Pásese al segundo nivel en la automatización de su negocio

Las nuevas tecnologías facilitan digitalizar más operaciones y agregar inteligencia

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Los nuevos modelos de negocios como Uber, Airbnb o en la banca, basados en las nuevas tecnologías, obligan a las empresas a pasar a nuevos niveles de automatización para lograr mejoras en procesos, operaciones digitalizadas y mayor competitividad.

Aquí se utilizan sistemas de gestión de grandes volúmenes de datos ( big data ), computación en la nube, servicios de pago por algoritmo, análisis de la información (analítica), inteligencia artificial, aprendizaje de máquinas, robotización e Internet de las cosas (IoT), entre otras.

“La velocidad con que alguien puede cambiar el modelo de negocios es mayor a la velocidad y la capacidad de reacción”, advirtió Paul Solano, gerente de práctica IBM de Timbergrove, firma especializada en automatización.

Un informe de McKinsey insistió en que, para la “transformación digital”, se requiere preparar el talento, procesos, estructuras y sistemas. Además, alinear las iniciativas de digitalización a las estrategias y desarrollar las capacidades necesarias poco a poco.

El problema es que toma tiempo reaccionar ante los cambios y el entorno competitivo cambia apresuradamente. Por eso se debe avanzar. “Hay una idea equivocada de que no actuar reduce el riesgo”, alertó el reporte.

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Transacciones o procesos

Las empresas cuentan en la actualidad con un arsenal de sistemas que han permitido digitalizar actividades en las empresas.

Primero, fueron los sistemas de oficina. Después los sistemas gerenciales, tales como ERP para finanzas, contabilidad, recursos humanos y administración; el CRM para la relación con los clientes; y SCM para suministros y la cadena de distribución.

La automatización de transacciones no implica que se trate de un negocio digital. También se ha recurrido a sistemas de Business Process Management (BPM) para optimizar los procesos. Estos permiten el diseño, implementación, medición y rediseño de los trámites en una firma o entidad.

“Así se puede automatizar todo tipo de procesos. Normalmente las empresas van a lo más crítico”, dijo Daniel González, consultor de automatización de Oracle.

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Algunas de las herramientas aportan inteligencia, pues se puede aprovechar la información para tomar decisiones. Por ejemplo, así se puede saber cuáles vehículos de la empresa requieren mantenimiento y cuáles están generando más gastos de reparación.

También se puede monitorear el estado de la infraestructura y coordinar los planes de las unidades para las reparaciones.

También se puede ver el avance de un trámite o se identifican los riesgos de un cliente bancario o en seguros (para ajustar prima, pagos e indeminizaciones).

“De no tener algún proceso automatizado, se necesitaría trabajo humano. Tales soluciones manuales pueden representar un golpe al objetivo empresarial”, dijo Francisco Montesinos, gerente comercial de GBM.

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Alcance total

Las nuevas tecnologías permiten a las empresas desarrollar las capacidades para automatizar áreas que están lejos del alcance de las herramientas existentes.

Los sensores, por ejemplo, permiten determinar el flujo de clientes y los movimientos de mercadería en tiendas. En los deportes se están empleando para obtener distintos tipos de indicadores de rendimiento.

Las empresas de retail pueden saber –con datos aportados por operadores telefónicos– de dónde proceden y a dónde van sus clientes, determinar mejor la factibilidad de abrir una nueva tienda y el impacto sobre las existentes.

En el agro los sensores ayudan a determinar la humedad existente y activa los sistemas de riego según la necesidad.

La información se almacena y se ordena en repositorios, donde los sistemas de big data y otras nuevas tecnologías ayudan a determinar en tiempo real lo que ocurre o predecir tendencias. Esto facilita la toma de decisiones.

“Analizar el movimiento de las distintas categorías de mercaderías en las tiendas no se puede hacer con una hoja de cálculo ni con dos analistas”, dijo Rafael Cisneros, director regional de Telefónica Business Solutions.

Solano y Cisneros explicaron que las empresas pueden utilizar servicios de pago por algoritmos. Se trata de bibliotecas de algoritmos ya desarrollados que permiten procesamientos y análisis de datos en proyectos específicos.

Para alcanzar este nivel, las empresas deben definir exactamente qué desean automatizar y con qué propósito.

La ruta crítica para avanzar en ese camino es entender y estar al tanto de cuál es el punto en que los cambios modifican el modelo del negocio y las posibilidades que genera ante nuevos rivales.

Escala digital

La automatización de las operaciones y procesos a nivel corporativo implica varios niveles.

Manufactura: Se introduce la mecanización de operaciones de fabricación de bienes.

Sistemas de oficinas: Uso de programas de texto, hojas de cálculo, correos electrónicos, escaneo de documentos y simulación de voz (en centrales telefónicas, por ejemplo).

Aplicativos gerenciales: Uso de sistemas de contabilidad, finanzas, gerencia, atención de clientes, ventas, logística y mejora de procesos.

Negocio digital: Introducción de sistemas de manejo y análisis de datos, inteligencia artificial, aprendizaje de máquinas, Internet de las cosas y de robótica, entre otros.

Fuente GBM, Oracle y Timbergrove.

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