Las nuevas tecnologías y dispositivos permiten a las empresas optimizar sus procesos y también es posible monitorear a las personas colaboradoras, para verificar cumplimiento y seguridad, aunque deberán seguirse algunos procedimientos y respetar las limitaciones.

Un sistema de geolocalización (GPS, por sus siglas en inglés) ayuda a las empresas a determinar las rutas de sus unidades de transporte para entrega de productos, así como para seguridad de los vehículos y de su personal.

Las empresas pueden determinar cuáles son las mejores rutas, rediseñarlas o programar el despliegue del transporte durante la semana con el objeto de llevar los productos en el menor tiempo posible a los clientes y para reducir gastos de combustible, entre otros.

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¿Pueden servir para monitorear al personal de transporte?

“No está regulado”, explicó Erika Barrantes, directora y especialista en materia laboral de la firma Sfera Legal. “Se realiza para la supervisión del trabajador y la seguridad del vehículo”.

Las empresas podrán utilizar los sistemas y servicios de GPS para la supervisión del cumplimiento de las rutas, visitas o destinos asignados, determinación de desviaciones e identificación de situaciones irregulares, dentro de la jornada laboral.

Límites y condiciones

Aparte de los GPS, en las empresas se suelen instalar cámaras de videovigilancia y se utilizan sistemas informáticos para las operaciones cotidianas, así como de mensajería o videoconferencias para colaboradores que están trabajando en forma remota.

Otras empresas también implementan soluciones de gestión de recursos humanos, que incluyen diversas funcionalidades o módulos: desde planillas hasta aplicaciones para manejo de indicadores de rendimiento, productividad, cumplimiento de horarios, y logros según metas.

Hay aplicaciones corporativas de gestión de talento o de operación que se basan en algoritmos de inteligencia artificial para el análisis de la información.

En todos estos casos, incluyendo el GPS en vehículos y estén o no relacionados directamente con el monitoreo laboral, se debe establecer las normas claramente con la persona colaboradora.

Es decir, sus colaboradores deben tener conocimiento completo de cuáles son los sistemas a través de los cuales se le supervisa, del tipo de evaluación de desempeño y qué controles se ejecutarán tanto en trabajos presenciales como remotos y en teletrabajo.

En las labores remotas y en aquellas donde se trabajo por objetivos o resultados se debe tener claras las condiciones, herramientas, políticas y procesos de calificación y evaluación de desempeño.

La Ley para regular el teletrabajo (N° 9738) indica que los criterios de medición, evaluación y control de la persona teletrabajadora serán previamente determinados en el acuerdo o adenda a suscribir. Asimismo, deberán ser proporcionales a los aplicados en su centro de trabajo.

La misma ley establece que las personas teletrabajadoras están en la obligación de cumplir con los criterios de medición, evaluación y control determinados en el contrato o en la adenda, así como sujetarse a las políticas y los códigos de la empresa, respecto a temas de relaciones laborales, comportamiento, confidencialidad, manejo de la información y demás disposiciones aplicables.

Privacidad: intocable

En ningún caso, se admite una transgresión a la intimidad o privacidad de la persona colaboradora, lo que incluye revisar documentos privados, exceso de monitoreo o comunicación fuera de la jornada de trabajo.

Aplica esta situación incluso cuando se utilizan equipos de computación de la empresa, donde los archivos personales deben ser respetados.

En el caso de las cámaras, que normalmente se usan para seguridad de las instalaciones, no es común que se usen para ver quién y cómo están trabajando. Sin embargo, el colaborador debe saber que un video podría servir de prueba en casos de incumplimiento de labores, hurtos o alguna otra situación.

La empresa y la persona colaboradora deben tener claro que el registro y almacenamiento de los datos (nombre, dirección, contactos, contactos para emergencia, cédula, números telefónicos, curriculum y atestados, entre otros) es para uso estricto de la relación laboral (comunicación en caso de emergencias, supervisión de jornada).

La relación laboral también implica deberes de confidencialidad de ambas partes: de la empresas en la gestión de esos datos de su personal y de la persona colaboradora respecto a la información de la empresa.

Barrantes recordó que el Código de Trabajo (Ley No. 2) establece para los centros de trabajo el tiempo de descanso. Sin embargo, otros controles (como el tiempo de baño) son abusivos.

De confianza

En el monitoreo de vehículos, donde también los chóferes y asistentes deben tener conocimiento y claridad de la supervisión y del monitoreo GPS, también se deben tomar en cuenta las excepciones.

Hay que recordar que el Código de Trabajo (N° 2) establece en el artículo 143 las condiciones y los cargos que son de confianza, en los cuales normalmente se asignan vehículos de uso discrecional.

El uso discrecional se extiende fuera de la jornada ordinaria durante la semana y los fines de semana, según las condiciones que establece cada empresa y normalmente forma parte de los planes o beneficios de compensación y reconocimiento. Se les considera salario en especie

En estos casos, la supervisión fuera del horario normal altera la relación laboral, generando pagos de horas extras.

Otro límite es ejercer monitoreo o supervisión cuando se controla a la persona, que realiza su trabajo de forma remota en teletrabajo o cubre una ruta, en sus tiempos de descanso. La única excepción es por motivos de seguridad.