Mapache Rent a Car obtuvo el reconocimiento en carbononeutralidad en el 2013 apoyándose en un software en la nube de la firma costarricense GreenLook.
El programa facilitó un proceso que típicamente es lento en las empresas. Permitió establecer controles y mediciones; gestionar los periodos y normas de ingreso de datos, y verificar los resultados. “Nos ayuda a gestionar nuestra ecoeficiencia y estar actualizados”, dijo Jackeline López, gerente administrativa y de sostenibilidad de Mapache.
Claro que una compañía puede usar hojas de cálculo o integrar módulos específicos a sus sistemas administrativos o ERP. Pero el uso de una herramienta especializada facilita la tarea.
“Los sistemas informáticos no son un requisito establecido por las normas. Sin embargo, son un gran apoyo para una adecuada gestión de la información”, dijo José Pablo Rojas, gestor de proyectos de Cegesti, una entidad que brinda servicios en el tema de sostenibilidad.
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La carbononeutralidad –según la Universidad Earth– consiste en el balance cuantificado y verificado de las emisiones y la compensación de gases de efecto invernadero (principales responsables del cambio climático) con proyectos de energía alternativa, la protección de bosques o iniciativas de captura de CO2.
Las empresas realizan una declaración de carbononeutralidad, la cual es verificada por una firma autorizada por el Ente Costarricense de Acreditación (ECA). Luego, se solicita el reconocimiento ante el Ministerio de Ambiente.
Además de reducir el impacto ambiental y responder a un mercado sensible al tema, una empresa reduce los costos de energía, incorpora equipos más eficientes y ordena sus operaciones.
Cumplir los estándares
En ese proceso, un software ayuda a asegurar el cumplimiento de las normas y estándares de carbononeutralidad.
“La huella ecológica se calcula automáticamente”, dijo Juan Claudio de Oliva Maya, CEO de GreenLook, firma de la cual, la desarrolladora local Grupo Babel, es socia e inversionista.
Con el sistema se mide la huella de carbono y las acciones ejecutadas; se muestra la trazabilidad de los datos; se genera reportes cuando se requieran; se ahorra en consultorías y auditorías, y se disminuye de 20% a 80% el tiempo dedicado por el personal a registrar información.
A la vez, se tiene el panorama claro para tomar decisiones y para demostrar los resultados ante los verificadores acreditados.
En este caso, al ser un sistema en la nube se obtienen todos los beneficios de este tipo de servicios: acceso en la Web, actualización automática y menor costo de la licencia: $14,99 por mes por sucursal; si son más de siete sedes el precio “mejora”.
En el país, además de Mapache, hay 14 empresas e instituciones que usan GreenCloud. La firma ofrece el servicio en 13 países.
Independientemente de si escoge una hoja de cálculo, integra un módulo al ERP o utiliza un sistema especializado, lo que se debe tener claro es que la empresa debe demostrar una adecuada gestión de la información.
Además, debe tener cuidado para que no existan discrepancias significativas en los datos y en los cálculos.
Cuál opción se elija, depende del tamaño de la empresa y de la complejidad de los datos. También si desea llevar la información en hojas de cálculo se debe recordar que la generación de las fórmulas y de los informes no es automática, por lo que se debe dedicar tiempo y recursos a esa tarea cada vez que lo requiera.
Lo que las empresas deben tener claro es que el software representa un gran apoyo en ese proceso para el manejo y administración de la información, debido a la complejidad del proceso y en especial a la gran cantidad de datos que deben registrarse, consolidarse y analizarse.
Los inventarios de emisiones de gases de efecto invernadero se alimentan de los datos de todas las actividades de las diferentes áreas de las empresas.
“Dependiendo de los tipos de actividades que una compañía tenga, estos datos pueden representar cientos o miles de registros. Si no se cuenta con sistemas que optimicen el manejo de la información, los cálculos se pueden volver inmanejables y aumenta la posibilidad de errores humanos”, dijo Rojas, de Cegesti.