Las apps de calendarios pueden ayudar a padres que trabajan fuera del hogar

Con los largos días de trabajo como la norma, las personas no tienen la oportunidad de atender sus prioridades personales. ¿Cómo pueden los líderes, especialmente los padres trabajadores que malabarean con muchos calendarios, hacer que sus agendas funcionen para sus vidas personales?

Comience transformando su calendario en su cronómetro. Las apps de calendarios pueden ser útiles en este aspecto, porque no sólo lo ayudan a recordar reuniones y fechas de entrega, también le muestran cómo gasta su tiempo. (Aclaración: yo cofundé Calendar.com, que es mi respuesta sobre cómo mantener organizado su calendario.) Una vez que ha comenzado a usar regularmente un app de calendario, es momento de actuar:

1 Delinee sus prioridades: ¿Cuál es el principal culpable detrás del tiempo desperdiciado? Dejar que otras personas dicten sus prioridades. Cuando no define guías para usted mismo, es fácil aceptar encargarse un nuevo proyecto o perseguir una oportunidad que caiga a sus pies. Sin embargo, dichas oportunidades podrían no siempre ayudarlo en su carrera.

Es mejor preguntarse, ¿Qué lamentaría no poder hacer si opta por ayudar a alguien más con un proyecto? La oportunidad perdida podría tratarse de obtener un título, correr un maratón, asistir a los juegos deportivos de sus hijos o iniciar un negocio lateral. Trabaje en sentido inverso: ¿Qué necesita hacer para alcanzar estas metas? Tomar proyectos de baja visibilidad o llenar su agenda al punto de que no puede maximizar sus resultados creativos podría provocar más daño que beneficio.

También vale la pena preguntar: ¿Realmente quiere las cosas que piensa que debería querer? Si se está evaporando su interés en el yoga, obtener un ascenso o ser voluntario en la escuela de su hijo, es una señal de que podría invertir mejor su tiempo en otro lugar.

2 Defina límites: Bloquear tiempo es una bendición para los padres que trabajan. Al asignar bloques de tiempo para actividades específicas, puede limitar qué tanta energía utilizan esas actividades.

Una buena forma de determinar qué tan amplio debería ser un bloque es registrar cuánto tiempo dedica a esa actividad durante una semana o más. Aplicaciones de registro de tiempo como Toggl o Timely pueden ayudar a analizar sus actividades. ¿El correo electrónico realmente merece dos horas de su día? ¿Sería más inteligente el delegar ese laborioso reporte a un empleado de menor nivel, que podría beneficiarse de aprender con esa tarea?

Yo bloqueo tiempo marcando “días de reuniones” de forma que las personas que pueden acceder a mi calendario sólo puedan solicitar citas en esos días. Eso libera mi tiempo para completar tareas más extensas. También uso la opción de “reuniones rápidas” en Google Calendar que limita las reuniones a 25 minutos. Esto me ha permitido terminar otras tareas entre reuniones, lo que a su vez me permite salir de la oficina a las 5:00 p.m. todos los días.

3 Cargue el inicio de su calendario: Esto suena intimidante, nadie quiere un calendario lleno al inicio del mes, pero esta técnica asegura que usted priorice las cosas que más le importan. Un par de días antes de empezar un nuevo mes bloquee tiempo en su calendario para las actividades no negociables: prácticas de fútbol, reuniones individuales, conferencias o noches de cita con su pareja. De este modo, verdaderamente podría ver el tiempo que le queda disponible después de priorizar sus actividades. Con este sistema, rara vez estará en dificultades para “hacer tiempo” para las cosas que realmente quiere hacer.

4 Cree espacios de oportunidad: Los niños crecen rápido. Se puede perder fácilmente un año de prácticas deportivas. Por otra parte, los niños tienen muchos espacios en sus rutinas escolares, los que puede aprovechar para sorprenderlos con una excursión para comer helados o un viaje a un parque nacional. Aunque esto pudiera requerir que usted use su tiempo de vacaciones, podrá crear memorias familiares sin necesidad de un viaje de dos semanas. El año pasado, mi hija en edad de preescolar anhelaba nuestros viajes para comer helado después de la escuela en los que ella tenía toda mi atención, incluso si era sólo durante 30 minutos.

Es increíblemente difícil recuperar su vida cuando no está feliz con la forma en que la utiliza. Las apps de calendario pueden ser sus aliadas al asegurar que las cosas más importantes sean primero.

John Hall es CEO de Influence & Co.