Coordinar proyectos en ocasiones se vuelve un caos. No solo por el estrés que se genera en la carga laboral, estudiantil o personal, sino también por las múltiples vías que existen para coordinar las metas con otras personas.
¿Le ha sucedido que necesita un documento en específico pero no recuerda por cuál canal lo envió? Como no, si están los correos electrónicos, redes sociales, documentos en Word, tablas en Excel, calendarios, chats...
A raíz de esta dispersión de datos, documentos y conversaciones es que nacieron las plataformas de trabajo colaborativo.
Este concepto se refiere a la forma de coordinar las dinámicas laborales mediante redes sociales empresariales, independientemente del espacio físico donde se encuentren los colaboradores gracias a la ayuda del Internet.
Sitios como SharePoint, Chatter, Slack y Scopia, permiten que exista un solo canal para llevar a cabo proyectos de forma organizada y controlada.
Compartir documentos, incentivar al equipo, realizar encuestas, destacar comentarios y participar en videoconferencias están dentro de los alcances de estas herramientas.
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Orden y rapidez
Según el informe Latin America Unified Communications and Collaboration , de la firma Frost & Sullivan, la industria telefónica es la que se lleva el porcentaje más grande en ventas dentro del área de soluciones para comunicación entre empresas.
El 69,5% afirmó apostarle al teléfono, seguido muy por debajo, por la unificación de comunicaciones (servicios de mensajería escrita y por voz) con 17,2% y por último la videoconferencia con el 13,2%.
El estudio fue realizado en el 2014 en países de América Central, México, Caribe y países Suramericanos.
Con base en estos resultados, se muestra la importancia que siguen teniendo los canales tradicionales en las organizaciones.
Para hacer el cambio de chip, usted podría explorar otras opciones que le faciliten la organización de proyectos y el trabajo colaborativo llegó al rescate.
Microsoft cuenta con su sistema SharePoint que tiene como objetivo impulsar el trabajo en equipo, automatizar los procesos, crear aplicaciones de negocio y construir redes internas dentro de toda la empresa.
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Erick Sosa, Microsoft Office Division BG Lead, afirmó que más de 200.000 organizaciones utilizan SharePoint.
Además, cuenta con una comunidad de más de 50.000 socios y 1 millón de desarrolladores que han creado un ecosistema de soluciones de $10.000 millones alrededor de SharePoint.
Los alcances de la herramienta son compartir archivos y colaborar de manera simple desde cualquier dispositivo en un mismo canal, además se pueden acceder a ellos aun sin estar conectados a Internet.
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Se puede realizar coautoría en documentos en tiempo real, comparar versiones de documentos, actualizar metadatos y compartir con colegas sin tener que abandonar la aplicación.
Al alcance de la mano
También está Chatter, una plataforma que aprovecha los recursos móviles.
Por ejemplo, un representante de servicio al cliente está al teléfono y necesita ideas para resolver un problema del que aún no tiene solución. Un minuto después llegan nuevas publicaciones en un grupo de Chatter, se trata de varias personas se unen a la conversación con sugerencias.
La plataforma también ayuda a incentivar el compromiso entre los colaboradores. El sistema otorga una puntuación que estimula a los empleados unirse a la conversación, mientras que las insignias y las aprobaciones resaltan a los principales contribuidores.
Puede elaborar encuestas dentro de los grupos, compartir noticias, videos, incluso dividir por temas los asuntos que se debaten en un mismo proyecto.
Óscar Emo, director general de Freeway –distribuidor de los servicios de Salesforce–, dijo que generalmente, las personas utilizan Chatter para mantenerse al tanto de lo que ocurre en el trabajo, compartir archivos, fomentar la cercanía, encontrar expertos internos y reducir el tráfico de correos electrónicos.
Chats en equipos
Si su necesidad se orienta hacia estimular los equipos de trabajo, entonces Slack puede resultar una opción atractiva.
A primera impresión le podría parecer que este canal es más similar a una aplicación de chat. Pero va más allá.
La herramienta cuenta con una barra buscadora que se encuentra en la parte superior de la pantalla, y a través de ella se puede localizar los archivos enviados y mensajes directos que se enviaron en el chat.
Además en Slack se pueden crear canales para que los diferentes equipos de la organización puedan generar conocimientos específicos según el área y así compartir información de interés para los colaboradores.
Apuesta por el video
Si su opción está en el video, Avaya desarrolló la aplicación Scopia Mobile.
Esta herramienta permite realizar reuniones a través de videoconferencias desde su celular.
Pero los alcances no se limitan a conversaciones en video, sino que también se pueden compartir documentos en tiempo real y generar comunidades entre los miembros del proyecto.
La app se puede descargar gratuitamente y podrá realizar videoconferencias siempre y cuando tenga acceso a Internet.
“La herramienta se debe utilizar para publicar actualizaciones relacionadas con la empresa y no para comentar lo que desayunó o lo que vio en televisión anoche”, recomendó Emo, con el fin de aprovechar las distintas opciones del trabajo colaborativo.
Aproveche los canales de trabajo colaborativo
SharePoint: Comparta archivos y colabore de manera simple desde cualquier dispositivo. Invierta en seguridad y privacidad que fijan las normas a través de Office 365. Con las aplicaciones de Office, se obtiene acceso instantáneo a diversas características que sirven para compartir archivos y colaborar.
Chatter: Ofrece la opción de manejar grupos, los cuales son una buena opción para compartir información sobre temas particulares, en departamentos específicos. Los grupos pueden ser públicos para cualquier persona que quiera unirse, o privados. Reúna y estructure respuestas a preguntas comunes a fin de que los empleados puedan encontrar fácilmente la información, para esto puede resaltar las preguntas recientes.
Scopia: Utilice la aplicación para realizar videoconferencias y para compartir documentos en tiempo real para enriquecer las reuniones.
Fuente Consultas EF.