Los temas contables y tributarios no pueden ser ignorados por su empresa, si quiere operar legalmente y mantener su negocio lo más estable posible.
Seguidamente, respondemos algunas preguntas básicas que debe conocer en este ámbito.
1-¿Qué obligaciones en materia de impuestos tengo como pyme?
Toda empresa o persona física que realice una actividad económica en Costa Rica debe inscribirse como contribuyente del impuesto sobre la renta en la Dirección General de Tributación (DGT) del Ministerio de Hacienda.
Igualmente, según el tipo de actividad, podría tener que registrarse para el pago de otros impuestos.
Uno de ellos es el impuesto general sobre las ventas, según lo establece la Ley de Impuesto General sobre las Ventas.
Aquellos negocios que venden mercancías y que ofrecen servicios, como restaurantes, cantinas, hoteles, talleres de reparación y pintura, y servicios de lavandería, entre otros, deben declarar y pagar este impuesto.
En cuanto al impuesto sobre la renta, está obligado a presentar la declaración de renta y, si corresponde, pagar el impuesto a más tardar el 15 de diciembre.
Igualmente, si su empresa opera como sociedad debe cancelar el nuevo impuesto a las personas jurídicas, excepto si está registrado como pyme en el Ministerio de Economía, Industria y Comercio (MEIC), tema del que hablaremos en la pregunta 3.
Si tiene trabajadores, debe registrarlos ante la Caja Costarricense de Seguro Social y hacer las deducciones respectivas del impuesto sobre la renta.
La empresa también debe presentar declaraciones informativas.La más conocida es laDeclaración anual de clientes, proveedores y gastos específicos (D-151).
LEA: ¿Qué son las declaraciones informativas de impuestos y por qué son importantes?
2-¿Qué es el período fiscal?
El período fiscal es un espacio de tiempo sobre el cual se deben ir acumulando cronológicamente los comprobantes de ingresos y gastos de la empresa (entre otra documentación) y, con base en ello, calcular los ingresos totales, gastos totales, la utilidad y el impuesto que se debe pagar.
De acuerdo con el impuesto, ese período puede ser mensual, trimestral, semestral o anual.
El período fiscal del impuesto sobre la renta para la mayoría de empresas en el país va desde el 1° de octubre del año anterior hasta el 30 de setiembre del año actual (por ejemplo, desde el 1 de octubre del 2016 al 30 de setiembre del 2017).
En ciertos casos, la administración tributaria autoriza que el período fiscal vaya del 1° de enero al 31 de diciembre.
Esto sucede en el caso de empresas dedicadas al cultivo de arroz en granza, de banano, entidades financieras, algunas instituciones públicas o empresas de comunicación internacional, entre otras.
Si son pequeñas empresas que se encuentran en el régimen de tributación simplificada, el pago es trimestral.
En el caso del impuesto general de las ventas, la declaración de venta y pago se hace mensualmente.
3-¿Hay alguna novedad este 2017 en materia de impuestos?
German Morales, socio de impuestos de Deloitte, recordó que a partir del 1° de setiembre empieza a regir el cobro del impuesto a las sociedades de cualquier tipo: anónimas, de responsabilidad limitada, en comandita, colectivas, empresa individual de responsabilidad limitada y otras.
Así lo establece la ley Impuesto a las Personas Jurídicas.
Si su pyme opera de alguna de estas maneras, debe prepararse para pagar este impuesto, a menos de queesté inscrita en el MEIC, razón por la cual no deberá pagarlo.
Igualmente, están exentos losproductores agropecuarios que tengan un pequeño o mediano negocio y estén registrados en el Ministerio de Agricultura y Ganadería y en la DGT.
Este año, el pago solo comprenderá los meses de setiembre a diciembre y el próximo año será total.
Las sociedades activas (ejercen una actividad lucrativa y están registradas en la DGT) deberán pagar un monto mayor y las inactivas (por ejemplo, cuando únicamente se tiene registrado el carro a nombre de una sociedad) pagan menos.
LEA: Nuevo impuesto a sociedades se cobrará a partir de setiembre
Otro tema que debe tomar en cuenta es que ya rige la Ley para Mejorar la Lucha Contra el Fraude Fiscal, en la cual se establece un registro de accionistas de las sociedades, cuya base de datos será administrada por el Banco Central.
Si bien el Ministerio de Hacienda tiene tiempo hasta enero del 2019 para poner en práctica el registro, su pyme debe estar preparada para eventualmente entregar esta información.
Igualmente, debe estar lista para implementar la factura electrónica, en caso de que se notifique en algún momento que las pymes deben utilizarla.
LEA: Prepárese para la factura electrónica antes que Hacienda le notifique que ya debe cumplirla
4-¿Qué significa el término gasto deducible y cuáles son esos gastos?
Un gasto deducible es aquel que se puede restar a los ingresos obtenidos por su empresa (que la ley autoriza), para –a partir de ahí– calcular cuánto se debe pagar de impuestos.
Ello se debe a que no todos los gastos se pueden rebajar.
Por ejemplo, usted no puede restar de los ingresos brutos de su empresa un reproductor de música que se compró para escuchar sus canciones favoritas o la comida que compra en el supermercado para su familia.
El artículo 7 de la Ley del Impuesto sobre la Renta dice que los costos y gastos por deducir deben ser “útiles, necesarios y pertinentes para producir la utilidad o beneficio".
Esto significa que deben tener relación con la empresa.
Entonces, si compra papel y lápices para sus trabajadores, ahí sí podrían deducirse o rebajarse.
Otros gastos pueden ser aquellos en los que la empresa incurre para vender sus productos y servicios, como la compra de materia prima, de piezas, los servicios que se contratan para producir el artículo o servicio que se dé.
A su vez, están los pagos de servicios públicos, los salarios que se les pagan a los empleados y que se reportan a la Caja, los bonos, aguinaldos, las primas de seguros, entre otros.
Consulte el artículo 8 de la ley citada para ver los demás gastos deducibles y el artículo 9 para estudiar cuáles no son deducibles.
LEA: ¿Cuáles gastos son deducibles del impuesto sobre la renta?
5-¿Qué comprobantes de pago son aceptados para deducir los gastos y cuáles no sirven del todo?
Debe tratarse de facturas originales y autorizadas por la Dirección General de Tributación.
Cuando usted se registra en la DGT, le otorgan un documento para que usted acuda a una imprenta autorizada para que se emitan las facturas.
No sirven los vouchers, estados de cuenta bancarios, ni los recibos o facturas no autorizadas que se pueden comprar en la librería, por ejemplo.
6-¿En qué casos no me toca pagar el impuesto sobre la renta?
Un motivo podría ser que en su negocio no hubo ganancias (los gastos fueron iguales que los ingresos), o que la empresa tuvo pérdidas.
Otra razón podría ser que una empresa está exenta parcial o totalmente de hacer el pago al operar bajo un régimen de zona franca.
En el caso de las personas físicas, podría ocurrir que las ganancias alcanzadas fueron bajas y se encuentran dentro del monto exento.
7-¿A qué me expongo si no pago impuestos y si no presento mi declaración?
En general, los incumplimientos acarrean multas y el cobro de intereses.
Por ejemplo, si se presenta la declaración del impuesto sobre la renta tardíamente, la multa es de un 50% de un salario base.
También se sanciona el no presentar la declaración del todo.
El artículo 80 bis del Código de Normas y Procedimientos Tributarios establece que si los contribuyentes pagan tardíamente los impuestos, “deberán liquidar y pagar una multa equivalente al uno por ciento (1%) por cada mes o fracción de mes transcurrido desde el momento en que debió satisfacerse la obligación hasta la fecha del pago efectivo del tributo”.
Si no se presentan las declaraciones informativas oportunamente o se excluye información, la sanción es de 2% de los ingresos brutos, con un mínimo de tres salarios bases y un máximo de 100, indica el artículo 83 del citado código.
8-¿Qué son los pagos parciales y qué pasa si no los cancelo?
Los contribuyentes deben cancelar adelantos del impuesto sobre la renta, que se calculan según el pago realizado el año anterior.
A esto se le denomina pagos parciales.
Se hace un adelanto del impuesto en marzo, junio y setiembre, según los términos del artículo 22 de la Ley de Impuesto sobre la Renta.
Si no se pagan dentro del plazo establecido, corren intereses.