A partir del próximo 1° de diciembre todas las facturas electrónicas que no contemplen el código del Catálogo de Bienes y Servicios (CAByS) serán automáticamente rechazadas por el sistema de la Dirección General de Tributación, lo que puede implicar inconvenientes y sanciones.
La inclusión del código es responsabilidad del contribuyente y en ningún momento se puede achacar a la persona encargada de contabilidad, al proveedor del sistema informático de facturación ni al Ministerio de Hacienda. No lo deje para último momento.
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“Si el sistema de factura electrónica no está preparado, hay que ajustarlo”, advirtió Alberto Porras. socio de GCF Consultores. “Es responsabilidad del contribuyente indicar el ajuste a su proveedor del sistema de facturación. El contribuyente es el que debe velar por el debido funcionamiento”.
Quiénes
Porras indicó que los contribuyentes o negocios que comercializan productos y servicios que están obligados a emitir factura electrónica son los que deben identificar e incluir el código del CAByS.
Qué es
El CAByS utiliza un código de identificación y clasificación establecido por la Administración Tributaria, para tener mayor control y trazabilidad fiscal de los productos y servicios que se comercializan en Costa Rica.
Por ejemplo, el alquiler de un local comercial o de una oficina tiene código 7211200000300 y el de un apartamento (hasta $600) tiene código 7211100000100.
Una motosierra tiene código 4423202000100 y al alamabre de púas le corresponde el código 4294601010000.
IVA correcto
La identificación del código correcto es fundamental ya que una mala escogencia afecta el Impuesto al Valor Agregado (IVA) que su negocio debe cobrar a los clientes y pagar luego a Hacienda.
Por ejemplo, no es lo mismo el IVA a cobrar para alquiler de una vivienda o apartamento cuya mensualidad supere 1,5 salarios base (que paga 13%) que cuando el monto es inferior a esa cifra (que está exento).
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Recuerde que hay diferencias también en los productos que se venden en un mismo comercio.
En el caso de las ventas de supermercados y otros negocios de retail, donde un cereal, un atún light y una bebida gaseosa pagan 13%; productos como avena y arroz tienen un 1% de IVA.
Facturas rechazadas
Si las facturas electrónicas no incluyen el CAByS a partir del 1° de diciembre de 2020 serán rechazadas por el sistema de Hacienda por ser un envío erróneo.
El rechazo, atribuible al contribuyente, puede ser sancionado por un monto de tres a 10 salarios base (¢1,2 millones a ¢4,4 millones).
Versión 4.3
El sistema de facturación electrónica debe estar operando desde hace meses con la versión 4.3 emitida por Tributación.
Esta versión ya incluye la casilla para el CAByS. Su negocio ya puede incluir los códigos de los productos o servicios que comercializa.
“Es mejor hacerlo hoy y que se puedan identificar los errores desde ahora”, recomendó Porras. “Es un tema interno y operativo”.
Qué debe hacer
Recuerde que como contribuyente, Usted tiene la responsabilidad de incluir el CAByS en las facturas electrónicas y de utilizar el código correcto.
Si usa un código incorrecto, el problema será el IVA que debe cobrar a los clientes y pagar a Tributación.
Usted, la persona de contabilidad o su asesor deben identificar los códigos de todos los ítems o productos y servicios de su negocio, hacer la lista y enviarla al proveedor del sistema de facturación para que realicen la respectiva carga (manual o automática).
Usted también tiene la responsabilidad de confirmar que esta tarea se realice y que se realice correctamente.
Ante Tributación y ante sus clientes es Usted, como contribuyente, el que debe responder, no su proveedor de sistema de facturación ni su contador ni su asesor.
Ejemplos
En una zapatería, por ejemplo, se debe tener un código CAByS para zapatos de hombre, otro para zapatos de mujer, otro para tenis, otro para botas y otro para sandalias.
Si Usted brinda servicios de contabilidad hay un código para servicios contables, asesoría fiscal o auditoría.
Si brinda servicios legales hay un código CAByS para elaboración de contratos, honorarios de traspaso de propiedad de bienes muebles e inmuebles y asesoría legal.
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En farmacias las Acetaminofén y las Aleve pagan un 2% de IVA, por ejemplo, pero protectores solares, shampoos, geles fijadores y cremas pagan 13%.
En contrucción cada servicio tiene su código: diseño y construcción de casas residenciales o instalación y reparación de redes de tuberías para abastecimiento o evacuación de aguas.
También los productos: un rotomartillo eléctrico tiene un código distinto a una pala carrilera.
En alquileres hay un código específico para locales comerciales o de oficina que para apartamentos y casas de habitación. También el alquiler de una compactadora tiene un código diferente al alquiler de una camioneta SUV.
“Cada uno tiene su código”, recalcó Porras.
Revise su actividad y busque el código correspondiente entre los 20.000 códigos del CAByS.
Dedicación
La identificación de los códigos no es fácil y requiere de un duro trabajo, pues debe identificar los CAByS correspondientes a cada producto o servicio que Usted comercializa.
Otra situación es la nomenclatura, pues se factura y se vende con un término que no necesariamente es el que utiliza la Administración Tributaria en el catálogo.
Por ejemplo, en el CAByS no aparecen ni “platos del día” ni “casados”; lo que aparece es alimentación.
Para un hotel tampoco encontrará un código para “Todo incluido”. Se elige una opción específica en servicios de hospedaje.
En farmacias y clínicas los códigos varían según el tipo de medicamento.
Además, hay productos o servicios que no aparecen.
Por ejemplo: no hay código para pruebas de COVID-19. “Hay para pruebas de embarazo o para pruebas de sangre, pero no para COVID-19”, advirtió Porras. “Entonces hay que consultar a la Administración Tributaria”.
Dudas
Si tiene dudas o no hay un código CAByS para un producto o servicio específico se debe consultar a Tributación.
La consulta no se realiza en las oficinas de Hacienda, sino que debe hacerlo a través del correo electrónico utilizando el formulario D-119.
Cuando no se logra ubicar un producto en la lista se hace esta consulta de acuerdo al Codigo de Normas de Procedimientos Tributarios.
En esa consulta se le indica a Tributación que no se logra asociar determinado producto o servicio con ningún código CAByS, se le indica un código posible (del catálogo mismo) y se le pide cómo proceder.
Tributación tiene 45 días hábiles para responder. Si no responde, se utiliza el código posible.
Para efectos de consultas tome en cuenta que ya estamos sin tiempo, pues hay menos de 30 días hábiles al 30 de noviembre; para cualquier consulta, Tributación tiene plazo de responder después del 1° de diciembre. Y ya no es responsabilidad de Hacienda.
Cuando Hacienda responda, guarde la respuesta.
En casos donde amerite, Tributación agregará un código.
Comprobación
La comprobación de que los comprobantes electrónicos (factura y notas de débito o crédito) ya incluyen el código CAByS será cuando, luego de su emisión, son aceptadas por el sistema de Hacienda.
El código se incluye en el archivo XML, pero no lo verá en la representación gráfica.
Recuerde que Hacienda no dice si el contribuyente está usando un código CAByS equivocado. Por eso es importante acercarse a un asesor.
Asesórese
El asesor debe indicar por qué se escoge el código para determinado ítem (producto o servicio) y si se cumple los parámetros del IVA.
“Si no ha realizado la identificación de los códigos CAByS, hágalo ya”, insistió Porras.