El rápido avance de las tecnologías reta a las empresas a adoptarlas y a hacerlo bien.
Lograrlo supone aprovechar el potencial de los buenos hábitos a la hora de implementarlas.
También supone evitar los errores más comunes , aunque estos varían según el tamaño y la visión que se tenga del negocio.
“Todo depende. Empresas grandes tienen problemas diferentes a las pequeñas”, advirtió John Hewitt, investigador de la Fundación Comisión Asesora en Alta Tecnología (Caatec) .
A nivel global se habla de que las firmas enfrentan debilidades en gestión de la tecnología, integración de sistemas, manejo de proyectos, creación, gestión y protección de la información, y énfasis en los costos, entre otras.
Aparte de cambiar de hábitos, se recomienda aplicar la “neutralidad tecnológica”, las mejores prácticas para la gestión de la tecnología y de los proyectos y evitar las plataformas fuertemente monolíticas (de un solo proveedor) que les resten flexibilidad.
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1. Solo ven el costo. Cuando las empresas evalúan una nueva tecnología ven primero los costos antes de analizar si las soluciones son realmente comparables. Hacer el análisis de costo total de adquisición de una solución es una tarea difícil hay modelos de servicios distintos. “La variable de costo ante distintos modelos de adquisición de tecnología puede sesgar o distorsionar la evaluación”, dijo Paul Fervoy, analista digital de MiWeb .
2. Crean dependencias. Hay tecnologías y soluciones que que crean dependencias con un único proveedor. Para muchas compañías e instituciones es tentador otorgar toda la responsabilidad a la firma encargada. Creen que así evitan la necesidad de gerenciar la tecnologías. Ese “ outsourcing de la responsabilidad” no es realista y crea situaciones lamentables cuando el único proveedor ya no les brinde el servicio, su calidad se deteriora o el precio empieza a ser lesivo.
3. Descuidadas. Pocas empresas están evaluando la seguridad informática y si se tiene la capacidad para recuperar la información y la operación si se presenta una falla de parte de los proveedores de soluciones o servicios. Tampoco se está revisando si las firmas proveedoras de servicios y soluciones de tecnología y de comunicación están cumpliendo lo contratado o para determinar el nivel de servicio que se está recibiendo.
4. Confianza en los técnicos. En Costa Rica se cuenta con ingenieros y técnicos de alto nivel. Pero eso no evita que se cometan errores, se tengan malos hábitos a la hora de implementar y usar la tecnología o simplemente se fracase en los proyectos. Las empresas deben asegurar que la correcta gobernanza o gestión de la tecnología les facilite la integridad de sus sistemas y la adopción e integración de las nuevas tecnologías. Ante todo, deben tener claro hacia dónde se dirigen y cuál es la visión del modelo de negocio para hacer frente a las nuevas demandas de sus mercados.
5. No van más allá de la gerencia. Muchas empresas e instituciones se enfocan en implementar tecnologías para los sistemas financieros y gerenciales (ERP y CRM) y apenas aportan recursos básicos para Internet, correo electrónico y comunicación. Así otras áreas del negocio quedan desatendidas (recursos humanos, comercial, operaciones, distribución) y no se alcanzan los niveles de automatización y control requeridos. “Esto limita la capacidad del departamento de tecnología de información de brindar valor al negocio”, dijo Paul Solano, CEO de SmartNow Technologies .
6. Desaprovechan la información. Si bien se tienen grandes volúmenes de datos internos y de sus mercados e industrias, la mayoría de las empresas y las instituciones no aprovechan esa información. Las más tradicionales soluciones de inteligencia de negocios y las más recientes de big data o analítica siguen siendo excluidas en empresas que se acostumbraron a evitar los análisis financieros, de riesgos y hasta la más simple contabilidad para tomar decisiones.
7. Informalidad. La mayoría de las empresas y organizaciones no cuentan con procesos formales de gestión y mucho menos con documentación de los acciones que se ejecutan, de sus procesos operativos y administrativos, de sus resultados y de sus evaluaciones y hasta de los software desarrollados en casa. Esto tiene una diversidad de consecuencias: se subestiman el tiempo y los recursos para desarrollar sistemas; no se usan metodologías para encontrar problemas; no se tienen respaldos actualizados; se implementan proyectos de software o hardware sin prever recursos para su soporte; y no se avanza por el temor a hacer los cambios requeridos y atender los cuellos de botella tecnológicos.
8.De espaldas a clientes y usuarios. Las empresas no ponen suficiente atención a las necesidades y opiniones de los clientes e incluso de sus colaboradores, especialmente de aquellos que tienen relación directa con los consumidores. Normalmente implementan proyectos tecnológicos sin reconocer que los procesos de definición de producto, precio, distribución y promoción ya no están en sus manos. “Antes eso, estaba bajo el control de la empresa”, advirtió Juan Lombana, experto de mercadeo de Google . “Ahora eso no es así. El mismo marketing ya no es para vender, sino para beneficiar a los consumidores”.
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9. Desconfianza de las tendencias. Las empresas y organizaciones suelen ignorar las tendencias tecnológicas y los cambios que se empiezan a operar en sus industrias con la adopción de nuevos sistemas, dispositivos, equipos y plataformas. Carecen de estrategias para ir probando las nuevas soluciones. Incluso prefieren traspapelar las medidas mínimas y básicas de actualización de sistemas operativos “a ver qué pasa”. O le hacen poco caso a las señales de disrupción en sus mercados, hasta que ya es tarde para hacer frente a rivales que operan con innovadoras tecnologías y modelos de negocios que les dan avanzadas ventajas competitivas.
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Aciertos
Los principales aciertos de las empresas en la gestión tecnológica:
1. Por méritos: Se evalúa los méritos de las soluciones y que cumplan requerimientos, calidad y estándares abiertos.
2. Integración: Se buscan sistemas que sean interoperables y que se puedan integrar con otros ya existentes.
3. Van a la nube: Las empresas se mueven al cloud computing y aprovechan su escalabilidad y las ventajas en costos.
4. Cultura: Hay cultura de gestión y de operación consistente usando la tecnología con reporte directo a la gerencia general.
5. Soporte local: Se eligen soluciones con soporte local y se tiene estructura interna definida y personal técnico de alto nivel.
Fuente Especialistas consultados.