Los vehículos y la maquinaria pueden drenar la rentabilidad de su negocio si no se adoptan medidas a tiempo y, en especial, si no se cambia la cultura de gestión de las unidades.
“El principal problema en la gestión de la flota es que tenemos una cultura reactiva, actuamos cuando se presentan fallas. No hay prevención”, recalcó Steven Figueroa Víquez, jefe comercial de postventa de camiones Matra.
En las pequeñas empresas se utilizan uno o varios vehículos tanto para el transporte de la materia prima como para visitas a clientes y entrega de productos. También hay emprendedores cuyo negocio es brindar servicios de maquinaria: tractores, vagonetas o retroexcavadoras (backhoe), entre otros.
Errores comunes
Las empresas comentes una serie de errores comunes que aumentan sus costos y le restan eficiencia a sus operaciones:
—No se asesoran sobre los vehículos y la maquinaria que deben adquirir, así como sobre su mantenimiento o detalles como el tipo de aceite y cada cuánto tiempo se cambia. A través de la asesoría también se debe verificar si el vehículo que están comprando les resuelve la necesidad de su operación.
—No se realiza mantenimiento preventivo. Las revisiones y tareas de mantenimiento preventivo deben cumplirse según las recomendaciones de los fabricantes. Figueroa insistió que el mantenimiento preventivo permite programarse y ejecutar las labores cuando se requiera, así como disponer del equipo o de la maquinaria cuando se necesita para no tener una sorpresa.
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—Otro error es no cumplir con los intervalos de mantenimiento y cambios: ni más allá del tiempo anticipado ni muy antes, porque si se realizan los cambios de forma anticipada no se le saca provecho, en el caso del aceite a la reserva que todavía se tenga, por ejemplo. Y realizar los cambios tiempo después perjudica la maquinaria, produce desgastes prematuros y saturación de filtros. Lo mismo aplica al engrasado.
—Realizar mezclas de aceites o no tener clara la cantidad que se debe aplicar.
—Descuidos con las las llantas: una baja presión frena el rodamiento e incrementa el consumo del combustible; la falta de rotación impide evitar el desgaste de los neumáticos.
—En la parte mecánica se suele fallar en los ajustes de embragues.
—En la parte computacional no se realiza la limpieza del sistema eléctrico para evitar paros no programados.
—Descuido de la carga de energía de la batería. “Hay quienes instalan la batería nueva y no la chequean”, dijo Figueroa.
Primera medida: mantenimiento preventivo
—Tenga presente siempre que el mantenimiento preventivo de un vehículo o de una máquina deberá acelerarlo o adelantarlo dependiendo del tipo de maquinaria y donde opere. No es lo mismo en zonas secas que en las zonas húmedas, por ejemplo. Ni un vehículo de carga por carreteras con dificultades que uno que solo cubre rutas urbanas.
—La clave es cumplir con la programación, los intervalos y las aplicaciones del mantenimiento preventivo, según las recomendaciones de los fabricantes por kilometraje, consumo de combustible y tiempo.
—Acuda al taller del representante de la marca con el cual adquirió el vehículo o la maquinaria, pues cuentan con la capacitación y los insumos necesarios para el mantenimiento.
—Si tiene que utilizar un taller de confianza que sea uno que le ayude al mantenimiento preventivo y a anticipar fallas, que tenga servicios completos de análisis y diagnóstico teniendo en cuenta los parámetros y las indicaciones. El servicio no debe limitarse al cambio de aceite y filtros.
Segunda medida: tecnología
Aproveche los sistemas de telemetría y geolocalización (GPS) que le permitan la toma de decisiones para aumentar la eficiencia de los servicios de reparación o auxilio cuando ocurran fallas o en caso de accidentes.
Los sistemas también ayudan a determinar situaciones como giros o cambios bruscos en el manejo del vehículo (cuando otra persona es quien lo opera), comportamientos perjudiciales, control del consumo de combustible, determinar el rendimiento en las rutas y determinar otros detalles de la gestión.
Otra ventaja de esta tecnología es que tiene alcances adicionales en la administración de los vehículos, la maquinaria y las flotas, el monitoreo de las rutas, la maximización del ahorro en transporte de mercaderías y la seguridad por riesgos de rutas o de robo.
Los datos recolectados permiten, además, tomar acciones para aumentar la eficiencia al contar con datos sobre despachos de los productos vendidos, control en las entregas, optimizar las rutas, administrar mejor el tiempo, organizar las visitas a los clientes, y determinar zonas focales de mayor interés para el negocio, entre otros.
“Se puede conocer la efectividad de atención de clientes, tiempo promedio de las rutas, dónde están concentrados geográficamente, con qué frecuencia se les visita, cuáles rutas son más óptimas, entre otros detalles”, señaló Luis Diego Trejos, gerente general de la empresa Detektor.
Tercera medida: planificación
Las medidas de mantenimiento y gestión de vehículos, flotas y maquinaria deben ir acompañadas de un plan con objetivos definidos (por ejemplo: reducir costos de combustible, optimizar las rutas, mejorar el servicio al cliente, aumentar las ventas, verificar tiempos de entrega, entre otros), cronograma de intervalos de revisión y mantenimiento de las unidades, y en cuáles se dispone de GPS y cuántos lo requieren.
Dekektor también recomienda la capacitación de las personas encargadas de la conducción y gestión de los vehículos y de la maquinaria, tanto en los requerimientos técnicos y mecánicos como en cuanto a hábitos de conducción (velocidad, si se frena o acelera bruscamente, horarios en los que se utiliza el vehículo, lugares donde se transita y cumplimiento de las rutas).
Las medidas de gestión, control y mantenimiento deben estar enfocadas en permitir a la empresa tomar decisiones adecuadas, reaccionar y salvaguardar la seguridad de las personas y la sostenibilidad ambiental, reduciendo las emisiones de CO2 al utilizar vehículos de manera eficiente.