Respaldo documental: Era digital y derechos fundamentales

En los últimos meses parece que todo está regresando a su normalidad, después de mantenernos en guardia en la aplicación de medidas para protegernos de la pandemia, periodo que sin duda nos ha permitido evolucionar en la forma de interactuar no solo con las personas que con las que compartimos nuestra vida y como cumplimos con las tareas del trabajo, sino también como debemos accionar ante la Administración en razón de las solicitudes de trámites, cumplimientos y por supuesto la dirección de procedimientos tanto en vía administrativa como judicial.

La digitalización de los procesos se ha convertido en una prioridad, y nos ha presionado a la adaptación sin duda, pero también nos expone a una dependencia de los sistemas que nos obliga a olvidar la importancia de contar con un “plan B”, que sea igual de ágil o acelerado, como que asegure la fiabilidad de los datos en protección de derechos fundamentales, por ello, la situación que se ha vivido en los últimos días por la violación de los datos de algunas dependencias estatales nos ha puesto las barbas en remojo.

Por ejemplo, para aquellos que tenemos mayor memoria, recordarán que hace 20 años, la gestión ante cualquier dependencia se llevaba a cabo 100% manual; todo se guardaba en cajas, se tenía doble copia de los documentos, se ocupaba un sello de tinta en la papelería para demostrar un recibido, y en casos de auditorías —por ejemplo fiscales— el auditor visitaba al contribuyente por varios meses en su domicilio fiscal para validar toda la documentación de respaldo de las operaciones, donde los libros contables eran transcritos a mano en asientos resumen, y los respaldos de facturación correspondía a múltiples cajas o rollos de papel térmico, que con el tiempo se volvían ilegibles. Es claro que, en esos momentos parecía una misión imposible para respaldar la realidad económica de las transacciones y evitar el error humano.

Claramente esto ha sido superado, y la información que respalda las transacciones económicas son accesibles en sistemas de contabilidad ordenados y por medios de seguridad, la información se comparte en formatos digitales a través de documentos con formatos como TXT y Excel, en CD, memorias USB o correos electrónicos, y la firma digital con la Ley De Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos (8454) del 13 de octubre de 2005, se implementó la posibilidad de firmar documentos de forma digital y que tuviera la misma validez que la firma tradicional manuscrita, hoy una necesidad a nivel empresarial.

De tal forma, que la adaptación de los procedimientos para la continuidad de las labores en razón de aprovechar los medios virtuales debe garantizar los derechos de las partes, siendo fundamental normarlo y establecer reglas claras.

No debemos olvidar que para que esta nueva forma de comunicación y documentación de las transacciones debe ser acorde al respeto de principios constitucionales como lo señala el artículo 24 de la Constitución Política, el cual garantiza a los ciudadanos la inviolabilidad de los documentos privados, tal y como sucede con las declaraciones o documentación fiscal, y otras fuentes de información personal de los ciudadanos.

Por lo que, es fundamental revisar estos puntos, pues como veremos aún no hay claridad en algunos temas que terminan generando incerteza jurídica, respeto al debido proceso y las garantías, que es donde la virtualidad no puede prevaler sino ser congruente.

En estos casos el expediente digitalizado debe permitir a las partes de un proceso la garantía procesal de conocer con total claridad cuáles son los elementos sobre los cuales se imputa un incumplimiento y la forma en que debe dirigirse el derecho de defensa, para ello, hay requisitos mínimos que debe contener este expediente, como enumeración de los folios, cronología de los actos, información clara y completa de antecedentes, confidencialidad de los datos, notificación del inicio de actuaciones, entre otros.

Lo anterior, mantiene la igualdad entre las partes ya sean entes privados y por supuesto del ciudadano ante las gestiones de la Administración, que permiten lealdad y seguridad jurídica, pues evidenciaría cualquier manipulación indebida de la información, como agregar o eliminar datos dentro del expediente, que por supuesto generarían nulidades absolutas.

En este sentido, podemos referirnos al gran trabajo del Poder Judicial en varios despachos judiciales en la implementación del expediente digital varios años atrás, pero podemos citar como ejemplo el Tribunal Contencioso Administrativo, cuya digitalización conllevó una gran logística interna y normativa, compra de equipos aptos, así como un fuerte entrenamiento al personal y los usuarios. Lo anterior revela la complejidad que puede conllevar un proceso de esta naturaleza, pues la información debe ser cuidadosamente custodiada, almacenada, y permitir la seguridad jurídica de las partes.

En el caso del expediente digital en vía administrativa, ha iniciado el proceso con mayor fuerza con la pandemia, para poder permitir la continuidad de las actividades, no obstante, aún no hay reglas claras que permitan revisar o confirmar los actos así respaldados.

Para comentar situaciones recientes en este último caso, en auditorías fiscales el expediente digital se vuelve complejo de interpretar, pues si bien los requerimientos de la auditoría fiscal como las respuestas del contribuyente interactúan por correo electrónico, muchas veces la información entregada se compone de varios archivos en distintos formatos.

Ante este escenario, cuando se facilita el expediente administrativo digital al contribuyente para su revisión, se encuentran carpetas con un número de folio, pero en su contenido hay varios archivos distintos, perdiendo de esa forma la integridad del expediente y por supuesto hay una violación al debido proceso, porque en estos casos el administrado debe recabar en información no foliada el origen de las imputaciones que se le realizan para cuestionar las declaraciones de impuestos presentadas.

Tenemos hoy principios fundamentales que son base de nuestro estado de derecho, que deben adaptarse a la realidad que vivimos, siendo una tarea de todos para que esta implementación sea la correcta.