En la desarrolladora costarricense Intelligent Sense todos los colaboradores pueden aprovechar el teletrabajo desde el 2008.
En la firma de servicios compartidos Prodigious, lo utiliza el 80% del personal. Ahí se empezó a implementar el teletrabajo en “algún momento del 2011”.
Y en el Instituto Costarricense de Electricidad (ICE) actualmente participan 302 funcionarios públicos del programa que empezó a realizarse en forma piloto en noviembre del 2007.
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En estos tres casos, aparte de mejores conexiones a Internet y los servicios en la nube, el teletrabajo lo facilita un amplio arsenal de herramientas.
Ahí se incluyen desde aplicaciones de mensajería instantánea y programas de oficina hasta herramientas más sofisticadas, que integran los datos, a través de big data y la analítica. Estas sirven para simplificar informes para reuniones virtuales, donde se usa audio y video.
No es el único cambio a tomar en cuenta. Con el mayor uso de la nube y de apps en los dispositivos móviles se mejora la colaboración, las tareas en equipo y la comunicación remota. “La forma en la que la gente trabaja ha cambiado drásticamente”, dijo Marcela Vargas, gerente de mercadeo de Microsoft Costa Rica.
Protocolos y tecnologías
Un reciente estudio de EY (antes Ernst & Young) indica que en Estados Unidos el 20% de la fuerza laboral utilizaba el teletrabajo en el 2010 ; en Europa era el 6%.
En Costa Rica el 4,25% de los empleados públicos y el 19% en el sector privado aprovechaba esta facilidad en el 2013.
El mismo reporte indica que con la implementación del trabajo remoto se generan ahorros de ¢627.000 anuales para el empleado y de ¢914.700 anuales para la empresa por cada colaborador que trabaje desde su casa dos veces a la semana. A eso hay que sumar ahorros en espacios de oficinas, transporte, suministros de oficina y electricidad.
Se agregan mejoras en la planificación y coordinación de las tareas, en atracción y retención de talento, motivación, tiempos, flexibilidad horaria, cumplimiento de responsabilidades, en atención de clientes en diferentes zonas horarias y en costos en instalaciones (incluido parqueo) y de operación.
“También contribuye con el ambiente, el descongestionamiento vial y la disminución del consumo de combustible”, recalcó Tatiana Guzmán, coordinadora de la unidad gestora de teletrabajo del ICE.
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Para garantizar que todos esos beneficios se obtengan, se debe revisar cuáles puestos y cuáles colaboradores podrán hacer sus tareas en forma remota, ya que no se ajusta para todas las posiciones y personas.
Luego hay que establecer las herramientas tecnológicas y las normas por seguir y cumplir.
Carlos Wong, gerente general de Intellicent Sense, advierte que hay que tener muy bien definidos los protocolos y procedimientos sobre todo en el manejo del tiempo (trazabilidad del trabajo), confidencialidad, disponibilidad y conexión a Internet. “Lo esencial es la comunicación: siempre debe haber forma de comunicarse con el personal”, dijo.
Tener los sistemas informáticos y las aplicaciones de trabajo de los colabores en la nube y a través de redes privadas virtuales es la principal recomendación de las firmas y del ICE. Asimismo, que cuenten con una conexión con ancho de banda necesario.
El principio es sencillo: los colaboradores deben encontrar en las computadoras que van a usar las mismas herramientas que requieren en sus labores.
Y las mismas medidas de seguridad, incluidos mecanismos de autenticación ( single sign on ) y de encriptación de datos. “El riesgo mayor siempre es la fuga de información. Lo más importante es proteger los procesos y los datos”, advirtió Alex Araya, líder del sitio en Prodigious de Costa Rica.
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Más allá de las aplicaciones
En la actualidad no es suficiente que los colaboradores encuentren en los escritorios de sus computadoras el software y las aplicaciones que requieren.
Firmas como Cisco, IBM, Microsoft y SAP, por ejemplo, ofrecen recursos que permiten crear comunidades virtuales y redes sociales internas y chats . También es posible gestionar el contenido y el uso compartido de archivos, realizar reuniones en línea y conversaciones en audio o en video.
“La interconectividad va más allá de la conexión entre sistemas y dispositivos inteligentes”, dijo Francisco Montesinos, gerente comercial de GBM Costa Rica, que distribuye sistemas de IBM y de Cisco Systems.
El otro cambio que se está operando aquí es la disponibilidad de herramientas que integran big data y soluciones analíticas.
Estas tecnologías permiten a los colaboradores contar con métricas “críticas” del negocio, ayudan en la supervisión del trabajo remoto y proporcionan una total transparencia de los datos para directivos, ejecutivos y tomadores de decisiones.
Todo esto brinda una visión integral del negocio en tiempo real, aun cuando la persona esté fuera de la empresa.
“No se requiere la presencia física de todos lo que participan de la reunión, hay acceso simplificado a las pantallas y la información se obtiene en forma instantánea”, destacó Edgar Osuna, director regional de recursos humanos de SAP AG.
Herramientas
Algunas de las herramientas que se pueden utilizar para teletrabajo:
GBM: Soluciones de IBM SmartCloud for collaboration o de Cisco Systems con email, redes, comunidades y reuniones.
Microsoft: Office 365 Personal (Word, Excel, Power Point en la nube), Outlook , Skype, chat y almacenamiento en la nube.
SAP: Ofrece Digital Boardroom de reuniones virtuales y JAM para redes internas; y con sistema de datos Hana para informes .
Para interacción: Se puede usar Lync de Microsoft como software de comunicación, interacción y colaboración.
Para gestión: Herramientas de administración de proyectos, centro de versiones y procedimientos, y de autenticación.
Fuente: Firmas consultadas.