El uso voluntario de la factura electronica o digital se permite desde hace años en Costa Rica, pero ahora el Ministerio de Hacienda pretenden convertirla en una obligación para algunos contribuyentes apartir de 2014.
¿Qué es y cómo se aplica un sistema de facturación digital? EF le ofrece respuestas a 10 preguntas frecuentes sobre el tema.
¿Qué es una factura digital o electrónica?
La factura electrónica es un documento comercial con efectos tributarios generado y transmitido en formato electrónico. Debe cumplir con los requisitos legales que se exigen a las facturas tradicionales garantizando la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.
Para que la factura electrónica tenga validez debe tener una firma digital.
¿Qué es la firma digital?
La firma digital es una herramienta tecnológica que permite garantizar la autoría e integridad de los documentos digitales, posibilitando que éstos gocen de una característica que únicamente era propia de los documentos en papel. De acuerdo a la Ley 8454 la firma digital emitida por una autoridad certificadora registrada tiene la equivalencia jurídica de una firma manuscrita.
¿Cómo puede obtener una firma digital?
Para obtener una firma digital usted debe acudir a la Autoridad Certificadora del SINPE o algunas de las once oficinas de registro que funcionan en el país. En este link puede informarse sobre procedimientos, requisitos y teléfonos de contacto para obtener su firma digital.
¿Es la facturación digital obligatoria?
Por el momento no, aunque el objetivo de la Dirección General de Tributación (DGT) es que sea obligatoria para los profesionales liberales en 2014. Actualmente la DGT lleva a cabo un plan piloto para probar su propio software de facturación digital, el cual estará disponible para su descarga gratuita.
¿Puedo participar en el plan piloto de la Dirección General de Tributación?
El plan piloto de la DGT inició el pasado 1° de julio con la participación de 27 profesionales liberales. Si usted desea unirse al plan piloto, debe enviar un correo a mifactura@hacienda.go.cr solicitando integrarse. Los requisitos son: tener instalado Internet Explorer y estar inscrito como contribuyente.
¿Qué opciones existen para comenzar a facturar digitalmente?
La Dirección General de Tributación ha autorizado a los contribuyentes a desarrollar sus propias aplicaciones o a contratar a proveedores de soluciones para la facturación digital. Varias empresas ya ofrecen estos servicios en el mercado (Facel, Almamater de Guadalupe S.A., Ateb Servicios S.A, Contact Center, Ineldat, Lógica Digital, Signature South Consulting y Sisnet Consulting). Además la DGT desarrolló una aplicación que todvía no está disponible, pero que será de descarga gratuita.
¿Cuáles son los requisitos que debe cumplir una factura electrónica?
Estos son algunos de los elementos con que debe contar una factura electrónica según el Ministerio de Hacienda:
- Identificación del contribuyente o declarante.
- El nombre del tipo de documento: “Factura Electrónica”, “Tiquete Electrónico”, “Nota de Crédito Electrónica” y “Nota de Débito Electrónica.”
- Numeración consecutiva.
- Fecha de emisión de la transacción.
- Condiciones de la venta (crédito, contado, apartado, en consignación, arrendamiento con opción de compra o cualquier otra condición que se consigne en la factura).
- Estar redactados en español y entregar el documento electrónico al comprador, asimismo debe almacenarse en soporte electrónico indeleble.
- Detalle de la mercancía o servicio prestado: cantidad enviada, precio unitario, unidad de medida, código de producto, descripción del producto o del servicio y monto de la operación expresada en moneda nacional.
- Descuentos concedidos, con la indicación de su naturaleza y montos.
- Subtotal y valor total de la factura en moneda nacional.
- Toda factura digital debe estar garantizada por una firma digital.
¿Qué exige Tributación dentro del sistema de factura electrónica?
El sistema de facturación electrónica debe contar con una opción de consulta para la utilización de la Administración Tributaria, que admita el acceso en línea a los datos, copia o descarga en un archivo electrónico de la información consultada.
¿Se debe imprimir la factura digital o solo se envía por correo?
En el caso de los consumidores finales se debe imprimir la factura digital a menos que el receptor especifique que prefiere recibirla por correo electrónico. Cuando la trasacción se realiza entre personas físicas o jurídicas registradas en la Administración Tributaria, para emitir y recibir documentos electrónicos no es necesaria la impresión de la factura electrónica.
¿Cuáles otros documentos se pueden emitir electrónicamente además de las facturas?
Los documentos que se pueden emitir electrónicamente además de la factura son: el tiquete electrónico, las notas de crédito y notas de débito, así como los auxiliares electrónicos de ventas, compras, ventas/compras.
Fuentes consultadas:
http://dgt.hacienda.go.cr/boletines/Documents/Preguntas%20frecuentes%20Fact%20Elec.pdf
