Por: Mónica Cordero Sancho.   18 mayo, 2014
 El Departamento de Recursos Humanos del MEP tenía como tarea completar y actualizar la información de un 2% de la planilla antes de operar el sistema, según funcionarios del Departamento de Informática.
El Departamento de Recursos Humanos del MEP tenía como tarea completar y actualizar la información de un 2% de la planilla antes de operar el sistema, según funcionarios del Departamento de Informática.

La crisis ocurrida en las últimas tres semanas, con el pago a docentes evidenció que la robustez de un software puede verse mellado por el registro incorrecto de datos y con fallas en su vínculo con las “reglas del negocio”.

Empero, la crisis del Ministerio de Educación Pública (MEP) también muestra que la aplicación de sistemas con procesos automáticos que incorporan, en este caso, la normativa salarial de los docentes, pone en orden la operación y finanzas de la casa.

El 15 de mayo, la titular del MEP, Sonia Marta Mora, explicó que los problemas para remunerar a los docentes se originaron en la base de datos y no en el nuevo software , llamado Integra 2, que elabora la propuesta de pago que se entrega al Ministerio de Hacienda y con la cual se hacen los depósitos correspondientes.

“Con un diagnóstico avanzado al 14 de mayo, tenemos hallazgos de graves inconsistencias en el acopio, la sistematización y la custodia de la integración de la información al sistema”, afirmó.

Integra 2 fue puesto en operación para el pago de la primera quincena de abril. Esta es la versión moderna del software que utiliza Hacienda para pagar al Gobierno Central y las pensiones, desde hace 10 años. El MEP era la única entidad excluida.

Proyecto complejo

El salto tecnológico implicó trasladar los datos del Sistema de Información General de Recursos Humanos (SIGRH) a la nueva plataforma. La aplicación fue creada por la empresa Grupo Asesor en Informática y el proyecto fue supervisado por una comisión que incluyó varias entidades, entre ellas al MEP y el Ministerio de Hacienda.

El nuevo software incluyó los componentes salariales de los docentes y usa la nube como repositorio. Para el MEP, el paso también implicó aplicar al cálculo de la planilla funciones automatizadas y la interconexión con otras entidades.

“La base de datos es crítica en un proyecto. Especialmente, cuando se trata de la migración de datos existentes a sistemas nuevos, ya que estos no cumplen con formatos o las reglas del negocio”, dijo Marisol Núñez, especialista en bases de datos de la Universidad Cenfotec.

La planilla del MEP es la más grande del Poder Ejecutivo. En abril, estaba compuesta por 74.181 docentes. Su pago constituye el 17,9% del presupuesto del Gobierno Central. Es una de las más complejas: su cálculo toma en cuenta 49 recargos.

A esto se suma que debe ser actualizada en cada periodo de pago para incluir, por ejemplo, incapacidades. Además, en los primeros meses del año, el MEP históricamente debe ajustarla a los recargos de horas laborales de los docentes ante el nuevo curso.

Deficiente cultura de datos

Esta no es la primera ocasión que el MEP tiene crisis por la gestión de sus datos. En el 2003, este ministerio enfrentó un paro nacional debido a fallos en la incorporación y registro de la planilla.

Alberto Orozco, subdirector del Departamento de Informática del MEP, recordó que hace 11 años los datos se migraron manualmente con el costo del error humano que aún “se arrastra”.

Para la renovación tecnológica del 2014, se mitigó este riesgo con la creación de un software especial para pasar los datos del sistema viejo al nuevo.

Juan Carlos Gómez, socio director de Grupo Asesor en Informática, aclaró que el MEP era el responsable (en el contrato) de proporcionar los datos, verificar, corregir y avalar los resultados.

“Nuestra empresa tenía como responsabilidad el desarrollo de los programas para trasladar la información de un sistema a otro”, destacó Gómez.

El informático dijo que la validación de Integra 2 supuso 1.680 escenarios de prueba por un periodo de 10 meses y un plan piloto que incluyó la corrida de cuatro planillas en el nuevo sistema. La fase I del proyecto se entregó al MEP en diciembre.

Por su parte, Alberto Orozco explicó que entregaron un reporte a Recursos Humanos, a finales de marzo, que advertía que un 2% (1.484 docentes) de la planilla debía ingresarse al sistema manualmente. “Es imposible tecnológicamente hacer una migración cuando se carece de información”, comentó.

Empero, el cálculo de Recursos Humanos elevó la cifra a 2.089 funcionarios. Ellos tenían problemas como registro de cédulas de identidad, residencia vencidas, anotación de lecciones incompletas y nombramientos sin aval de Hacienda.

Más claridad

Integra 2 está diseñado para cumplir las reglas del negocio; es decir, hay campos para cada una de las variables que componen el salario de un docente y hace cruces de variables con otras entidades. Si hay campos en blanco, el sistema rechaza el pago.

Al pago de la planilla, los funcionarios de recursos humanos del MEP debían agregar la actualización de rutina, por recargo de lecciones, de otros 6.000 profesionales. Este último grupo en realidad ascendía a 13.655, según el último dato dado por Mora.

Así, el ingreso de datos faltantes y del recargo debían realizarse simultáneamente. Ante ello, la directora de Recursos Humanos del MEP, Yaxinia Díaz, confirmó que se llamó previamente al grupo de educadores para advertir sobre los problemas de pago.

Marisol Nuñez y otros informáticos consultados por EF, cuestionaron que el antiguo sistema no se corriera de manera paralela al nuevo para mitigar riesgo durante el pago de abril. Empero, Orozco dijo que los datos en el SIGRH se dejaron de actualizar con la última prueba.

Para el presidente del Club de Investigación Tecnológica, Roberto Sasso, pagar con el cálculo del sistema anterior “estaba mal”, por las implicaciones legales de no cumplir con las reglas del negocio. De hecho, los funcionarios del MEP entrevistados por EF reconocen que el nuevo software pone en orden la casa.

Un efecto que podría estarse reflejando ya en las finanzas públicas. El ministro de Hacienda anterior, Edgar Ayales, había advertido que los salarios del Gobierno Central, de abril pasado, aumentaron un 7% con respecto a abril del 2012. El año pasado, este crecimiento tenía un ritmo interanual del 9,3%.

Y un estudio del caso evidenció que los salarios en los demás ministerios crecen a un ritmo del 8,5%; mientras en el MEP la variación es del 5,9%. Ayales afirmó que cuando se verifique la caída permanente en el crecimiento de la planilla de Educación, en un par de meses, se verificarán ahorros grandes, como resultado del sistema para generar propuestas de pago automatizadas.

El caso del MEP es una oportunidad para aprender a ajustar riesgos.

Regla 1

Cimiento del proyecto

La calidad de la información que alimenta el software es una pieza clave de su estructura y de la ejecución exitosa del proyecto.

Regla 2

Claridad en la solicitud

El diseño adecuado de la base de datos pasa por establecer el tipo de variables (como montos máximos) y su sostenibilidad en el tiempo.

Regla 3

Manejo de riesgo

Una manera de mitigar el riesgo es correr el software viejo y nuevo de manera paralela, a manera de prueba y en el escenario real.

Regla 4

Migración efectiva

El uso de bases de datos ya existentes implica limpieza, verificación y tomar en cuenta las limitaciones del sistema anterior para mitigar riesgos.

Regla 5

Trabajo en equipo

El departamento de informática brinda un servicio cuyos requerimientos deben estar claros por quién lo solicita. Ambos deben trabajar de la mano.

Fuente Mep /Universidad Cenfotec.