Una empresa prueba diariamente el negocio de usar la nube

En esta firma, de seis abogadas y nueve colaboradoras, la comunicación con los más de 100 clientes locales y del exterior (90%), para asuntos de registros de marcas y patentes, se hace a través del correo electrónico. Antes, si un email no llegaba –por saturación del servidor– se generaban inconvenientes. “Se nos hacía un caos”, dijo Villaneda.

Ahora tienen un servicio de alta capacidad de almacenamiento, 365 Office de Microsoft, y que permite establecer reglas de funcionamiento para atender a los clientes nuevos y actuales.

Además se apoyan en Link (Skype For Business) para mensajería instantánea, en SharePoint para compartir documentos, y en Azure para el área contable, todos servicios en la nube.

Marcela Vargas, gerente de mercadeo y comunicación para Microsoft Costa Rica, destacó que con los servicios en la nube las empresas, además de aumentar su productividad y la mayor capacidad de almacenamiento (50 GB), reciben un servicio a la medida de sus necesidades.

No es la única opción que puede aprovechar una empresa.

Orbweb.ME es una plataforma de nube privada que permite –desde cualquier dispositivo– acceso a la computadora personal y a sus archivos; transferencia de documentos, fotos, videos y música entre dispositivos; y hasta monitoreo remoto de lo que ocurre en la empresa a través de las cámaras web de las computadoras.

Con este servicio las empresas (incluyendo las micro) obtienen almacenamiento ilimitado y alta seguridad; asimismo, pueden elegir entre un plan gratuito o dos paquetes con costos y servicios diferenciados (de $6 a $9 por mes), detalló María Cecilia Calello, especialista de mercado y relaciones públicas de Orweb Inc.

También firmas de soluciones empresariales como SAP y Oracle ofrecen servicios en la nube para las empresas a través de sus distribuidores locales.

Respaldo del negocio

Los beneficios van más allá de lo operativo.

Una de las socias de Ideas Trademarks & Patents tuvo que trasladarse a Nicaragua por el trabajo de su esposo, pero eso no fue impedimento para que ella continúe trabajando con el bufete.

La misma Villaneda participó recientemente en un evento sobre propiedad intelectual en San Diego, California, EE. UU., y estuvo conectada como si se encontrara en la oficina, con lo que estaba al día sus tareas.

Estas posibilidades se hacen realidad pues con la nube se pueden utilizar los servicios en cualquier dispositivo (computadora de escritorio o portátil, tableta y smartphone ) y con actualización instantánea de los datos.

Hay otras ventajas.

Puede ocurrir que un cliente les haga referencia a un contrato o a alguna negociación que se finiquitó con un socio que ya no labora en el bufete. En estos casos se revisan los correos y archivos que así lo documentan, todos guardados en el servicio de la nube gracias a la alta capacidad de almacenamiento que obtienen.

Adriana Esquivel, gerente de Ideas Trademarks & Patents, destacó los bajos costos ($20 mensuales por usuario, incluyendo 365 Office, Link y SharePoint); la flexibilidad, pues si ya no se necesita la capacidad o las cuentas contratadas se hace el ajuste en el servicio y en la factura; y las facilidades para compartir reportes y otros informes.

Esteban Cubero, consultor de Database Technologies, la empresa que le brinda la asesoría y el soporte al bufete como distribuidor de Microsoft, aseguró que incluso su labor se facilita pues cualquier situación se atiende en línea, no como antes que había que esperar que el técnico se trasladara hasta donde el cliente.

Con los nuevos servicios, las socias del bufete también aprendieron a optimizar el trabajo, pues no se pierde tiempo revisando el correo electrónico y dejando de lado otras tareas diarias. Ahora basan su jornada en un programa diario de actividades, que incluye la revisión de los emails en una hora y por un tiempo definido, para pasar de inmediato a atender y realizar otras tareas.

Entre las reglas que establecieron con estos servicios a nivel de correos electrónicos se incluye que aquellos mensajes que llegan a la dirección del bufete sean recibidos por varias de las socias encargadas de atender nuevos clientes. Además, deben responderle en un máximo de 24 horas y el servicio permite verificar su cumplimiento.

“Así hemos captado nuevos clientes”, aseguró Villaneda.