumió 40 horas en su creación, lo que a Tecnología le habría tomado 800 horas. “Con la colaboración de todos se aumentó el uso de la Intranet, pues se garantizó que se integrara a las operaciones”, afirmó Carolina Miranda Quirós, administradora de proyectos de tecnología de información de Promerica.
Para Carlos Flores, gerente general de Microsoft Costa Rica, uno de los fines de la tecnología es mejorar el tiempo de ejecución de las tareas. “El de Promerica es un ejemplo de cómo las empresas pueden reinventar la productividad a través de herramientas de colaboración”, recalcó.
En la industria también hay otras opciones de colaboración que permiten hacer algo similar, como Apps For Works de Google, Kerio Workspace, Liferay, Nuxeo, Alfresco y Athento.
Sabor diferente
En Promerica tenían una intranet, basada en Sharepoint, desde 2003. Aunque era una referencia para otras entidades del Grupo, el portal interno se quedó rezagado tecnológicamente, ya que se le daba prioridad a proyectos de servicio al cliente externo.
El resultado: no se usaba como una herramienta de intercambio, de colaboración y de comunicación interna. Además, a esa versión le llegó su obsolescencia.
“Tenías una herramienta tan fea y tan cargada de información que ya no se usaba, ya no se le daba valor”, contó Calvo. “Se usaba para cuestiones básicas, como pedir vacaciones y consultas puntuales de los colaboradores”.
Además, en las comunicaciones internas se enviaban materiales a través del correo electrónico, lo que llenaba la capacidad de los buzones.
Hace tres años en el departamento de tecnología vieron la necesidad de instalar la nueva versión de Sharepoint y aprovecharon para analizar cómo darle valor agregado. Inicialmente involucraron al departamento de mercadeo para visibilizar y darle un sabor diferente al proyecto. Luego, a Recursos Humanos para convertir el portal en un canal de comunicación interna.
Además, cada uno de los restantes departamentos nombraron a uno o dos encargados, a los que se les dio capacitación para diseñar su propia página dentro del portal, la cual debía incluir procesos y documentos correspondientes a cada área, según la normativa bancaria.
En seis meses se logró tener la nueva plataforma, que empezó a operar en setiembre del 2014. Los resultados fueron inmediatos: se redujo la ocupación de los correos internos (pues se envía un link que lleva a la página del portal) y se mejoró la comunicación.
Con la autogestión, el portal tiene más funcionalidad, se usa más y cada departamento resuelve sus propias necesidades sin tener que esperar que lo pueda atender el departamento de tecnología. Por ejemplo, antes si se requería hacer algo tan simple como una encuesta interna se recurrían a Tecnología para diseñar el formulario. “Ahora lo hacen solos”, dijo Calvo.
Explorar ventajas
¿Vieron otras opciones?
Calvo asegura que siguieron con Sharepoint porque con Microsoft obtenían ventajas en costos (a partir de un acuerdo regional), hay más soporte y familiaridad de los usuarios con los sistemas, y debido a que la firma estadounidense ha impulsado mejoras en funcionalidad, innovación e integración de sus productos.
Sin embargo, tanto Calvo como Miranda insisten que –por encima de lo técnico– para impulsar una experiencia similar lo primero que se debe hacer es definir para qué se quiere emplear la herramienta.
Además, hay que contar con buenos patrocinadores internos (aparte del involucramiento de la alta gerencia), un buen acompañamiento de la empresa distribuidora (en este caso SiderysBSN) y del fabricante, así como divulgar los éxitos de cada departamento.
También, dicen, fue fundamental la maduración del área de proyectos, para llevar el proceso de forma ordenada y no como una simple iniciativa.
Una tarea en desarrollo es la integración a otros programas informáticos (como Project y Exchance), con lo que se podría sacar más provecho de la tecnología disponible para aumentar la eficiencia, la productividad y la rapidez, así como para reducir costos y minimizar errores.
Colaboración digital
Herramientas alternativas de colaboración y comunicación corporativa.
Google Apps For Work:
Cuenta con correo Gmail, Drive para colaboración y videochat Hangout.
Alfresco:
Plataforma basada en código y estándares abiertos.
Kerio Workspace:
Solución para manejar, editar y compartir contenido.
Liferay:
Plataforma web para desarrollar soluciones en empresas.
Athento:
Sistema de gestión inteligente de contenidos para herramientas de colaboración en empresas.
Nuxeo:
Herramienta de código abierto para colaboración y gestión de documentos en empresas.
Fuente Google, Alfresco, Kerio, Liferay, Athento y Nuxeo.