Tatiana Arguedas, gerente de Sagar S. A., empresa que administra condominios comerciales y habitacionales, antes llevaba la información del negocio en una hoja de cálculo, emitía recibos físicos a los clientes y debía esperar 10 días más después del fin de mes para obtener el cierre contable.
Su paso a la nube no fue improvisado. Primero empezó a utilizar un sistema de facturación electrónica. Después optó por buscar un sistema gerencial que se adaptara a un empresa pequeña y a la actividad de administración de condominios.
Encontró uno en Venezuela y otro en México, pero al final se decidió por el de Softland, que incluye módulos para contabilidad, finanzas, recursos humanos, facturación electrónica, presupuestos y estados de cuenta.
“Ellos escucharon qué necesitaba y crearon un paquete”, afirmó Arguedas.
La disminución del temor de las empresas a la computación en la nube está permitiendo el incremento en el uso de servicios para los sistemas gerenciales, como los Enterprise Resource Planning (ERP), donde se maneja la información clave y confidencial de las empresas.
Según Gonzalo Sandstad, gerente de ventas de Softland Costa Rica, hay clientes que ya habían adquirido el ERP de esta firma, bajo la modalidad clásica de instalación del software ( on premise ) y de licenciamiento, y ahora por sus propios medios lo están migrando a la nube. En este caso, ya sea en sus propios sistemas o a través de los servicios de infraestructura de algún proveedor de servicios de centros de datos.
“Definitivamente, desde hace dos años, hay un aumento de la confianza”, afirmó Sandstad.
Los servicios en la nube permiten contar con sistemas a través de Internet, a los que se tiene acceso desde distintos dispositivos. Las empresas alquilan los servicios, según la demanda.
El ERP en la nube de Softland se basa en la plataforma Azure de Microsoft, que facilita el desarrollo de aplicaciones bajo la modalidad de software como servicio.
Beneficios y cuidados
El avance hacia sistemas gerenciales en la nube ha sido paulatino en las empresas, basado en la confianza que van adquiriendo en los servicios de todo tipo a través de Internet.
Marco Escamilla, CEO de Quarzo Innovación, agrega que las compañías pasan de sistemas on premise a la nube también impulsadas por los menores costos y las ventajas de acceso, actualización o mejoras, control de los datos y estándares de seguridad.
Quarzo también brinda servicios en la nube bajo las modalidades de software web y de virtualización de los sistemas.
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Entre las medidas de seguridad que ayudan a esa mayor confianza se encuentran el establecimiento de horarios de uso, la habilitación de puertos seguros y el uso de protocolos con estándares actualizados. También, la integración al Active Directory , el cual permite dar de baja en tiempo real al colaborador que cancele su ingreso al sistema.
Actualmente hay más cultura para concretar acuerdos de nivel de servicios (SLA, por sus siglas en inglés) y también existen sitios web certificadores que pueden ayudar a encontrar vulnerabilidades en los servicios ERP, para reducir sus riesgos.
Las experiencias que se multiplican también cuentan. “Ya muchas empresas en Costa Rica han migrado su ERP a la nube con muy buenos resultados, lo que facilita la decisión de los que lo están evaluando”, aseguró Julio Castilla, presidente del Grupo CMA.
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Esta firma brinda servicios de infraestructura (con centros de datos) para los proveedores de ERP en la nube y para que empresas puedan migrar a la nube. Esto último se hace pasando los sistemas on premise a la nube o directamente contratando algún servicio de ERP.
Eso sí, las empresas deben asegurarse de que realmente necesitan el sistema bajo la modalidad de servicio. Otra condición indispensable es que deben contar con la conectividad a Internet requerida. Sandstad, de Softland, recomienda 1 Mbps para una pequeña empresa familiar, aunque dice que es preferible un enlace para negocios que sea compartido con pocos usuarios (nivel 1:5) o que sea exclusivo de (nivel 1:1).
Asimismo, se debe contar con equipos y redes seguras y en buen estado, para que ningún problema de funcionamiento o de seguridad afecte la conexión.
Por supuesto, hay que asegurarse de que el proveedor ofrezca seguridad, estándares internacionales en los centros de datos, certificaciones de seguridad, controles de acceso, horarios y disponibilidad del servicio. Además, hay que designar un responsable de vigilar que los datos sean “saludables” y confiables.
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Pagar una fracción
La promesa de solo pagar una fracción por los sistemas suele llamar la atención a los gerentes.
Tatiana Arguedas, de Sacar, dice que ahora obtiene 20% en ahorros, al comparar lo que tenía que pagar por el servicio de factura electrónica que estaba usando.
Solo que en el caso del servicio de ERP de Softland –donde paga apenas $180 cada tres meses– obtiene, además de la facturación electrónica, todos los otros módulos que requiere para la administración del negocio.
Arguedas destacó que ahora entrega los estados de cuenta a los clientes de los condominios en forma electrónica y más rápida, lo que le permite también obtener ahorros en tiempo y en papel.
Incluso, con el ERP en la nube se le puede brindar al contador acceso a la información que él requiere. Así puede actualizar los documentos de los estados financieros, de modo que ya no hay que esperar varios días después del fin de mes.
“Es mucho más fácil”, aseguró Arguedas.
Gama de atributos
Ventajas de los servicios en la nube.
Mitigar riesgos: Se usan centros de datos con certificaciones internacionales y condiciones de seguridad.
Costos: No implica gastos de adquisición. Trabaja con gastos de operación. Se paga según lo que se ocupa.
Ahorros: Se paga por alquiler de sistemas y se ahorra en gastos de mantenimiento, soporte y electricidad.
Flexibilidad: Se usa la capacidad de cómputo según temporada e incluso horario, de acuerdo con demanda.
Acceso: Se pueden usar a través de Internet en diferentes dispositivos.
Modulares: Se utilizan los módulos del software que se requieren.
Fuente CMA, Quarzo y Softland.