El 1° de diciembre próximo su negocio debe emitir facturas electrónicas que incluyan el código asignado en el Catálogo de Bienes y Servicios (CAByS) del Banco Central de Costa Rica y la Dirección General de Tributación.
Si sus facturas electrónicas no incluyen el código correspondiente serán rechazadas por el sistema del Ministerio de Hacienda y si incluyen un código equivocado podría incurrir en cobros incorrectos del Impuesto al Valor Agregado (IVA).
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Para evitar inconvenientes y hasta sanciones asesórese con especialistas, identifique los códigos lo más pronto posible (en especial si tiene una gran cantidad de productos) y coordine con su proveedor del sistema de factura electrónica. Recuerde que el sistema debe estar actualizado a la versión 4.3 emitida por Hacienda.
Algunos proveedores vienen ayudando a sus clientes (y en algunos casos a otros contribuyentes) con capacitaciones y hasta indicando cuáles son los códigos CAByS que deben incluir.
“El código CAByS fue anunciado”, advirtió Alejandro Montalvo, presidente de la empresa Gestión en Tecnología e Información (GTI). “Es uno de los pasos que le da sentido a la factura electrónica. El problema es que sólo 10% de los contribuyentes lo han hecho”.
El CAByS le permite al BCCR obtener información para efectos de la estadística sobre la economía y los sectores productores de bienes y servicios. A Tributación le permite obtener trazabilidad fiscal e impide que los contribuyentes incluyan gastos que no corresponden a su actividad comercial.
A los contribuyentes los códigos le sirven para obtener inteligencia de su negocio, ya que puede cuantificar su actividad para realizar compras a los proveedores según las ventas reales del negocio.
Apoyo
Con el objetivo de preparar a sus clientes para que no tengan inconvenientes a partir del primer día de diciembre próximo, los proveedores de factura electrónica están realizando diversos apoyos. Recuerde que son más de 20.000 códigos.
La firma GTI, por ejemplo, realiza cursos de 30 minutos especializados según rama o sector de actividad del contribuyente donde, aparte de la explicación sobre los códigos y el CAByS, le brindan los códigos que deben utilizar.
Montalvo afirmó que en esos cursos han participado unas 3.000 personas. Agregó que en GTI identificaron las 70 actividades o profesiones que cubren el 80% de la facturación y los códigos CAByS correspondientes para facilitárselos a los participantes.
El ejecutivo afirmó que el sistema de facturación electrónica de GTI está preparado desde que Hacienda emitió la versión 4.3 para emisión de comprobantes digitales (que incluyen la factura y las notas de débito y crédito).
Montalvo recomendó a las empresas que están bajo el régimen simplificado que empiecen a utilizar factura electrónica y, por lo tanto, incluyan el código CAByS para evitar dificultades a sus clientes.
Actualmente los clientes que deben registrar un gasto deben generar una factura de compra para poderlo deducir, y eso los obliga a buscar el código CAByS. Evidentemente muchos contribuyentes evitarán recurrir a compras en empresas que estén en el régimen simplificado y no emitan facturas electrónicas para evitarse complicaciones.
Otras de las ayudas de los proveedores son automatizadas.
Fygaro ofrece un buscador fácil de usar para que el contribuyente encuentre y asigne el código CAByS de cada uno de sus productos y servicios.
Ariel Rochwerger, fundador y co-CEO de Fygaro, explicó que el sistema es sencillo y que el cliente solamente debe realizar la búsqueda e identificación del código de cada producto o servicio una sola vez. “El sistema guardará la información y la agregará con cada factura automáticamente”, afirmó Rochwerger.
La empresa también dispuso de un tutorial, un blog y videos que “muestran lo sencillo que es el proceso” para los clientes actuales o para quienes deseen utilizar este sistema de facturación. Fygaro ofrece la plataforma para lanzar una tienda en línea y facturar en forma electrónica en cada compra, así como botones de pago para compras en redes sociales.
La firma también realizará cursos de capacitación, cuyos horarios anunciará en su momento.
“Lo más importante es empezar el proceso de registro de códigos con tiempo”, reiteró Rochwerger.
Hacerlo con tiempo permitirá a las empresas consultar a Hacienda si hay una duda sobre el código que deben utilizar.
Capacitación individual
Las empresas proveedoras de sistemas de facturación también están brindando asesoría y capacitación individualizada.
PCPuris, una firma de Puriscal con clientes en esa zona y en Ciudad Colón, Santa Ana y Escazú, brinda capacitación a los encargados en cada una de las empresas utilizan su sistema de facturación electrónica.
“Es un trabajo del dueño de la empresa, el encargado de las compras a proveedores y el contador con el desarrollador del software”, dijo Jonathan Arias, propietario y analista desarrollador de PC Puris.
Arias explicó que los clientes deben ir al módulo de mantenimiento del sistema de facturación, que utiliza la versión 4.3 desde principios de setiembre pasado, y utilizar un buscador desarrollado por la empresa. Ahí escriben la palabra clave para obtener la descripción que más se ajuste al producto o servicio.
Cyberfuel comercializa dos servicios: Factura Profesional y Comprobantes Electrónicos. Ambos sistemas están preparados desde mediados de 2020 para integrar el código CAByS.
Para facilitar la integración del código, el sistema Factura Profesional cuenta con tres procesos que los clientes pueden utilizar:
–Descargar el catálogo de artículos y servicios de la empresa en forma de MS-Excel, para poder hacer la homologación y la validación de la tarifa del IVA, para luego cargarlo al sistemas.
–En el sistema en el módulo mantenimiento de artículos y servicios puede ir uno a uno, buscando dentro del mismo sistema la categoría y colocándola.
–En el sistema puede ir al mantenimiento de los artículos y servicios (que es el catálogo de artículos y servicios de la empresa) para aplicar el filtrado de CAByS sin la codificación o bien editar todos.
También se tiene una opción de “sugerir descripción” a las categorías y aplica para la búsqueda, ya que la descripción es la oficial del CAByS. El cliente también puede utilizar el servicio de asistencia al cliente (sin costo).
La firma está terminando una opción adicional en este sistema de Factura Profesional para recibir la factura del proveedor y que permite utilizar el código CAByS de ese proveedor, lo que facilita a los clientes del sistema la codificación.
Carlos F. Moreno, gerente de Cyberfuel, recordó que hay actualizaciones del CAByS que los contribuyentes deben atender.
