Hay entidades públicas a las que Usted le pregunta si digitalizaron procesos y lo que responden es una lista de formularios PDF que guindaron de sus sitios web para que los usuarios los descarguen, los impriman, los llenen a mano, les adjunten los documentos físicos solicitados y los entreguen en sus oficinas o los envíen escaneados.

¿Eso es digitalizar procesos y trámites? La respuesta es obvia. No es casual que el tema de digitalización fuera repetido 65 veces en la Memoria Anual 2020 que la Contraloría General de la República presentó el pasado 3 de mayo.

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Como dice el documento: “la transformación digital va mucho más allá de la inclusión de mayor cantidad de equipos de cómputo o licencias de software”. Y claro que hay esfuerzos de superar ese nivel de comprensión, pero se quedan cortos y son pocos (Hacienda, por ejemplo) donde el trámite es completa, total y verdaderamente digital.

El informe de la Contraloría contextualiza la situación de Costa Rica en el marco de la pandemia causada por el Covid-19, su impacto en todos los sectores y cómo puso de manifiesto el valor de la información y la digitalización para garantizar la continuidad de los servicios, los retos existentes y hasta los ridículos que se comenten.

Esta es una síntesis.

Los “retos”

Digitalización

El 72% de 90 instituciones que prestan servicios críticos reportaron haber digitalizado algún proceso debido a la emergencia, pues “descubrieron que estaban atrapadas en papeles”, pero dice la Contraloría que hay limitaciones de cultura y procesos.

Según la Memoria, la emergencia por el Covid-19 implicó que el 81% de las entidades establecieran medios de atención remotos y digitalizarán procesos (62%), aunque solo una porción simplificó trámites (36,5%). (¿La mayoría digitalizó ineficiencias existentes?)

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Aumento de riesgos

Aumentaron los riesgos asociados a la brecha digital (hay 242.000 hogares sin conexión a Internet), de ciberseguridad y de infraestructura de telecomunicaciones (calidad y ancho de banda) que inciden sobre la continuidad de los servicios públicos, los tiempos de respuesta y la capacidad del país para enfrentar emergencias.

La pandemia evidenció el rezago tecnológico en el sistema educativo, con un 30% del estudiantado sin Internet, así como problemas en las redes de conectividad que enfrentan una mayor demanda.

Gestión de datos

El informe indica que el sector público muestra rezagos importantes en cuanto a la generación, integración y sistematización de la información, lo que afecta la posibilidad de transformar y aprovechar este recurso en la toma de decisiones.

Incluso, indica el informe, la recopilación de los datos sobre casos confirmados de contagios por Covid-19 es manual y en el caso del Ministerio de Educación Pública (MEP), que cuenta con un sistema de información, no se tiene datos de los planes de apertura de centros educativos.

Propuestas

La entidad plantea que es necesario:

—Anticipar la demanda de servicios de telecomunicaciones para prevenir la congestión y saturación del servicio, aumentar el ancho de banda y fortalecer la capacidad de recuperación y de las redes.

—Definir estándares de protección y confidencialidad para el resguardo de la información crítica que manejan las instituciones públicas y un esquema de gobernanza de datos, donde se definan roles y responsabilidades dentro de las entidades y entre las instituciones interesadas.

—Profundizar habilitadores digitales clave necesarios para entornos virtuales, como firma digital, interoperabilidad en sistemas de instituciones y sistemas de gestión financiera integrado para todo el sector público que genere eficiencia y ahorros para la Hacienda Pública.

—Desarrollar la cultura digital en el sector público, entendiendo la virtualidad como un nuevo estándar en los servicios, la integración de las tecnologías, configuración de marco operativo común basado en el intercambio de información para gestión de situaciones de riesgo y emergencias

—Impulsar una visión integral de la transformación digital del Estado que ayude a consolidar plataformas de servicios públicos integrados y a reducir brechas de ineficiencias existentes, generando ahorros, lo que obliga a la Asamblea Legislativa también a generar leyes de gobierno digital (implementación y uso de TICs) y de gobernanza digital (interacción entre actores).

Las propuestas enumeradas no son desconocidas y se han planteado varias (¿podríamos decir: innumerables?) veces. Algunas, como la interoperabilidad, tienen 20 años en agenda.

Pasaron las administraciones de Rodríguez, Pacheco, Arias, Chinchilla, Solís y Alvarado (que prácticamente acabó) y la integración de sistemas entre instituciones es todavía un sueño lejano y si se da es una hazaña.

La cuestión es, desde hace mucho tiempo: ¿quién lo hace?

Se supondría que la Agencia de Gobierno Digital, aprobada ya su ley, se haga cargo. Sin embargo, como en las empresas si el propietario o el gerente general no se pone la camiseta de la digitalización, el problema siempre será si no lo hace el principal inquilino de la Casa Presidencial.