CCSS emprende largo camino para digitalizar sus servicios

Eliminación del carné y de la orden patronal física son los primeros pasos que da la institución

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La Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) le dijo adiós a la orden patronal física y próximamente hará lo mismo con el carné para la atención en hospitales y clínicas públicas.

Estos anuncios se dieron en el transcurso de este año, por lo que la institución está enviando señales de estar caminando por los senderos de la digitalización.

Con estos cambios, los asegurados solo tendrán que acudir a los centros médicos con la cédula o algún documento de identificación válido, mientras que en la CCSS se reducen los tiempos de registro y el ahorro económico ya es visible.

Aunque todavía falta afinar aspectos como el expediente digital, la depuración de las citas vía web y la implementación de tecnologías avanzadas como la inteligencia artificial y sistemas de big data , la institución tiene a la tecnología como uno de sus temas prioritarios.

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Así lo afirmó Rónald Lacayo, gerente administrativo de la CCSS, quien detalló –en una entrevista– los planes que existen en la organización en cuanto a la digitalización y simplificación de trámites.

Procesos que agreguen valor

A partir del 1° de enero de este año los asegurados dejaron de recibir la orden patronal física, lo que representó un cambio cultural de 75 años de papel.

Según Lacayo, este paso responde a una política institucional que tiene la intención de quitar lo que no agregue valor.

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Antes el funcionario de ventanilla o de consulta externa tenía que verificar la identificación de la persona, el carné de asegurado, verificar datos como el tipo de aseguramiento, lugar de adscripción; seguidamente tenía que pasar a la orden patronal y nuevamente corroborar los datos para ver si existía morosidad.

“Actualmente se ahorra toda esa fase de revisar tres documentos de forma manual y se pasa a digitar un número de identificación y tener en tiempo real toda la información condensada”, explicó Lacayo.

La tramitomanía se reduce a un mensaje que aparece en la computadora del funcionario de la CCSS: “Tiene derecho a la atención porque es un asegurado al día” o “el asegurado debe pasar a verificación de derechos porque el patrono está moroso”, por ejemplo.

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Otro documento que desaparecerá será el carné de asegurado. A partir del 1 de setiembre este documento no será necesario para recibir atención médica.

El objetivo es asegurarle al paciente que será atendido con solo presentar su documento de identificación, ya que antes el carné era un requisito indispensable.

“La idea es quitarle la grasa a los procesos administrativos, financieros, logísticos y médicos, para dejar solo lo que agregue valor. La CCSS ha dado mucha fuerza a la digitalización y tenemos claridad total de que tenemos que simplificar donde sea posible y la tecnología es el medio más cercano para ello”, dijo Lacayo.

Además de la reducción en los tiempos de espera, la Caja ha percibido un importante ahorro económico.

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Con la orden patronal era necesario utilizar un papel de seguridad que tenía sellos de agua para evitar la falsificación, además se usaban impresoras especiales de alta velocidad, máquinas separadoras para cortarlas y un equipo de gente que supervisaba el proceso y las ordenaba para luego ser entregadas.

El ahorro por este concepto supera los ¢600 millones anuales. Mientras que el carné le significa a la institución unos ¢200 millones de ahorro en papel y tinta, así como un impacto positivo con la huella ecológica.

En la mira

La sombrilla que cobija los servicios digitales que ofrece esta entidad es el Sicere y el EDUS, sistemas que han sido actualizados para cruzar los datos de los asegurados y patronos para así hacer posible la eliminación de los documentos físicos.

El próximo proceso en la mira de la CCSS es el expediente digital, el cual se espera que ya esté funcionando en el 2018.

Con el expediente se espera que los asegurados puedan ser atendidos en cualquier centro hospitalario y que su información médica esté disponible (enfermedades, medicamentos, tratamientos e historial clínico).

Lacayo señaló que el expediente digital ya cumplió toda la cobertura del primer nivel de atención y ahora se está llevando a los niveles hospitalarios.

“Esperamos en el 2018 haber finalizado la implementación completa del sistema, pero esto no significa que el año entrante se termina el proceso, sino que vendrán mejoras”, agregó.

En paralelo a la digitalización de la orden patronal, la eliminación del carné y la creación del expediente digital, en la CCSS están realizando una especie de foros de innovación para escuchar y poner sobre la mesa ideas que puedan contribuir con el avance digital de la institución.

Las propuestas serán analizadas en temas de factibilidad para que puedan ser desarrolladas en los próximos tres años.

En la CCSS también están discutiendo realizar un proyecto experimental con un sector de la población que adopte la tecnología dentro de su estilo de vida para así evaluar cómo sería una relación totalmente virtual entre el asegurado y el personal médico.

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Por ejemplo, que por medio de una aplicación el paciente pueda saber si es necesario que acuda a los servicios de emergencia o por el contrario, si su situación no es grave. También podría ser atendido por un médico vía chat o por videoconferencia.

Estas propuestas son analizadas por el personal de la CCSS y para ello también tienen en el radar tecnologías más avanzadas como la inteligencia artificial, big data e Internet de las cosas (IoT).

Las tecnologías más sofisticadas “tienen un costo importante por eso hay que valorar el costo- beneficio antes de entrar en ese tipo de inversiones, pero sin duda se han discutido”, indicó.

Como parte de los retos que tiene la CCSS para seguir apuntando hacia la simplificación de trámites es la comunicación con otras instituciones estatales para lograr reforzar su base de datos y así brindar servicios más precisos y oportunos.

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