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Calidad y ambiente son los dos elementos que formalizará la recién presentada Norma Pyme 01-01-09:2013, coordinada por el Instituto de Normas Técnicas de Costa Rica (Inteco), bajo el marco de la Política de Fomento a las Pymes y Emprendimiento del Ministerio de Economía, Industria y Comercio.
Esta norma surge tras la inquietud, cada vez más latente, de contar con un proceso escalonado, flexible, que valore las buenas prácticas internacionales y que independientemente del tamaño de las empresas favorezca el desarrollo de un sistema de gestión de calidad. Un elemento fundamental es que pueden implementarla todas aquellas pymes certificadas por el MEIC.
“Con esta norma se busca establecer requisitos básicos para que una organización pueda poner en orden su gestión de calidad y ambiente. Se parte de la premisa de que la organización quiere ordenarse con requisitos sencillos y concretos para que sepa qué hacer. El cómo hacerlo depende de las características del personal y de cada empresa. La norma lo que hace es darle una línea de referencia para alcanzar un objetivo determinado”, explicó la Directora de Normalización de Inteco, Alexandra Rodríguez.
“El proyecto se ejecutó en un tiempo récord: alrededor de seis meses. En este caso la expertiz de INTECO y del Comité Técnico de Normalización favoreció la aceleración del proceso. Se contó con especialistas de gran conocimiento del tema que contribuyeron su tiempo al desarrollo de la norma”, agregó.
Los interesados pueden obtener el documento que contiene la norma a través del Centro de Información de Inteco, ya sea en un documento impreso o de forma digital en un disco compacto. Además se puede obtener y cancelar vía correo electrónico. El costo es de ₡13.300.
Paso a paso
Implementar la Norma Pyme es un proceso al cual pueden acercarse todas las empresas, independientemente de su tamaño y cantidad de empleados. Tampoco es relevante si recién inician, si tienen dos años o si tienen seis años de funcionar.
Descubra cada capítulo del documento original con EF Pymes y evalúe cuántos pasos ha dado o cuántos le faltan de dar para poder normalizar sus procesos de calidad y ambiente.
1. Objetivo y campo de aplicación. Con ello el empresario podrá definir si la aplica o no en su negocio. Además, la aplicación de esta norma facilita a la organización la implementación de los sistemas de gestión, tales como los implementados bajo las normas INTE/ISO 9001, INTE/ISO 14001, INTE/ OHSAS 18001, INTE 35-01-01 entre otros.
2. Normas de referencia. Para la aplicación de esta norma no se requiere la consulta de ninguna otra norma.Establece qué otras normas deberían utilizarse pero en este caso no hay requisito previo
3. Términos y definiciones. Nos acerca a la terminología de la norma para entender conceptos calidad, ambiente y hasta pyme.
4. Contexto de la organización. Es el del contexto de la organización ubicar de la norma es definir el alcance, a qué ámbito de acción le va a implementar su norma y haga una revisión inicial de la empresa con relación a los requisitos de la norma.
5. Liderazgo. permite asegurar desde el inicio de la pyme que tendrá compromiso de la dirección o gerencia general, la norma establece que deberíamos tener una política de calidad y ambiente. Implementar política que incluye recursos. Claridad de funciones un perfil de puesto.
6. Planificación. Una vez que se logran establecer los requisitos de la dirección viene la planificación, qué va a hacer para no quedarse en las buenas intenciones. La norma pide que defina objetivos de calidad y medio ambiente: claros y medibles. En la definición deben incluirse no solo los objetivos sino también las acciones, las metas los responsables, los recursos. Tiempo. Eso permite que se pongan objetivos que no solo puedan medirse sino realizarse.
7. Soporte. Es importante porque permite a la organización definir:
7.1 recursos que necesita para poder implementar la norma. ¿Qué tipo de recursos? El recurso humano, infraestructura, sitio de calidad lugar donde se puedan ejecutar correctamente.
7.2 Asegurar la competencia del recurso humano: es decir que sean calificados, competentes en términos de experiencia, educación y formación. Y si la gente no sabe, la norma pide que se capacite el personal para que no haya brecha entre lo que debería saber y lo que sabe. Identificar necesidades de formación ya sean cursos o pasantías. El cómo lo resuelve la organización, según su capacidad.
7.3 El personal debe tener conciencia de su trabajo, del impacto de calidad y ambiental que puede tener un error en el producto final.
7.4 Comunicación. ¿Cómo se comunica hacia adentro y hacia afuera? Evitar el ruido. La norma define procesos e indica cómo vamos a comunicarnos ya sea verbal o electrónico pero con un mecanismo definido.
7.5 Información documentada: 7.5.1 creación y actualización. Control de documentos de origen y procedimientos, Si hay cambios deben controlarse e informarse. Coherencia entre las modificaciones y lo que está por escrito. Escriba lo que hace y haga lo que escribe.
8. Operación.
8.1 Gestión comercial: claridad de acuerdos contractuales aunque sean verbales, nunca ofrecer lo que no se puede dar. Conocer la realidad y capacidad para establecer plazos y contratos. Es una parte novedosa de la norma todo mundo da por sentada la gestión comercial no tiene una estrategia. No hay pronóstico de ventas cuantas 100 o mil. Tenga un procedimiento para atender quejas. El pecado es que me equivoque, se quejen y yo no haga nada. La norma obliga un procedimiento de atención de quejas desde el inicio y hasta que l queja quede cerrada y el cliente esté satisfecho.
8.2 Diseño y desarrollo. Hay pymes que tienen varios productos, cuando ocoemnzamos a innovar somos desordenados con ls nuevos productos, la norma pide que tengan claro el diseño y producción de nuevos productos como produce cómo valida.
8.3 Gestión de compras. Comprar a la gente que vende en calidad precio y tiempo que se requiere, identificación de proveedores, evaluación. Relación con el proveedor. Encadenamientos.
8.4 Producción y prestación del servicio. Hacer plan de calidad requisitos del producto como se miden documente y planifique como va a ser la producción. Tener producción sistemática y si se introducen variaciones deben documentarse.
8.5 Controles operaciones y planes de emergencia ambientales. 8.5.1 Control operacional: debe ser amigable con el ambiente identifique donde contamina gestión de residuos, gestión de energía, gestión de agua y gestión de emisiones. Controlar vectores ambientales. La norma pide priorización en los más significativos y trabajar en los que más impactan. 8.5.2 planes de emergencia: preparada para emergencias, terremoto, inundación, derrame de un producto químico. Aquí se diferencia el día a día con la eventualidad tener procedimientos qué hacer ante una emergencia. ¿Cómo reaccionar si tiene la emergencia?
8.6 Gestión financiera que tenga claro un presupuesto de cómo va a invertir y a asumir los gastos que tiene. ¿Cómo asegurar con el presupuesto los puestos de trabajo? ¿Cómo se aseguran asegurar la infraestructura?. Recursos para implementación del sistema. 8.6.1 presupuesto. 8.6.2 Tesorería asegurar flujo de caja que tenga mayor utilidad que gastos. Estar siempre encima del punto de equilibrio. 8.6.3 Contabildad. Que exista formalidad contabilidad formal claridad de egresos que se pueda auditar.
9. Evaluación del desempeño. Se parte de un principio lo que no se mide no se mejora. Obliga a establecer mecanismos para evaluar gestión de calidad y ambiental la forma mas sencilla, nivel de seguimiento a objetivos. En la parte ambiental saber si se redujo o no el consumo de energía medir desempeño para tomar acciones.
10. Mejora. Parte del principio de la mejora continua. 10.1 Reconoce que podemos equivocarnos identifique sus no conformidades si no sabe en que falla no puede mejorar identifique mecanismos que diga en qué falla. 10.2 Tomar acciones. Investigue la causa proponga un plan de acción y verifique la eficacia de la acción tomada.
