La Administración Tributaria optó por una estrategia de alta masividad para que todos los contribuyentes, con excepción de los que están en el sistema simplificado como los taxistas o los pulperos, tengan que usar la factura electrónica, por lo que muchos de los que están obligados a usarla deben prepararse para que no sean sorprendidos.
Cada uno debe cumplir y empezar a usar la factura electrónica en la fecha establecida por el Ministerio de Hacienda en el cronograma, pues de lo contrario enfrentará una sanción del 2% de los ingresos brutos reportados el año anterior.
Así se advirtió en una charla organizada este 23 de enero por el Colegio de Contadores Públicos sobre la factura electrónica, en la cual se explicaron las condiciones y el funcionamiento que debe tener este documento digital que deben usar los contribuyentes.
A nadie le va a llegar la notificación de cuándo debe hacerlo, sino que las autoridades comunican a través del diario oficial La Gaceta. Eso implica que hay que estar pendiente del calendario publicado por ese medio.
"No se preocupen: todos van a entrar", dijo Alejandro Montalvo, presidente de la firma GTI, provedor de sistemas de factura electrónica. "Esto tiene sentido cuando todos estemos incluidos y más formalizados".
Montalvo indicó que se trata de 400.000 cotribuyentes que debe estar usando la factura electrónica.
Los contribuyentes pueden recurrir a unos 28 proveedores de sistemas de factura electrónica que se conectan al sistema del Ministerio de Hacienda, pero es cada contribuyente el que debe asegurarse que la solución cumpla con las normativas y las condiciones, de que se actualicen los sistemas cada vez que Tributación introduzca un cambio y hasta de verificar que la solución funciona.
No hay ninguna regulación sobre las empresas que brindan soluciones de factura electrónica, por lo que la responsabilidad de su elección recae completamente sobre el contribuyente. Montalvo indicó que la agencia GS-Uno propuso certificar a las compañías, pero Hacienda lo rechazó.
Las autoridades convocaron primero a los grandes contribuyentes y ahora convocó a los servicios profesionales, empezando por salud desde el pasado 15 de enero y a los servicios contables, financieros y administrativos a partir del próximo 1° de febrero. El plazo para que todos tengan factura electrónica es de 24 meses, que vence en diciembre del 2018.
Los sistemas deben generar un PDF que permite imprimir la factura o enviarla por correo electrónico al cliene, un archivo XML que es el que se envía a Hacienda y al contador para los registros respectivos y la firma electrónica o criptográfica, explicó Dunia Zamora, fiscal del Colegio de Contadores Públicos.
Asimismo, para efectos legales el archivo que tiene validez es el XML.
Zamora recalcó que los contribuyentes deben asegurarse que el proveedor cumple las condiciones requeridas, incluyendo el almacenamiento de la información sin modificaciones durante el periodo exigido por la Ley (cinco años).
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Se le puede pedir al proveedor que envíe un respaldo de la factura electrónica al servidor de la empresa, de forma que así el contribuyente puede garantizarse cualquier eventualidad en el futuro (por ejemplo, que el proveedor desaparezca).
Otro cuidado que debe tenerse es guardar las facturas físicas (impresas) que no se usaron, pues si falta alguna la Administración Tributaria puede sancionarlo.
También es prohibido usar un sistema que permita alterar la información de la factura. Esto implica, además, que se debe tener mucho cuidado a la hora de incluir los detalles, porque si es una compra a crédito y no se indicó el saldo pendiente o se escribió que la compra fue al contado no hay forma de cobrar esa cuenta.
Si hay alguna equivocación se debe realizar una nota de débito o de crédito, lo cual debe ser facilitado por el sistema de factura electrónica que se use.
Asimismo los negocios pueden solicitar el correo electrónico y el cliente debe brindar la dirección para efectos del envío del archivo digital. "Es algo a lo que debemos acostumbrarnos", advirtió Zamora.
Si en el negocio se presenta algún problema debido a fallos de la conexión, se debe generar un comprobante provisional, el cual debe cumplir con los requerimientos exigidos por Tributación. Luego, cuando se tenga el servicio de Internet, hay que enviar la factura electrónica al email del cliente a más tardar dos días después.
Cuando se presenta la declaración de impuestos se debe incluir los tiquetes de compra a proveedores que están exentos de usar la factura electrónica, como los registrados en el régimen simplificado.
Si un profesional brinda servicios en dos actividades distintas, cuando empieza a generar comprobantes por las ventas en una de ellas debe utilizar la factura electrónica para sus clientes en todos esos negocios.