Soluciones tecnológicas le ayudan a agilizar controles para la Reforma Procesal Laboral

Empresas deben asegurar respaldos de gestión de personal

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La Reforma Procesal Laboral representa para las empresas un cambio significativo en el manejo de la información y la transparencia que le ofrece a sus colaboradores.

Con esta Ley que comenzará a regir a partir del próximo 25 de julio, se incluye la posibilidad de que se les acuse a los patronos en forma directa y personal, aún cuando no sean los responsables directos de las decisiones laborales en la empresa.

Si bien la Reforma Procesal Laboral no se enfoca en modificar los procesos de administración del recurso humano, si es una oportunidad para que las organizaciones digitalicen sus expedientes con el objetivo de evitar la omisión de importantes acciones laborales en el historial de un funcionario, y que puedan ser requeridas en procesos futuros.

El control de los pagos, las vacaciones, procesos de reclutamiento, ascensos y demás gestiones deberán quedar debidamente documentadas para que las empresas tengan el debido respaldo ante una posible denuncia.

Por estas razones la tecnología se presenta como un aliado y una solución para hacerle frente a la reforma que modifica al Código de Trabajo en casi un 40%.

Lo ideal para las compañías es elegir una plataforma que le ofrezca ominicalidad y movibilidad con el fin de responder inmediatamente a cualquier duda que se le presente a los trabajadores.

VEA: ¿Cuáles son los cambios más significativos que trae la Reforma Procesal Laboral?

Registros digitales

Como parte de las modificaciones al Código de Trabajo habrá asistencia legal gratuita, la aplicación de la oralidad en los procesos y nuevos plazos en los tiempos de respuesta en procedimientos ordinarios y especiales.

Se espera que los tiempos de respuesta sean mucho menores, por lo que los representantes de las compañías deberán de tener lista toda la documentación necesaria para mostrar la transparencia en sus diferentes procesos.

Ana Laura Medrano, consultora de gestión de talento de Oracle, afirmó que todas las empresas, grandes y pequeñas, se verán impactadas por igual con esta reforma, por lo que se recomienda analizar desde lo interno cuáles son las necesidades reales de la compañía para identificar la solución tecnológica que mejor se adapte a sus requerimientos.

Por ejemplo, una empresa abre un proceso de reclutamiento y una persona que no fue contratada demanda al empleador porque le parece que la gestión no fue transparente.

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En este momento la empresa deberá de presentar todas las pruebas necesarias para mostrar lo contario.

Con ayuda de plataformas se puede tener en un solo lugar las grabaciones de las entrevistas, los resultados de las pruebas, perfiles de los candidatos y todas las demás pruebas que respalden que hubo una adecuada gestión.

Así sucede al llevar el control de los sistemas de pago, la digitalización en la solicitud de vacaciones, expedientes y demás procesos que involucren el seguimiento de los trabajadores.

Paola Gutiérrez, especialista en derecho laboral, explicó que todo lo relacionado con el tema de foros especiales y regímenes de discriminación, la ley dice que se le tiene que dar curso en un periodo de 24 horas con carácter prioritario.

Entonces, la información empresarial tiene que estar disponible pronto y lo ideal es que se pueda también accesar desde dispositivos móviles, desde aplicaciones y sitios responsivos.

Para tomar en cuenta

Antes de elegir una solución tecnológica para llevar mayor control organizacional, es necesario tomar en cuenta los requerimientos funcionales del software , es decir, cómo ejecutará los procesos y decidir si la organización se adaptará al software o el software se adaptará a la organización.

Es decir, si la compañía elige una tecnología que le obligue a cambiar sus procesos administrativos y la forma en que realiza las cosas o bien, que la herramienta se adapte a la manera en que tradicionalmente se ejecutan las tareas en la organización.

Por otra parte, se debe analizar si la tecnología se alinea a la estrategia empresarial.

Andrés Casas, socio de Risk Advisory de Deloitte, explicó que las organizaciones que vean la Ley como una oportunidad de evolucionar o madurar sus procesos deben considerar que implementar una tecnología por sí sola no logrará el objetivo de simplificar el proceso de administración.

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“Debe acompañarse de un diseño de procesos que relacione la aplicación de la tecnología con las acciones de administración y debe tener un fuerte soporte de parte del órgano de gobierno que asegure su aplicación bajo buenas normas”, añadió Casas.

Hoy es posible identificar soluciones en la nube o seguir con el modelo tradicional de instalación en los servidores.

Para los casos donde la nube sea una opción, deben realizar un análisis para asegurar que los requerimientos funcionales, operacionales y legales sean incluidos en el contrato de servicio.

“Una pyme puede optar por uso de soluciones en la nube para soportar sus procesos o bien tiene la opción de contratar una empresa de servicios que brinde no sólo la tecnología sino que también le apoye en la ejecución de procesos”, recomedó Casas.

Sin importar si utiliza tecnología en la nube o con servidores, los controles de seguridad son la base para que se pueda depositar confianza en la información.

Medrano señaló que se debe hacer una revisión del nivel de maduración que tiene la compañía con el fin de acortar brechas y aprovechar al máximo de los recursos con los que dispone en la actualidad.

Sostenbilidad y financiamiento