10 consejos para aprovechar al máximo su tiempo de trabajo

Aprovechar cada minuto del día es un arte, sino que lo digan quienes están acostumbrados a que se pase el día sin poder avanzar en las tareas pendientes. Algunos tips básicos le ayudarán a ordenar su tiempo, para que su trabajo y el de todos en su pyme sea más efectivo.

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Marianela Jiménez

El primer consejo llega del sitio chileno especializado Laborum.com, que recomienda no solo el orden, sino además la limpieza del entorno de trabajo. Organizar cada cosa contribuirá a un ahorro de tiempo ya que todos sabrán dónde está todo, algo que parece muy básico pero que, con el paso del tiempo, se va descuidando y nos genera esas preguntas que de pronto nadie sabe responder y nos hacen perder tiempo, como ¡¿dónde están los cartuchos de la impresora?!.

El segundo, es uno de los tips mejor conocidos para aprovechar al máximo el tiempo:  SER PUNTUAL.  Llegar a la hora que es al trabajo, a las citas, a cualquier actividad, hará que ni usted ni los demás pierdan minutos valiosos. Usted mejor que nadie conoce su rutina, sus rutas, así que sabrá cuánto tiempo necesita para desplazarse. Además, cuando cumpla compromisos, como reuniones o almuerzos de trabajo, no alargue su estadía más de lo necesario.

Como tercer punto destaca el hacer una lista de lo que se planea hacer en la jornada, donde lo principal es ir cumpliéndolas a pesar de otras que vayan surgiendo en el camino y dando la prioridad adecuada a cada tarea. “Es mejor empezar por las tareas que menos nos gustan o más complicadas por la mañana, que es cuando más energía tenemos. Se puede usar una alarma para controlar los tiempos y las pausas”, resalta el blog español Workmeter.com, que  recomienda este paso especialmente a los trabajadores “freelance”, aquellos que trabajan solos y desde el hogar.

Un cuarto consejo tiene que ver con la previsión. Usualmente hacemos muchas llamadas en el día, a veces planeadas y otras no. Antes de hacerlas, asegúrese de recopilar toda la información que pueda necesitar, para tenerla a mano y no tener que pausar la llamada o posponerla para hacer esta tarea..

El quinto tip invita a escuchar atentamente cuando le hablan o mantiene una conversación. Una de las actitudes más desagradables es tener que preguntar por algo que nos acaban de decir por no haber puesto atención. Si tiene problemas de concentración, empiece la costumbre de anotar, sobre todo cuando habla con un cliente o un proveedor. Escribir le ayudará a recordar datos que luego podría volver a necesitar.

Aprender a compartir o delegar tareas es el sexto consejo, proveniente de la Missouri Small Business & Technology Development Centers. Recuerde que una persona no puede hacerlo todo,. Y no siempre estaremos en un escritorio o en nuestra empresa, así que aproveche las herramientas que le da la tecnología, por ejemplo con el uso de programas como Dropbox o Google Docs que permiten compartir documentos, agendas, fotos, etc  

El séptimo punto es evitar los llamados “ladrones del tiempo”. Son muchos y cada quien puede identificar los propios, pero los más usuales son las interrupciones, la confusión en las prioridades, la postergación de tareas, la precipitación en la toma de decisiones, pero sobre todo, cuando dejamos que asuntos personales interfieran en nuestra agenda, algo que en nuestra cultura es bastante común. Un paso importante es evitar el teléfono, tanto celular como fijo. Indicar que no vamos a recibir llamadas o por el tiempo que estaremos concentrados en una labor, poner el celular en modo silencio.

Un octavo consejo se orienta al aprovechamiento de la tecnología para agilizar tareas como mantener un control de su flujo de caja o incluso a la hora de contratar personal, hay numerosas páginas en la web que le ayudan a buscar candidatos. También hay programas que le permitirán medir la productividad de su personal, como RescueTime o algunos más radicales como Freedom, un programa que le bloquea el acceso a internet por un periodo determinado de tiempo para evitar la tentación de conectarse a redes sociales, por ejemplo.

El noveno “mandamiento” es conocer el valor de cada minuto. Haga la prueba de hacer diferentes cosas en un minuto y verá que ese corto lapso dura lo suficiente para muchas cosas. No malgaste sus muchos minutos de trabajo; más vale dedicar 10 minutos con concentración a una tarea, que una hora sin estar enfocados en ella. La calidad es más importante que la cantidad, aconseja el portal especializado DeGerencia.com

Por último, todos los consejos anteriores solo serán posibles de implementar si se mantiene un balance entre todas las áreas de nuestra vida. No renuncie a una o varias, al contrario, aprenda a gestionar su agenda, lo que significa que debe dedicar tiempo a todas ellas (empresa, familia, estudio, amigos, salud,etc), ciertamente a algunas más que otras, pero sin dejarlas de lado del todo.