¿Terminó el día y siente que no logró nada? Haga esto y sea más eficiente

Carlos Cordero

pymes@elfinancierocr.com

Las interrupciones son constantes: todo el mundo le consulta para que firme un cheque, apruebe un descuento o responda cualquier pregunta. Al final siente que el día no rindió para nada.

Sabe que requiere eliminar las actividades y tareas de rutina que le quitan productividad y eficiencia en su labor gerencial y que también afectan a sus colaboradores, proveedores y hasta la atención de los clientes.

Tal vez podría implementar cambios tan sencillos como firmar los cheques o hacer pagos electrónicos una vez por semana, ver las solicitudes de clientes y de proveedores en un momento fijo del día (al inico, a mediodía y al final), y abordar los asuntos que le tiene el personal en reuniones semanales y en rápidas revisiones al inicio, mitad o final del día.

1 SER PYME NO SIGNIFICA ESTAR DISPONIBLE SIEMPRE

El primer problema es que al ser una pequeña o mediana empresa todo el mundo piensa que Usted está disponible todo el tiempo. Sin embargo, su horario no es 24/7 (24 horas los 7 días de la semana).

Debe fijar un horario diario de trabajo, así como días y horas específicas para atender las diferentes situaciones, atender a los colaboradores, proveedores y clientes (en forma personal, telefónica y por correo electrónico), y asistir a actividades empresariales (para hacer networking).

Defina un protocolo para atender emergencias con el cual sus colaboradores puedan actuar, resolver situaciones y recurrir a Usted cuando realmente lo amerite si el asunto urgente debe tratarse fuera de esos horarios.

2 ELIMINTE TAREAS INNECESARIAS Y DELEGUE

No se sobrecargue de tareas. Elabore una lista de tareas y actividades rutinarias, así como las que ameriten los nuevos proyectos, determine cuáles pueden ser realizadas por sus colaboradores y cuáles requieren su presencia directa.

La lista le permitirá ordenarse y llevar un control de cuáles están en marcha, están pendientes o ya se realizaron.

3 NO PIERDA TIEMPO EN REUNIONES

Establezca cuáles son las reuniones necesarias y los asuntos importantes, relevantes y estratégicos que se deben abordar en ellas.

No pierda tiempo en reuniones donde se ven temas rutinarios o de poca importancia que pueden ser resueltos por sus colaboradores o en revisiones rápidas diarias.

4 NO RESPONDA PREGUNTAS REPETITIVAS

Tome medidas para que los colaboradores puedan resolver los asuntos rutinarios y repetitivos por si solos. Capacítelos para que tengan claro qué hacer y acostúmbrelos que Usted no les va a contestar aquello en lo que ya los preparó y deben resolver de manera directa.

Por supuesto, asegúrese que el personal contratado tenga las competencias (conocimientos, habilidades y destrezas) requeridas para las funciones que Usted los requiere.

5 TENGA HABITOS Y UN ESTILO DE VIDA SANOS

No almuerce ni consuma su merienda en el escritorio. Esto no le hace ningún bien a su rutina diaria, pues más bien provocan mayor estrés y no lo dejan despejarse lo necesario para tomar decisiones con la mente clara.

Usted podrá tener mejores ideas y soluciones si se aleja un poquito del escritorio o de su puesto de trabajo en la empresa.

Además, realice actividades que ayuden a su salud como el ejercicio y una correcta alimentación.

6 PROGRAME SUS ACTIVIDADES

Si tiene que ir al banco, al correo o a otras oficinas públicas de manera periódica programe cuándo debe hacerlo para que no pierda el tiempo o busque otras formas para realizar estas tareas: a través de Internet, mediante un colaborador autorizado o determine cuál día y a qué hora hacerlo durante la semana.

Programe sus actividades y tareas por grupos afines o lotes, donde los recursos necesarios estén disponibles y a mano.

7 ELIMINE EL DESORDEN

El desorden de papeles y tareas le resta eficiencia y productividad. Ordene los contratos, recibos y otros documentos de acuerdo a un sistema que todos puedan conocer y que puedan utilizar si Usted no está.

Asimismo, ordene sus tareas y proyectos en marcha en un cronograma, el cual es útil que conozcan los colaboradores de mayor confianza.

8 SELECCIONE LAS TAREAS A REALIZAR Y HÁGALAS

Con la programación de sus actividades y la lista de las tareas establezca cuáles son las que puede realizar cada día y ¡hágalas!

Tenga en cuenta que el 20% de las actividades o tareas son las que producirán el 80% de sus negocios. Defínalas, hágala una a una (no haga varias al mismo tiempo) y priorice en ellas.

De esta forma al final de día podrá llevar el control de lo realizado, los resultados y lo que queda pendiente para el otro día.

9 ELIMINE DISTRACCIONES

Si tiende a distraerse con cualquier asunto debe evitar aquello que lo desvíe de las actividades de la empresa. Limpie el escritorio, cierre el correo electrónico y el navegador de Internet, desconecte el teléfono, cambie de ubicación y concentrese en las tareas.

Todo eso atiéndalo a una hora fija, por un tiempo determinado y, cuando acabe ese plazo, continúe con sus responsabilidades programadas.

Posponga las actividades que no aporten valor. Deseche tareas que no estén alineadas directamente con los objetivos personales y empresariales. Y aprenda a decir “NO” si una distracción lo aleja de las actividades y tareas más importantes.

10 HAGA TAREAS PEQUEÑAS POR RUTINA

Debe acostumbrarse a hacer las pequeñas tareas diarias por rutina y a la misma hora, incluyendo sus actividades personales y de mejoría de estilo de vida.

11 PLANIFIQUE LOS PROYECTOS

Los proyectos para crear y desarrollar productos nuevos deben ser planificados de manera anticipada, lo cual ayuda a liberar espacio para centrarse en las tareas y eliminar las interferencias.

Al concentrarse en un plan concreto se enfoca en los objetivos establecidos y puede determinar con más claridad lo que va a hacer, cómo lo va a hacer, cuándo y dónde lo va a hacer, cuatro preguntas claves antes de empezar la ejecución de las tareas.

12 NO OLVIDE LOS OBJETIVOS

Tenga bien claros los objetivos, la misión y la visión de la empresa, escríbalos y desglose las distintas tareas para alcanzarlos.

Al tener los objetivos claramente definidos se mejora la gestión y se sabrá perfectamente cuándo ha llegado a la meta.