El Ministerio de Educación Pública (MEP) maneja casi una decena de sistemas informáticos, incluyendo los de pagos a docentes, transportes de estudiantes y comedores escolares.
La cartera invierte ¢6.000 millones cada año, especialmente en alquiler de equipos, mantenimiento y conectividad que se requiere para su operación. Aquí no se incluyen los programas y presupuestos de educación informática.
A pesar de todo eso no tiene un plan estratégico en tecnologías de información. Tampoco tiene una arquitectura que asegure la integración de los sistemas. Además, hay carencias en seguridad y continuidad de la operación.
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La situación implica incumplimientos legales, de normas administrativas y de buenas prácticas en el área tanto como riesgos en la gestión, calidad y protección de los datos, así como ante posibles caídas de los sistemas.
Así lo reveló un informe de la Contraloría General de la República emitido en setiembre pasado.
La cartera admite la situación y afirma que ya está trabajando en subsanarla.
“EL MEP acogió de lleno las recomendaciones emitidas por la Contraloría”, respondió Alberto Orozco, director de informática del Ministerio.
Para este 2018 el MEP tiene un presupuesto total de ¢2,6 billones. El curso lectivo del presente año se inició con más de 943.000 estudiantes y 79.823 funcionarios.
| Biblioteca de sistemas |
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| Servicios y sistemas con que cuenta el MEP: |
| Web Service Integra 2: Gestiona la información de los funcionarios, se usa como una plataforma de consulta al Sistema Integra 2 (Ministerio de Hacienda). |
| Nombramientos Internos: Nombra a las personas en puestos interinos, basándose en las listas que aporta la Dirección General del Servicio Civil. |
| SALV: Genera el cálculo, pago y liquidación de viáticos de los funcionarios. |
| MEPTCTE: Es el sistema de pago de transporte para estudiantes, comedores escolares y transferencia a las Juntas de Educación. |
| SGM: Calcula e inicia el proceso de las potenciales sumas giradas de más. |
| Sistema de Telegramas: Genera los comunicados al personal del MEP que deben hacerse de modo físico. Trabaja en línea con Correos de Costa Rica. |
| Años de Servicio: Calcula el pago y certificación de los años en servicio del personal. |
| Control de Pagos: Valida la propuesta de pagos que se remite al Ministerio de Hacienda. |
| Correo electrónico: Servicios de correo electrónico institucional. |
| Fuente: MEP, Dirección de Informática |
Lo descubierto
El informe de la Contraloría encontró que el MEP no cuenta con un plan estratégico ni a nivel general ni en tecnología de información, en este caso para garantizar la alienación de los proyectos con los objetivos institucionales y el apoyo a sus procesos “sustantivos”.
La Contraloría también reportó que un comité en esta área, cuyo rol es precisamente impulsar la integración y alineamiento de los sistemas, sólo ha sesionado dos veces en los últimos 24 meses. La última vez que se reunió fue en octubre del 2017.
El MEP tampoco tiene una arquitectura de información para establecer la relación entre sus procesos administrativos, la información y la tecnología requerida.
Otra situación encontrada es la falta de integración de los sistemas de información. Eso obliga a que, cuando se requiera incorporar datos en uno de ellos, la información debe levantarse de manera manual o semimanual.
Tal situación, además, puede afectar la calidad de la información.
En el campo de seguridad y continuidad de operaciones la situación es similar.
“Se obtuvo evidencia de que el MEP no cuenta con una gestión de la continuidad de negocio que integre los planes de contingencia informática, atención de emergencias, sucesión y recuperación de desastres, entre otros”, detalla el reporte.
La Contraloría encomendó al Ministerio implementar un plan estratégico de tecnología de información,el modelo de arquitectura de información y que opere el comité institucional de tecnologías.
Incumplimiento, riesgos y enmiendas
El informe advierte que estas carencias implican el incumplimiento de la ley y de las mejores prácticas en materia tecnológica.
También tiene otras consecuencias: impide una eficiente inversión, optimización de activos y mejora del tiempo de respuesta ante cambios tecnológicos y sus respectivas vulnerabilidades.
El MEP paralelamente corre el riesgo de crecimientos desordenados, sin integración y sin enfoque, advierte la Contraloría.
De acuerdo con Alberto Orozco lo que se tiene en el Ministerio desde el 2017 es “una ruta que consiste en la consolidación y unificación de los sistemas”.
El funcionario indicó que, en cumplimiento de las disposiciones de la Contraloría, ya se ha procedido con el trabajo en áreas como la arquitectura de información y la optimización del uso de la información para la toma de decisiones.
Asimismo la Dirección de Planificación está trabajando en un plan estratégico.
El funcionario agregó que para el segundo semestre del 2019 se contará con el primero de ocho productos.
Además, se dispondrá de un software de inteligencia artificial para la toma de decisiones.
La entidad no ha estimado el costo final de los trabajos requeridos y no se han dispuesto de fondos adicionales para el 2019.
“Las fases y productos adicionales serán atendidas con recursos y personal del planta del MEP”, indicó el funcionario.