Cada vez que Microsoft anuncia un nuevo producto, o una nueva versión de sus sistema operativo Windows o del paquete de aplicativos para escritorio Office, se genera un efecto domino en las empresas al tener que –tarde o temprano– incurrir en costos y esfuerzos de actualización.
Mañana miércoles 29 de julio la firma estadounidense hará la presentación y lanzamiento oficial en 190 mercados del Windows 10 y, aunque en su empresa decida esperar, Usted sabe que algún día las versiones anteriores dejarán de tener soporte y que inevitablemente deberá dar el salto.
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La pregunta clave es si tiene o no sentido quedarse con las actuales versiones y el costo que eso implica para la modernización y la productividad en su negocio.
Por esas razones Gartner había anticipado –desde que se supo que la firma de Redmond estaba creando un nuevo Windows– varias recomendaciones claves para realizar la transición hacia las nuevas versiones de Windows y Office.
1. Diseñe un mapa de ruta: Las nuevas versiones se enfocan en la integración a través de servicios en la nube, principalmente. Por eso es indispensable diseñar una estrategia para realizar la migración enfocada en el incremento de la productividad, teniendo claro el retorno de la inversión y en reducir los costos de operación, que según Gartner pueden bajarse a la mitad.
2. Determine el impacto: Las empresas deben tener clara la estrategia de Microsoft, cómo se concreta en los nuevos productos y el impacto que provoca en su operación, considerando los cambios que deberán hacerse, la cantidad de usuarios, los gastos de la migración, el tiempo de implementación, el presupuesto requerido y los obstáculos que se puedan enfrentar.
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3. Revise los presupuestos: Evalúe y determine los costos y los ahorros que resultarían de tener las diferentes versiones de los sistema operativos versus pasarse a la nueva versión, las diferencias entre los modelos de pago (licencias de sistemas instalados o en la nube) y de las opciones de implementación, todo lo cual debe asegurar que la estrategia que defina sea de alta eficiencia.
4. Examine la nueva alternativa: Microsoft estará deseosa de enseñarle las ventajas de sus nuevos productos, por lo cual tendrá las puertas abiertas para conocerlos. Aquí lo esencial es enfocarse en si las nuevas versiones ayudan a su empresa a aumentar la capacidad para adoptar las nuevas tecnologías y si la deja en una posición ventajosa para avanzar hacia soluciones que se requieran en el futuro.
5. Examine las alternativas del mercado: ¿Ya vio que le ofrece Google, Apple o las versiones de código abierto? Considere la viabilidad de tecnologías alternativas para su compañía, tomando en cuenta los mismos indicadores (costos, presupuesto, impacto, productividad, capacidad para avanzar a nuevas tecnologías, etc.) a mediano y largo plazo.
6. Entienda los riesgos: Evidentemente hay que estudiar los productos, sus distintas versiones y las características que afectarán a su empresa, incluyendo el impacto de los costos iniciales, las formas de minimizar los gastos y los mecanismos para obtener ahorros a largo plazo, y los riesgos de cada versión entendiendo en cuáles se podría avanzar a los nuevos productos y en cuáles no tiene sentido.
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7. Implemente un plan en fases: Gartner recomienda avanzar en cuatro fases principales que son
Fase de definición de la estrategia y el programa: revisión de versiones, ventajas y retos, costo de propiedad, tiempo de implementación, retorno de inversión, presupuesto)
Fase de arquitectura: cómo se implementará, si despliegue completo o gradual, asegurándose que los equipos seguirán funcionando
Fase de selección: elija las herramientas, mejores prácticas, políticas y presupuestos según costos de licencias y compatibilidad del software, entre otros
Fase de despliegue: examen de efecto en infraestructura tecnológica actual, pilotos, capacitación de usuarios) y evolución (migraciones y actualizaciones en función de necesidades, incorporación de nuevas herramientas.