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Cuando un miembro de la Asociación Solidarista de Florida Ice & Farm (Asoflorida) de una zona alejada requería solicitar un crédito u otro trámite debía esperar la visita mensual de un funcionario.
También podría ir hasta uno de los ocho depósitos de la empresa —a veces con varias horas de viaje y en horario normal— para retirar la documentación y luego enviarla.
Ahora con una aplicación móvil o envíando un mensaje de texto (SMS) con el celular realiza un trámite, por ejemplo, de un préstamo para el cual tiene un monto disponible o para un vale de caja chica.
Estas facilidades también han permitido que ahora se realice vía digital el 99% de las 70 operaciones diarias de crédito y de ahorro que antes Asoflorida atendía en ventanilla.
Para lograrlo la Asociación se pasó a utilizar servicios en la nube para sus sistemas informáticos y bases de datos, con el apoyo de la compañía costarricense Quarzo Innovación.
"Si hubiéramos seguido con el modelo anterior, hoy tendríamos el doble de personal, más gasto de papelería para imprimir estados de cuenta o vales, y más costos", aseguró Sandra Dormond, gerente de Asoflorida.
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En el sector cooperativo también se vienen impulsando procesos de modernización tecnológica, como en la Cooperativa Dos Pinos, Coopemep y Coopeservidores.
Tenían una bomba de tiempo
Asoflorida —fundada en 1955— utilizó desde el año 2000 hasta el 2008 un software a la medida para sus operaciones y la atención de los asociados.
"Era una bomba de tiempo", recuerda Dormond. "Se caía el sistema, el proveedor ya no estaba y nuestro encargado de tecnología —que había sostenido el software— se iba pues tenía una oportunidad laboral".
Antes de tomar la decisión de migrar el sistema, se nombró un comité de tecnología y con apoyo de técnicos de la misma Cervecería analizaron la opción que ofrecía Quarzo.
Esta es una firma con 21 años, 40 colaboradores y 600 clientes. Se enfoca en asociaciones solidaristas y cooperativas en Costa Rica y el resto de la región centroamericana a las que ofrecen sistemas virtualizados, servicios en la nube y apps móviles para la gestión y trámites en línea.
Por ejemplo, su servicio de inteligencia de negocios —denominado Resumen Ejecutivo— es utilizado por 48 asociaciones solidaristas, las cuales pueden hacer un análisis comparativo (bechmarking) de los principales indicadores financieros. Esto facilita la toma de decisiones.
La firma ha trabajado con 40 asociaciones y clientes para migrar sus sistemas informáticos a la nube, con lo que obtienen los beneficios de reducción de costos de operación y de mantenimiento, así como mayor seguridad, confidencialidad, duplicación y redundancia.
Los contratos se respaldan en acuerdos de nivel de servicio o SLA (por sus siglas en inglés). Para el desarrollo de los servicios en la nube se utiliza la plataforma Azure, de Microsoft, así como de la compañía local Grupo CMA, que brinda servicios de infraestructura en la nube (IaaS).
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Los servicios en la nube se pueden utilizar a través del navegador o browser de Internet o de forma remota mediante la virtualización. Marco Escamilla, CEO de Quarzo, explicó que en este caso no es una red virtual privada o VPN, sino que se trata de un aplicativo virtualizado.
Aquí el usuario abre el ícono de la aplicación y, vía Internet, tiene acceso al servicio o sistema informático. Puede ser un sistema gerencial tipo ERP virtualizado, por ejemplo.
Así se favorece el teletrabajo y, en especial, tener acceso desde cualquier dispositivo a los sistemas corporativos, incluso desde un smartphone. También se facilita la integración de apps móviles para que los clientes puedan utilizar los servicios digitalizados.
"Una asociación solidarista o una cooperativa tienen limitaciones de horario para atención de sus asociados. Con estos servicios y las apps se puede hacer transacciones en cualquier momento", destacó Escamilla.
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Paso a paso
El proceso de migración a la nube de Asoflorida se empezó a dar en el 2008.
El primer paso, hace seis años, fue renovar el sistema on premise existente. Después se utilizó un servicio que permitía hacer trámites en línea siempre que el asociado se encontrara en las instalaciones de la compañía.
El tercer paso, en 2014, fue migrar la base de datos y virtualizar todos los servicios, a lo que siguió el lanzamiento de la app a principios del 2015.
La app incluso puede utilizarse en las asambleas de Asoflorida para las votaciones y cuando se deben tomar acuerdos como la distribución de dividendos.
Además, en este proceso se incorporó el servicio de SMS.
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En el camino se identificaron los servicios que podían darse con estos mecanismos:
- Los ahorros: por ejemplo, aumentar el monto de un ahorro.
- Los créditos revolutivos: con garantía al ahorro y donde se establece el monto disponible que puede solicitar el asociado.
- Los vale de caja chica: préstamos breves de hasta ¢100.000 que el asociado cancela a fin de quincena o se deduce del siguiente pago de salario.
- El pago de servicios públicos.
- Las recargas de telefonía móvil.
Solo queda el 1% de los trámites, correspondientes a créditos donde se requiere fiadores o los hipotecarios, todos los cuales requieren el trámite personal.
Así la Asoflorida hizo frente a las necesidades de operación para atender a los asociados en cualquier momento y a los que estaban en zonas alejadas.
También atiende la demanda de una población que incrementó el uso de servicios en línea y desde los móviles.
"El gran reto es ver esta tecnología como una solución para reducir costos y mejorar la competitividad", dijo Escamilla.
Los resultados
Los frutos empezaron a notarse. La app es utilizada por 1.800 de los 2.500 asociados, los cuales ya realizan 5.384 trámites digitales por mes.
La organización estima que así se redujo en 81% en el gasto de papelería. También hay una reducción del 95% en el tiempo dedicado a trámites y una disminución del 72% del tiempo dedicado a atender asociados.
Además, con la gestión en línea y la app, aumentó en 96% el pago de servicios públicos y de recargas (suman ¢95 millones al mes). Estos dos servicios a la vez dejan una comisión a Asoflorida.
La organización estima que obtiene ahorros del 30% en el gasto administrativo.
Según Dormond antes pagaban $1,5 millones solo en mantenimiento de bases de datos. En la actualidad pagan $2.700 (unos ¢1,4 millones) incluyendo los servicios de bases de datos y de software (bajo el modelo de Software as a Service o SaaS), el mantenimiento, el soporte y la seguridad.
"Ya no hay que preocuparse porque falló un equipo", dijo Dormond.
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No son los únicos resultados. Con el nuevo modelo es más fácil integrar aplicaciones para nuevos servicios a los asociados.
Asoflorida planea reforzar su servicio en línea de créditos revolutivos y de vales de caja chica facilitando el depósito del dinero los fines de semana a través de los cajeros automáticos del Banco Nacional.
Para eso se utilizan los web services, donde se establecen las reglas de negocio con las que se debe integrar las nuevas aplicaciones y servicios. Esto permite también mayor agilidad, pues antes se tardaba tres veces más de tiempo en programación.
"Ahora no hay que desarrollar practicamente nada", aseguró Escamilla, de Quarzo.
