Cuando a la Cooperativa de Productores de Leche Dos Pinos R. L. le llegó el momento de expandirse a nuevos mercados se encontraron con el problema de que –tanto para exportar y capacitar el talento fuera del país como para su gestión– los sistemas de recursos humanos eran empíricos y de papel.
La nueva división de capital humano que fue creada hace ya unos seis años se vio frente a la tarea de incorporar tecnologías que les permitieran introducir procesos de capacitación en línea y de evaluación de desempeño para sus 4.500 colaboradores en cinco países.
Analizaron las opciones en el mercado, eligieron dos servicios en la nube de la firma estadounidense Oracle (Human Capital Management Learn Cloud en 2010 y Human Capital Management Performance and Goals Management Cloud en 2013) e iniciaron la implementación.
"Nos resultó más rentable", aseguró Limberg Araya, director corporativo de capital humano de Dos Pinos. "Un curso nos cuesta 50% menos y con el tiempo ese costo se diluye".
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El 2015 fue el año del salto y en este 2016 la experimentación quedó atrás.
El servicio para capacitación les permitió crear una universidad corporativa con más de 600 cursos en Internet, que pueden realizarse desde cualquier dispositivo y lugar; mientras que el servicio para evaluación de desempeño exigió preparar a las jefaturas y equipos sobre los procesos de retroalimentación.
Según Sonia Luján, administradora de desempeño de la Cooperativa, fue un doble proceso de sensibilización que duró un año. El objetivo era que el personal tuviera confianza en ambas plataformas y credibilidad en lo que se estaba impulsando.
La herramienta de evaluación de desempeño se aplicará el presente año a 1.276 personas en toda la región. Con el personal operativo esa retroalimentación todavía se debe hacer de forma manual y en el caso del área comercial se utilizan sistemas propios de ventas para ir midiendo en forma diaria los resultados de cada persona.
Algunos cursos también deben ser presenciales todavía, por requerimientos propios de cada área, como el de manipulación de alimentos exigido por el Instituto Nacional de Aprendizaje.
Costo razonable
Araya recalcó que el costo-beneficio es razonable dado que se cuenta con personal especializado, una metodología ya definida y esta tecnología para la preparación de los cursos.
Además, el personal fuera de Costa Rica puede capacitarse –"no hay que enviar ningún capacitador"– y se protege la propiedad intelectual de la empresa. "Antes si alguien se iba se llevaba el conocimiento acumulado. Ahora el conocimiento se organiza en cursos para todos", justificó Araya.
De forma complementaria se encuentran los beneficios propios de los servicios en la nube tanto en lo que respecta a la actualización, ajustes, seguridad, y diseminación de la experiencia. "Un compañero ve a otro terminando el curso y dice que si aquel puede, él también", dijo Luján.
Araya estimó que, si la Cooperativa decidiera extender los cursos de capacitación a otros grupos ligados a la empresa, "el costo incremental sería muy reducido".
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Julio Pallavicini, gerente regional de soluciones de recursos humanos de Oracle, explicó que los dos servicios en la nube que utiliza Dos Pinos forman parte de la suite que esta firma tecnológica ofrece en el mercado.
Entre las soluciones en este campo que se brindan en la nube se encuentran servicios para manejo de planillas, gestión de talento y de objetivos (se vinculan los personales a los corporativos), indicadores, remuneraciones y paquetes de compensación e incluso para planes de sucesión.
Según Pallavicini los servicios en la nube van ganando adeptos en el sector corporativo en América Latina por los beneficios de la computación en la nube.
Entre ellos: el registro contable de la renta por los servicios; la reducción en gastos de instalación y actualización; la facilidad de adaptación a los requerimientos de las pequeñas y medianas empresas; y los ahorros en electricidad, espacio, equipos, y mantenimiento.
Al menos en el 2015, el año de prueba, la Cooperativa terminó con 1.100 evaluaciones concluidas en toda la región.
Además, ese año se logró la capacitación de 2.349 empleados. Por ejemplo, 312 de ellos cumplieron con el entrenamiento en sistemas de mejora de procesos (conocido como White Belt), un programa de cuatro horas que sumó 1.248 horas de formación profesional. Todo a través de Internet.