Aunque el Ministerio de Hacienda comunicará con tiempo cuando usted o su empresa deben cumplir con la factura electrónica es necesario que se vaya preparando, analizando las plataformas informáticas disponibles, las condiciones obligatorias y la implementación de todo el sistema.
Los especialistas insisten que la factura electrónica es una excelente oportunidad para reducir costos y mejorar la eficiencia de las operaciones, más allá de cumplir la nueva regulación.
LEA MÁS: De manera voluntaria o por obligación: usted decide
"Se eliminan espacios de almacenamiento y se mejora procesos administrados",dijo German Morales, socio de impuestos y legal de Deloitte, durante la actividad organizada este miércoles 22 de marzo en el Hotel Internacional junto con la firma Softland.
Desde este 21 de marzo entró a regir la factura electrónica en Costa Rica, inicialmente con 10 grandes contribuyentes.
Posteriormente Hacienda irá notificando cuáles contribuyentes deben ir incorporándose.
LEA MÁS: Profesionales independientes y pequeños negocios también se vuelcan a la factura electrónica
Requisitos fiscales y tecnológicos
En el país hay tres tipos de factura vigentes: factura física, tiquete en punto de venta y la factura electrónica.
Esta última es la que entra en vigencia y será el sistema preferente de Hacienda "de ahora en adelante".
Morales indicó que la empresa debe inscribirse, previa notificación del Ministerio de Hacienda.
Implica un cumplimiento desde el punto de vista fiscal y también desde el tecnológico, pues Hacienda pretende contar con más información.
LEA Factura digital en Costa Rica: 10 respuestas a dudas frecuentes
"La esencia de la factura electrónica es que no debe imprimirse, ni se puede eliminar o anular", dijo Morales.
Por eso también serán electrónicas las notas de débito y de crédito, que deben ser elaboradas por el emisor.
Si no se hacen estas notas, en caso de correcciones, Hacienda interpreta que la factura inicial es la que vale.
Sistemas
Los sistemas de factura electrónica son provistos por distintas empresas, incluyendo a Softland.
Los proveedores de factura electrónica pueden ser escogidos por las empresas, no tienen que estar inscritos.
Loque sí debe cumplirse son los requerimientos de la factura electrónica, que tendrá eficacia jurídica y fuerza probatoria en las mismas condiciones que las facturas físicas.
"Esun proceso lento, que llevará años, donde Hacienda irá incorporando empresas poco a poco", dijo Morales. "Tampoco se implementa de la noche a la mañana, no es como ir a la imprenta. Por eso hay que irpreparándose".
El especialista advirtió que habrá un momento en que todos estarán usando la factura electrónica.
Para ese momento Hacienda asume que las empresas han tenido tiempo para implementar el sistema informático.
Los costos de la plataforma se recuperarán con los ahorros que genera la factura electrónica.
Entre las previsiones que deben tener las empresas están las medidas alternativasante fallas de electricidad e Internet, pues lo que se pretende es que la facturación se haga en línea.
Asimismo Hacienda tendrá la potestad de ingresar al sistema en cualquier momento.
Morales también indicó que la resolución de Hacienda implica que al entrar afactura electrónica se deben cumplir varias condiciones que hoy sólo son obligatorias para grandes contribuyentes.
"Repito: esto será paulatino. Esto lo vamos a ir viendo conforme se van incorporando", recalcó Morales.
Con la información disponible Hacienda hará minería de datos para conocer e investigar gastos, ventas y proveedores. Por eso la plataforma informática deberá brindar los datos requeridos por la autoridad tributaria.
Para efectos legales la factura electrónica deberá estar certificada con la firma digital. Morales dijo que eso no se está pidiendo todavía, pero lopedirá en futuro y será necesario que los contribuyentes estén preparados.
Obligatorio
Laresolución de Hacienda establece la obligatoriedad de la factura, comprobantes y notas electrónicas para todos los contribuyentes, en cualquiera de sus condiciones y que emitan facturas.
Hacienda notificará seis meses antes de la fecha en que será obligatoria la factura electrónica. Sin embargo, en la práctica es un plazo que puede acortarse.
Por eso debe iniciarse desde ya la preparación, que implica obtener información de plataformas en el mercado y tiempo y costos de implementación.
La autoridad tributaria irá incorporando contribuyentes según criterios y procedimientos ya definidos. En este momento, por ejemplo, los grandes contribuyentes.
Morales recordó que quienes no estén preparados y no cumplan con la obligatoriedad serán sancionados con 2% de ingresos brutos.
Entrelas condiciones a cumplir están el formato de las facturaselectrónicas, el sistema debe estar validado y tener claridad de lainformación.
Morales advirtió que una de las condiciones establecidas por medio dereglamento, no de ley, es que solo se admiten documentos en colones, pese a que muchas empresas tienen transacciones en dólares, como los exportadores.
También podría afectar la obligación de que la factura esté redactada en español. Lo mismo a contribuyentes con contabilidad en otro idioma.
"Es un tema que se debe seguir hablando con Hacienda, la solución que da no es suficiente", dijo Morales.
El especialista explicó que la factura electrónica es emitida y validada unas tres horas después por Hacienda. Este paso no es visible para las empresas, sino que son facilidades que debe cumplir la plataforma.