Como clientes compramos el diario con lo que consumiremos en la semana o la quincena y cada cierto tiempo vamos a una cafetería o restaurante, a la sala de belleza o a la barbería. Los negocios saben que tenemos esa recurrencia, pero les es difícil por tiempo y recursos ofrecer su producto o servicio en el momento preciso.
Pablo Vélez y su esposa Monserrat Gamboa lo descubrieron con un café que le compraban a un primo de ella, Adrián, productor de la zona de Los Santos y quien tiene su propio microbeneficio y hasta una marca: Vistu.
“El café es espectacular”, dice Pablo, confundador de Recurrent, la startup que fundó para desarrollar una plataforma de incremento de ventas en pymes. “No queríamos cambiar de marca. Pero se acababa cada semana. Cuando íbamos de visita, compraba una cantidad para que rindiera”.
Pablo tiene doce años de trabajar en ventas y se preguntaba por qué, si el productor sabía cuándo a él le acababa el café, no se lo ofrecía. Claro, el foco de una pyme era la producción. “Las pymes están enfocadas en producir. No tienen el tiempo ni las herramientas para generar las ventas”, explica Pablo. ¿Cómo crear una herramienta para aumentar las ventas?
Él había trabajado en dos firmas informáticas: Oracle y Avantica, esta última parte de Encora. Hace dos años se independizó e inició dos empresas, Administradora Rascacielos, para gestión de condominios, y Amazing View, de software. Conversó con Rafael Ortega y Bryan Sterling, especialistas en gestión del proyecto y en usabilidad o experiencia de usuario, respectivamente, y —cada quien desde las empresas en que se encontraban— se hicieron socios para crear Recurrent.
Desde principios de 2020 los tres entrevistaron a diferentes empresarios para ver lo que necesitaban y determinar cómo se iba a ver la plataforma, pues se tenía claro que debía ser muy sencilla de utilizar y muy intuitiva. Definieron el diseño y las funcionalidades. Con el bosquejo, en marzo anterior, acudieron a la convocatoria realizada por Open Lab, el programa de incubación impulsado por el Centro Nacional de Alta Tecnología (Cenat) y que cuenta con el apoyo de la firma Philip Morris.
Fue uno de los 73 proyectos presentados. Según Juan José Muñoz, coordinador del Programa Open Lab Costa Rica, esa cantidad demuestra que hay muchas personas emprendedoras creando soluciones, pensando en generar valor real a empresas y a las persoans, en salud y bienestar y en creatividad tecnológica, pero la mayoría requiere afinar los alcances iniciales. Se eligieron siete proyectos, encabezadas por 20 personas en total, incluyendo a Recurrent.
Tras la etapa de incubación, que finaliza a finales de junio o principios de julio, se pasará a un evento de presentación y de contacto con posibles inversionistas. En julio, precisamente, Open Lab iniciará la siguiente convocatoria.
Los tres meses y medio del proceso garantizan que las personas emprendedoras muestren avances en su proyecto. Posteriormente continúan un seguimiento mensual durante seis meses y, más adelante, una etapa adicional de sesiones trimestrales. El enfoque central es demostrar que se debe ir poco a poco creando valor, en proceso, aprendiendo a investigar, definiendo qué construir y para quién, con solidez para tener éxito. “No es crear una nueva Apple desde la semana uno”, recalcó Juan José.
En el caso de Recurrent, a Open Lab le llamó la atención que la propuesta es brindar a las mipymes herramientas para la gestión de ventas y el análisis de datos. El afinamiento del proyecto implicó definir el modelo de negocios, el mercado inicial, las etapas para probar la idea, los microciclos o versiones de prueba y la inversión a realizar en cada una, para asegurarse que va a funcionar y obtener los resultados esperados pues los recursos son aportados por los mismos tres socios.
La plataforma de Recurrent permite gestionar los datos de los clientes y de sus compras para generar acciones de información, promoción y ofertas de manera automatizada, basándose en tecnologías de computación en la nube, inteligencia artificial (específicamente de aprendizaje automático) e inteligencia de negocios.
Cada empresa gestiona los datos de sus clientes y de las compras en la plataforma a través de su navegador web, bajo el modelo de servicio o de computación en la nube. El sistema registra la información del cliente tomando los datos cuando se genera la factura electrónica o manualmente si se prefiere.
Cuando se acerca el momento en que ese cliente debería estar realizando la siguiente compra del mismo producto, se le envía automáticamente información. Al inicio serán mensajes mediante correo electrónico o WhatsApp, según lo haya autorizado la persona. El mensaje incluye un accionable o link para que la persona haga el pedido. Entonces, se generar una notificación. Más adelante se incorporará una pasarela de pago.
La herramienta la pueden usar desde mipymes de dos personas hasta grandes firmas, con modalidades o versiones diferentes según la demanda o los requerimientos que se tengan. El sistema también integra los sistemas de facturación, el gerencial y contable (conocido como ERP, por sus siglas en inglés) y el de gestión del cliente (CRM). Si la pyme no tiene este tipo de sistemas se puede hacer la carga de la información en forma manual.
La plataforma estará en dos meses, como proyecto mínimo viable, para probarla en un piloto con diez pymes y obtener retroalimentación sobre la usabilidad y los resultados de las campañas promocionales. Se espera que en tres meses ya se comercialice a nivel nacional con una suscripción ajustada a las pymes.
El proceso en Open Lab permitió a Recurrent madurar su idea, pues inicialmente habían pensado en una solución que enviara correos electrónicos a los clientes. Se evolucionó a una plataforma de mercadeo y con facilidades realizar el pedido y pagar ahí mismo. Otro cambio fue, además de enfocarse en las pymes, dirigir la solución al mercado corporativo. La condición es que esté suficientemente madura para el nivel de requerimientos.
Uno de los beneficios del proceso de incubación fue tener claro y definir respuestas a los desafíos del mercado, del negocio y de la tecnología, así como a los riesgos propios de todo negocio. “Fuimos madurando en el camino”, dijo Pablo. “Hay que entender que no es solo lanzarse con una idea, sino que hay que apoyarse en equipos interdisciplinarios, en mucha gente, para salir al mercado lo más blindado posible y crecer”.
Recurrent, tras la validación piloto, tiene como objetivo incursionar y establecerse en el mercado local de pymes. Una vez consolidados en este segmento, que es mayoritario en el parque empresarial costarricense, el plan es empezar a desarrollar las capacidades para tocar puertas a nivel del segmento corporativo. Finalmente, se vería la internacionalización en el mercado de la región donde ya se utilicen sistemas de facturación electrónica estandarizada.
Nada de forma compulsiva. Poco a poco.