Cuando una pyme gasta más de lo que recibe: ideas para ordenar sus finanzas

Si su pyme llega a fin de mes con las arcas vacías y no tiene claro a qué se debe esa insuficiencia, pues el negocio registró bastantes ingresos, quizás sea hora de realizar una evaluación de sus finanzas, valorar aplicar recortes y elaborar un presupuesto que le permita llevar el orden.

Silvio Lacayo, gerente general de Desyfin, plantea dos escenarios que la pyme debe escoger para solventar su déficit, los cuales no son excluyentes.

El primero es buscar cómo aumentar los ingresos, principalmente por medio de un plan que genere un incremento en las ventas.

“Esta solución debe venir acompañada de un plan estratégico de penetración de mercado, originado a partir de las siguientes premisas: ¿cuáles son los productos más rentables que produzco?, ¿cuál es mi ventaja competitiva?, ¿cómo voy a lograr distribuir y comercializar mis productos?, ¿cómo está mi precio frente a la competencia?”, propuso el gerente.

Lacayo manifestó que es necesario focalizarse en calidad, precio y mercadeo, con el fin de obtener buenos resultados.

La segunda alternativa que brinda es reducir los gastos.

“Para la pyme resulta menos doloroso recortar la planilla (recurso humano) delegando ciertas labores administrativas a empresas de outsourcing, bajar costos de las materias primas mediante la búsqueda de mejores proveedores”, dijo Lacayo.

También sugirió “incrementar las eficiencias en los procesos de producción (por ejemplo, a través de la automatización de algunos de ellos), delegar la distribución de sus productos en un tercero mayorista o bajar el costo financiero readecuando los pasivos o reestructurando las deudas”.

Adrián Serrano, ejecutivo de pymes de Mucap, recomendó efectuar un presupuesto, con el fin de estudiar los incrementos y disminuciones en costos y gastos de la empresa.

“Permitirá tomar decisiones sobre los recortes (que hay que hacer), que no afecten la continuidad del negocio. Para esto es importante involucrar a los colaboradores para que aporten ideas y soluciones y para que tomen conciencia de la situación”, indicó Serrano.

Serrano también propuso renegociar con los proveedores de la empresa las condiciones de pago de materias primas, productos y servicios.

Otras soluciones dadas por Serrano son efectuar mejoras en el cobro a los clientes y ofrecer nuevas líneas de un producto, que puedan derivar en el despegue de las ventas.

El presupuesto como guía

Un presupuesto ayuda a tener claro cómo se va a emplear el dinero del negocio y a determinar cuáles inversiones son prioritarias y qué gastos se deben vigilar con más cuidado para evitar que se salgan de control o cuáles de ellos se deben recortar del todo.

“Mediante esta herramienta es factible ver, con claridad, cuáles meses del año pueden ofrecer una utilidad, para compensar la pérdida de otros malos períodos y pensar en el ahorro”, dijo el gerente de Desyfin.

¿Qué elementos básicos debe contener un presupuesto?

Serrano formuló que la sección de ingresos de tomar en cuenta las ventas al contado, recuperaciones de cuentas por cobrar, ingresos financieros y dinero adicional del cual disponga la empresa.

La sección de egresos debe incluir costos fijos y variables de operación.

“Por ejemplo, electricidad, agua, internet, alquiler, teléfono, combustible, salarios, cargas sociales, seguros, comisiones, servicios profesionales, amortizaciones de créditos, cargas financieras, impuestos y ahorro, entre otros”, expresó el ejecutivo de Mucap.

Por su parte, Juan Carlos Acuña, gerente de negocios corporativos de Banco Lafise, recomendó ayudarse con una hoja de Excel para efectuar el presupuesto. Además, es importante proyectar qué ingresos se tendrán, ya sea en la semana o el mes.

“Inicie con los ingresos permanentes o propios del giro de su negocio (ingresos por ventas) hasta aquellos ingresos en renglón aparte que sean definidos como ocasionales (otros ingresos no recurrentes)”, sugirió Acuña.

Acuña aconsejó también incluir gastos normales de la empresa y las amortizaciones de préstamos o pagos de capital (aunque no son gasto, sí son salidas de efectivo, dijo).

“En los períodos que el flujo neto de efectivo sea negativo (las salidas son mayores que los ingresos), haga una revisión previa y analice cuales de sus salidas pueden ser trasladadas a otro período o, en su defecto, es el momento de "solicitar" un préstamos de capital de trabajo”, dijo Acuña.

Lacayo expuso que en el presupuesto se deben prever los incrementos de salario de cada año y las posibles subidas en los precios de las materias primas.

EJEMPLO:

A continuación, brindamos un ejemplo muy sencillo e hipotético de un salón de belleza (pyme), dividido en gastos e ingresos. Al final, se plantean algunas interrogantes que pueden ayudar a plantear acciones con el fin de incrementar los ingresos.

Mes de setiembre:

INGRESOS (colones):

GASTOS (colones):

Ingresos – gastos: ¢520.000.

Preguntas que surgen de analizar el presupuesto:

1. ¿Cómo puedo reducir el gasto por electricidad y agua? ¿Qué medidas puedo tomar para ahorrar?

2. ¿Existen productos que estoy comprando de los que pueda prescindir? ¿Cuáles productos resultan más eficientes y cuáles no tanto?

3. ¿Puedo negociar mejores precios con mis proveedores o buscar otros que vendan a precios más accesibles?

4. Si el servicio de tinte es el que más ingresos me genera, ¿cómo puedo atraer a más personas a que vengan a mi local a teñirse?

5. ¿Qué servicios nuevos puedo ofrecer –sin que implique incurrir en demasiados gastos- para aumentar mi clientela e ingresos? ¿Qué otras necesidades tienen mis clientes?

6. ¿La publicidad que estoy haciendo en medios digitales está resultando efectiva?