Abril es tradicionalmente el mes en que todas la sociedades mercantiles y otras personas jurídicas deben cumplir con la declaración anual del Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales (RTBF). Pero para este 2023, las autoridades modificaron los plazos para cumplir con esta obligación.
La Dirección General de Tributación (DGT) y el Instituto Costarricense Sobre Drogas (ICD) aprobaron que durante este año el periodo para llenar este formulario comenzará el 1.° de mayo y terminará el 30 de junio.
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“En el 2021 los fideicomisos tuvieron una prórroga para que prepararan toda la información que debían ingresar a la plataforma; en el 2022 los fideicomisos nuevos tenían que pedir el número de cédula jurídica al Registro Nacional y eso atrasó la declaración. Por esas razones las autoridades dicen que como se tuvo que correr el tiempo de fideicomisos, entonces extendemos el tiempo de la presentación para que todos presenten a tiempo la documentación”, puntualizó Alejandra Román, especialista en derecho tributario.
La declaración se conoce popularmente como registro de accionistas y se realiza de manera virtual en la plataforma de Central Directo del Banco Central de Costa Rica (BCCR). Esta gestión no requiere la cancelación de un monto, pero omitir este trámite implica el pago de una multa superior al millón de colones.
La información la custodia el BCCR y puede ser consultada por la Dirección General de Tributación y el Instituto Costarricense sobre Drogas para que identifiquen a los accionistas y beneficiarios finales de las participaciones en una empresa.
La manera correcta de inscribirse al Central Directo, las indicaciones para subsanar información, los accionistas que deben registrarse, y las multas a las que se exponen son aspectos importantes a tomar en cuenta en este proceso.
1. ¿Cómo declarar?
El primer requisito es contar con firma digital e ingresar al portal del Central Directo, en el que debe aportar un correo oficial para las notificaciones. En la plataforma se completa y envía la información.
“Las personas jurídicas (que declaran por primera vez) deben presentar una declaración ordinaria dentro de los 20 días hábiles siguientes a la inscripción o asignación de cédula jurídica por parte del Registro Nacional. Cabe resaltar que, si la inscripción o asignación de cédula se da en el mes de abril, los obligados pueden disponer de 20 días hábiles o el mes de abril, para presentar la declaración en función del plazo más favorable”, explicó Natalia Ramírez, senior legal de la firma Grant Thornton Costa Rica.
El representante legal de la sociedad es quien tienen la potestad de hacer el trámite. En caso de que la persona no sea el representante, la sociedad debe solicitarle a un notario público que registre su autorización en la plataforma.
Las sociedades que ya han realizado la gestión, y no tienen cambios con sus accionistas, transitan por un camino más sencillo porque la plataforma da la opción de copiar la información anterior y reenviar el formulario.
Cada año las sociedades mercantiles tienen que hacer la declaración, sin importar que los datos sean exactamentos los mismos que en periodos anteriores.
Para los fideicomisos es necesario aportar la cédula jurídica, número de fideicomiso, identificación del fiduciario, país de constitución, el objeto del contrato, la fecha de constitución y el tipo de fideicomiso.
2. Accionistas a registrar
El artículo 5 de la Ley para Mejorar la Lucha contra el Fraude Fiscal (9.416) indica que las sociedades deben registrar a los accionistas que tienen participación sustantiva, es decir un 15% de participación.
Sin embargo, Román aclaró que se tiene que reportar el 100% de los socios listados en el libro de Registro de Socios que lleva la sociedad.
“Sobre los socios que sean persona física se deben aportar datos personales y de contacto. En caso de socios que sean personas jurídicas nacionales, independientemente de la participación que tengan, únicamente se deben aportar datos generales como el número de identificación, nombre, domicilio, correo electrónico y número de teléfono”, señaló Román.
Si la sociedad cuenta con alguna persona jurídica extranjera con participación igual o mayor al 15%, tiene que agregar los datos sobre la propiedad de la totalidad de las participaciones de esas empresas. Lo mismo aplica para las personas físicas que integren la sociedad.
3. Correción de información
Las sociedades que se equivocan o eximen algún dato, tenían un mes para corregir la información. A partir de este año los encargados de la declaración tienen todo el plazo ordinario y extraordinario para ingresar y hacer los ajustes necesarios.
Es importante que esa subsanación de información se realice con calma y con todos los datos necesarios para completarlo de manera exitosa, ya que se tiene una solo oportunidad para enmendar el error.
Al momento de corregir la declaración se requiere adjuntar una nota que detalle y justifique los motivos de la enmieda. La misma tiene que estar firmada por el representante legal o fiduciario.
4. Multas
Quienes no presentan la información a tiempo se exponen a la sanción de un 2% del ingreso bruto anteriormente declarado, de acuerdo con el artículo 84 bis del Código de Normas y Procedimientos Tributarios (4.755). El monto mínimo es de tres salarios base, mientras que el máximo se establece en 100.
“Considerando que el salario base es de ¢462.200, la multa mínima arranca en ¢1.386.600 y llega hasta los ¢46.220.000″, detalló Silvia Castro, abogada tributaria.
La DGT se encarga de tramitar el procedimiento sancionador a quienes incumplen el el suministro de información. El monto recaudado por las sanciones es destinado al financiamiento de las actividades operativas del ICD.
