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Qué documentar, con qué profundidad y en qué formato son algunas de las preguntas más difíciles de contestar a la hora de diseñar un buen sistema de gestión de la calidad.
La respuesta está en lo que hoy los borradores de la norma del 2015 señalan como uno de sus principales cambios: el enfoque basado en riesgos. Es decir, la decisión dependerá del nivel de riesgo que esa actividad representa para la organización y de las condiciones particulares de los ejecutantes.
Recuerdo que en una empresa agroindustrial se tenía la disyuntiva de cómo transmitir la forma correcta de cortar la planta para s cosecha, ya que si no se hacía de manera adecuada, había grandes pérdidas en el rendimiento obtenido. Un procedimiento tradicional no tenía sentido ya que no era práctico para los peones agrícolas. La solución fue pegar un par de fotos, una donde se mostraba la forma correcta de la poda y, otra, con la forma incorrecta claramente señalada en una estaca alta, la cual el capataz clavaba en la parcela al momento de la cosecha.
Por el contrario, viene a mi mente otro sistema, en el que para que la información pudiera contenerse en una sola hoja, en los procedimientos usaban letra tamaño seis, escribiendo todo con puntos seguidos, los cuales ni siquiera con una lupa se podían leer, ni mucho menos entender.
Pretender que toda la documentación sea igual o compartiendo los mismos formatos, no necesariamente es la mejor solución. La mejor solución es la que le suministre la información que el trabajador necesita de forma oportuna y en el formato que él entienda mejor o que más rápidamente lo guíe a producir con calidad. Recuerde, la documentación no es una obra de ingeniería, es un instrumento para comunicar algo importante a un trabajador y eso es exactamente lo que debe lograr.
