Prepararse, depurar datos y asumir la tarea mejorando los sistemas, el soporte y la comunicación son parte de los retos tanto de los contribuyentes como del Ministerio de Hacienda para mejorar el uso de la factura electrónica.

Un total de 659.256 contribuyentes deberían utilizar ya la factura electrónica. Las únicas excepciones son los sectores a los que la Dirección General de Tributación otorgó prórrogas hasta el 2019 o que están excluidos del proceso.

Una docena de proveedores de servicios de facturación, que atienden a casi 100.000 contribuyentes, resaltaron lo positivo del “ambicioso” plan de Hacienda para hacer obligatorios los comprobantes digitales, incluidos tiquetes electrónicos y las notas de débito y crédito.

“Como todo cambio, ha implicado ajustes dentro de las empresas y este año en particular ha sido bastante acelerado para todos”, destacó Byron Rojas, CEO de Neotecnologías.

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Desde la publicación de la resolución DGT-R-48-2016 de comprobantes electrónicos hace dos años fue evidente el enfoque fiscal de la Administración Tributaria.

“El año 2018 transforma drásticamente el sistema tributario de Costa Rica al insertar de forma obligatoria y general la factura electrónica”, resaltó Raymundo Volio, socio de Factura Tributaria.

Se reconoce que la obligación de usar los comprobantes electrónicos incluye otros beneficios en automatización y modernización de las operaciones de las empresas, por encima de las resistencias.

“El proceso de incorporar a todos los contribuyentes al modelo se hizo de forma muy rápida: menos de un año”, resaltó Armando Vargas, gerente comercial de Grupo Naby.

El paso ha sido complejo.

Los contribuyentes no creían que la factura electrónica se fuera a implementar realmente. Lo tedioso del proceso y los problemas de información de Tributación elevaron la incertidumbre.

Muchos no se prepararon debidamente, no se informaron sobre los sistemas de facturación ofrecidos en el mercado, no hicieron pruebas y pasaron directamente a producción, donde empezaron a sufrir en vivo las consecuencias.

“Ha sido un proceso difícil para los clientes”, dijo Álvaro Retana, gerente general de GTI.

Los contribuyentes empezaron a usar factura electrónica en pleno cierre fiscal y los que empezaron a usar algún software gerencial tuvieron complicaciones extras.

Otros siguen delegando en terceros la responsabilidad, sin integrar la facturación electrónica a las operaciones y sin garantizar la calidad de los datos que se incluyen en los comprobantes electrónicos enviados a Hacienda.

“Hay muchos errores que generan trastornos en los envíos”, afirmó Erick Castro, director de consultoría de Logical Data.

Incluso grandes contribuyentes no tenían claro que debían aceptar o rechazar los comprobantes de sus proveedores. Hay muchos otros que ni saben que la factura electrónica solo tiene validez tributaria.

Didier Hernández, socio de ID Activos, dijo que parte de estas situaciones se deben a la falta de manuales de procesos “más claros y concisos” y a la desinformación.

Tributación no respondió cuáles mejoras introducirá en el 2019.

Falta simplificar

A la falta de cultura tributaria, se suma la complejidad del proceso y los problemas de capacidad infraestructura de Hacienda para atender la demanda.

El primer lío es la duplicidad, pues se requiere utilizar dos veces el sistema de Hacienda y generar dos archivos XML por cada factura realizada.

Los proveedores afirmaron que hay prácticas más simples, eficientes y con menos mensajes, sobre los que podrían retroalimentar a Hacienda “si esta les consultara”.

“El modelo es excesivamente complejo debido a la gran cantidad de documentos (electrónicos) que hay que intercambiar”, dijo Christian Colin, gerente de ventas regional de Edicom.

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A eso se unen los inconvenientes del facturador gratuito de Hacienda y del sistema de validación que encargó a la Empresa de Servicios Públicos de Heredia (EPSH) para usar las firmas digitales, cuyo funcionamiento padece de intermitencias.

El colapso es mayor en momentos de alto tráfico como el 24 de noviembre anterior, después del black friday, cuando “muchos comprobantes quedaron en un estado de ‘procesando’ o sin respuesta”.

Si la infraestructura es una preocupación, también lo es la falta de claridad sobre las razones del rechazo de una factura o sobre las consultas específicas.

“Se dura mínimo 48 horas para contestar un correo. Las respuestas son muy cortas y ambiguas”, afirmó Jonathan Arias, gerente general de PC Puris.

Marías Cherepinsky, gerente comercial de Grupo APG Consulting, sugirió que Hacienda amplíe la capacidad de respuesta e infraestructura, en especial en días de más demanda.

Otro problema percibido por los actores del mercado es la falta de una adecuada capacitación de los mismos funcionarios de Tributación para que orientaran a los contribuyentes. “Es importante mejorar la información y trazabilidad cuando se dan problemas o rechazos”, recalcó Gonzalo Sandstad, gerente de ventas de Softland.

A eso se suma la ausencia de fiscalización de los proveedores de factura electrónica, unos 150, según estimaciones de la Asociación GS Uno y el Comité Nacional de Factura Electrónica, integrado por unas 25 firmas.

“No hay control sobre el proceso correcto que debe tener un sistema de documentos electrónicos”, dijo Luis Gómez, director comercial de TecApro.

Al no existir un estándar, hay grandes contribuyentes que imponen requerimientos a sus proveedores –y los cambian constantemente– que ni Hacienda solicita.

No está claro, tampoco, el procedimiento con los tiquetes electrónicos, pues en las tiendas o parqueos se siguen emitiendo tiquetes de papel, sin que conste el envío de los archivos XML y PDF a Hacienda y al cliente.

Los proveedores acusan que las autoridades tributarias no muestran sensibilidad para comprender que las empresas y profesionales primero deben vender y facturar para poder pagar impuestos, no al revés.

Por ejemplo, en otros países se envían resúmenes diarios o semanales de los tiquetes electrónicos. Mecanismo que no fue aceptado en Costa Rica por Hacienda.

Los proveedores insisten que la simplificación agiliza la operación de las empresas, como se demuestra en la experiencia de México y Brasil, sin perder el control. Y reiteran que se requiere una mejor comunicación.

“Si Hacienda hace un trabajo para comunicar, como se debe, no solo exigir o atemorizar con multas, el contribuyente va a entender el valor agregado de los comprobantes electrónicos”, dijo Hernández, de ID Activos.