Cuando se habla con las personas emprendedoras una de las situaciones que más se presentan es el de los trámites para iniciar un negocio. Y el primer inconveniente es conocer o tener la información de cuáles son.
Con el riesgo de que algunos de los pasos o trámites, que se indican acá, cambien —ojalá para facilitar y agilizar la creación de negocios— los siguientes son los principales documentos o solicitudes que Usted debería presentar. Recuerde que la inscripción ante el Ministerio de Hacienda o para apertura de cuentas bancarias de su empresa forman parte de las tareas a realizar.
De hecho, la semana anterior, el gobierno anunció la firma por parte de Presidencia y el Ministerio de Salud del decreto que permite obtener permisos sanitarios de funcionamiento en un día y que se suma a las facilidades de la Ventanilla Única de Inversión (VUI). Queda pendiente por ver si las entidades cumplen.
LEA MÁS: ¿Cuáles cambios en los trámites para la apertura de un negocio debe tomar en cuenta Usted?
Debe recordar también que los trámites varían dependiendo de la actividad económica del negocio que se desea crear.
A junio de 2021, según el Anuario estadístico de la Caja Costarricense del Seguro Social (CCSS), en Costa Rica había 84.414 patronos que empleaban a casi 1,6 millones de personas. De ellos, 70.235 eran patronos de empresas privadas, con una planilla total de 961.841 trabajadores.
Trámites generales
¿Cuáles son los trámites principales que debe realizar una persona para crear un negocio y formalizarlo desde el inicio?
De acuerdo con la respuesta emitida por el Ministerio de Economía, Industria y Comercio (MEIC), los pasos para crear y formalizar un negocio son:
1. Solicitud del uso de suelo ante el gobierno local.
2. Solicitud del Certificado Veterinario de Operación (CVO) ante el Servicio Nacional de Salud Animal (Senasa) del Ministerio de Agricultura y Ganadería (MAG) o el Permiso Sanitario de Funcionamiento ante el Ministerio de Salud; según corresponda de acuerdo a la actividad económica a desarrollar.
LEA MÁS: Esto es lo que debe saber sobre la inscripción y la desinscripción ante Tributación
3. Solicitud de póliza de riesgos del trabajo o exoneración ante alguna aseguradora.
4. Inscripción como contribuyente en el Registro Único de Contribuyentes ante el Ministerio de Hacienda.
5. Solicitud de patente municipal ante el gobierno local.
6. Inscripción ante la CCSS e inscripción del personal.
El MEIC recordó que para realizar estos trámites la persona interesada no debe estar moroso ante la CCSS.
¿Dónde puede encontrar, una persona interesada en iniciar o crear un negocio, el listado de trámites que necesita realizar para empezar una empresa de manera formal?
Las personas pueden encontrar el listado en la página web de la Ventanilla Única de Inversión. También pueden encontrar información más detallada de los trámites en el Manual para las Personas Emprendedoras en Costa Rica. Y, además, está disponible la guía del Instituto Nacional de Aprendizaje (INA).
Registro pyme en MEIC
¿Cuáles son los trámites para registrarse como pyme en el MEIC?
Debe ingresar a la página Sistema de Información Empresarial Costarricense (SIEC) y acceder al ícono Registro Pyme.
—El siguiente paso es registrarse como usuario suministrando un correo electrónico y una contraseña.
—Una vez registrado podrá loguearse y dar clic en Registro Condición Pyme.
“Es importante mencionar que como parte de las acciones simplificación, este trámite se realiza por medio de una declaración jurada, por lo que no es necesario adjuntar los documentos que actualmente se solicitan en el sistema, como son la última declaración de renta y el recibo del pago de la póliza de riesgos de trabajo”, indicó el MEIC.
LEA MÁS: ¿Cuál es la utilidad de registrarme como mipyme en el MEIC?
¿El registro Pyme sustituye los trámites de inscripción de una empresa?
No se sustituyen los trámites generales. “Siempre se deben realizar los trámites generales para la apertura de una empresa”, recalcó el MEIC.
El Ministerio explicó que el Registro Pyme es voluntario y para obtenerlo se debe cumplir con dos de tres requisitos: estar inscrito ante el Ministerio de Salud, ante la CCSS y contar con la póliza de riesgos del trabajo o exoneración.
Trámites para fábricas
¿Qué pasa en el caso de los trámites para una fábrica?
De acuerdo a la Cámara de Industrias de Costa Rica los trámites a tomar en cuenta son:
—Certificado de uso de suelo otorgado por la Municipalidad competente.
—Permiso sanitario de funcionamiento otorgado por el Ministerio de Salud.
—Póliza de riesgos del trabajo.
—Inscripción patronal ante la CCSS.
—Inscripción ante el Registro Único Tributario del Ministerio de Hacienda.
—Documento de evaluación ambiental ante Setena.
—Disponibilidad de agua ante el Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados (AyA).
—Certificado veterinario de operación otorgado por el Servicio Nacional de Salud Animal (Senasa), cuando corresponda.
¿Y si quiere ser beneficiaria del Régimen de Zonas Francas?
—Solicitud de ingreso al Régimen de Zonas Francas, ante la Promotora de Comercio Exterior (Procomer) y el Ministerio de Hacienda.
—Registro de empresa beneficiaria del Régimen de Zonas Francas, ante la Dirección General de Migración.
—Estancias de empresa beneficiaria del Régimen de Zonas Francas, ante la Dirección General de Migración.
—Ejecutivos de empresa beneficiaria del Régimen de Zonas Francas, ante la Dirección General de Migración.
Trámites para negocios agropecuarios
¿Cuáles son los trámites para crear y formalizar una empresa agropecuaria?
De acuerdo con la Dirección de Extensión Agropecuaria, el Servicio Fitosanitario del Estado (SFE) y Senasa, todas del Ministerio de Agricultura y Ganadería (MAG) los trámites para crear y formalizar una empresa o negocio agropecuario son:
—Registrarse en el Ministerio de Hacienda como contribuyente y los procedimientos los define esa Institución.
—En el caso de los productores de canasta básica se deben registrar además como comercializador, distribuidor y productor de productos incluidos en la canasta básica tributaria y sus insumos de acuerdo a las normas y disposiciones de:
-Reglamento de canasta básica tributaria
-Procedimiento para solicitar el registro, las órdenes especiales para la autorización de la exoneración o tarifa reducida del Impuesto sobre el Valor Agregado.
-Reforma del procedimiento para solicitar el registro, las órdenes especiales para, la autorización de la exoneración o tarifa reducida del Impuesto sobre el Valor Agregado.
Si la actividad es de carácter pecuario, los procedimientos de registro y autorizaciones están definidos por el Servicio Nacional de Salud Animal, que es la instancia que brinda el Certificado Veterinario de Operación (CVO). (Ver comentarios adicionales)
Si la actividad es de carácter agrícola para exportación, viveros o relacionados con los insumos agrícolas, las regulaciones las da el Servicio Fitosanitario del Estado (SFE).
Registro Pympa en MAG
¿Cuáles son los trámites para registrarse como productor en el MAG?
En el MAG se puede hacer inscribir en el Registro de Pequeños y Medianos Productores (Pympa):
—La certificación de Pympa la realiza el MAG de acuerdo con el procedimiento, los requisitos y las clasificaciones establecidos en los artículos del 5 al 10 del Decreto Ejecutivo 37911-MAG.
—La certificación como productor en general para fines fiscales de acuerdo con en el artículo 6 de la Resolución No. MAG-DGT-R-52-2019.
El Registro de Pympa se hace por una única vez y se actualiza una vez al año. Se puede hacer a título personal (persona física) o como una sociedad anónima (persona jurídica)
¿Cuáles son los pasos a seguir para el registro Pympa?
—El interesado debe ir a la Agencia de Extensión Agropecuaria más cercana al lugar donde se ubica su finca para realizar el registro.
—El usuario debe llevar su cédula de identidad y un documento que permita corroborar la información de ubicación de la finca y el propietario (certificación literal de la propiedad). En caso de las personas jurídicas debe apersonarse el representante legal de la misma.
—Si la finca es alquilada, aportar un documento de arriendo (donde el dueño de la finca hace constar que alquila una determinada cantidad de tierra; con los datos personales del dueño y los del arrendatario). Debe aportar la información de la finca y del propietario de la finca y dar una declaración jurada al respecto si la propiedad no está a nombre de la persona productora.
—Los formularios están en el sistema de registro que administra la Dirección Nacional de Extensión Agropecuaria y se ajustan a los estipulado en los anexos 1 y 2 del Decreto Ejecutivo 37911-MAG.
—Los funcionarios del MAG en las regiones ingresan la información al sistema proporcionada por el usuario.
—Una vez registrado, el usuario debe actualizar la información cada año o cada vez que haya cambios en el uso de la tierra, actividades del agro desarrolladas, tenencia u otros datos importantes de actualizar.
—Una vez hecho el registro, el plazo máximo que tienen los funcionarios del MAG para entregarle al interesado la constancia es de 10 días. Sin embargo, puede emitirse con antelación.
—El usuario debe firmar una Declaración Jurada: la declaración jurada es un documento que emite el mismo sistema y lo que contiene es la información que el interesado brinda, para lo cual no se le solicita ningún documento adicional.
¿Ese registro sustituye los trámites generales de inscripción de una empresa?
No. El registro anterior solo certifica la condición de la persona como productora agropecuaria en una actividad primaria (ya sea producción de plantas o de animales).
En el MAG se reiteró que son otras las instancias las que autorizan a las empresas a funcionar, tales como el Ministerio de Hacienda, el Servicio Fitosanitario y Senasa, entre otras.