Poderes especiales deberán ser actualizados anualmente para declarar el registro de accionistas

Así lo informó el 31 de marzo, el Central Directo (CD-008-2022) que dictó —atendiendo las reglas aplicables a los poderes especiales, establecidas en el artículo 1.256 del Código Civil— que las autorizaciones otorgadas mediante este tipo de poderes, que fueron registradas antes del 1°. de abril y que ya hayan sido utilizadas, quedarán deshabilitadas.

Todas las personas jurídicas, los fideicomisos privados, los administradores de recursos de terceros y organizaciones sin fines de lucro que presenten la declaración del Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales (RTBF) a través de un apoderado, deberán verificar que este cuente con el poder especial necesario para poder realizar la declaración de este periodo, y así evitar incumplimientos y exponerse a sanciones.

EF en colaboración con Daniel Quesada, gerente de Impuestos de EY y especialista en política fiscal de la firma; Mario Hidalgo, socio de Impuestos y Legal de Grant Thornton; Carlos Valverde y Estefanía Ramírez, socio y gerente, respectivamente, de Servicios Legales de Deloitte; y Mercedes Sancho, socia de Ecija Legal y especialista en Derecho Corporativo; le aclaran las dudas si acudió a un poder especial para declarar el registro de accionistas.

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¿Qué debe cumplir un apoderado para poder declarar el registro de accionistas?

― Si un obligado a declarar recurre a un apoderado especial, en lugar de su representante legal habitual, con el fin de realizar la declaración RTBF, este poder deberá ser otorgado en escritura pública ante un notario y acreditado por el notario en el Sistema de Central Directo del Banco Central de Costa Rica (BCCR), de manera que la persona quede asociada como tal a la entidad obligada a declarar.

Asimismo, puede actuar como apoderado quien ya esté registrado como apoderado general o apoderado generalísimo del ente obligado a declarar, pues ese poder ya estaría inscrito ante el Registro Nacional.

Valverde y Ramírez, de Servicios Legales de Deloitte precisaron que esto es suficiente para que el apoderado especial quede autorizado para presentar la declaración.

¿Por qué quedan deshabilitados los poderes que se utilizaron antes del 1°. de abril de 2022?

― Según el Código Civil, un poder especial se otorga para un acto determinado, y una vez realizado este acto el poder se agota y pierde su eficacia al haber cumplido su objetivo.

La interpretación del Banco Central dicta que cada poder especial acreditado tenía como objetivo presentar la declaración ordinaria de un período específico. Al haber ocurrido la presentación el año anterior, el poder especial dejó de surtir efecto para declaraciones posteriores.

“Por la naturaleza del poder especial, la administración interpreta que el hecho de ya haber presentado una declaración implica el agotamiento del poder. Es por esta razón que las autorizaciones otorgadas mediante este tipo de poderes, que fueron registradas antes del 1°. de abril 2022 y que fueron utilizadas, quedan deshabilitadas para presentar la declaración ordinaria de 2022 (antes del 30 del mes)”, afirmó Hidalgo, de Grant Thornton.

¿En qué casos no se puede volver a utilizar un poder especial?

― Los poderes especiales no podrían volver a utilizarse en el tanto se hayan otorgado luego de realizar la declaración de un período anual, que sería el acto en específico con el que se agotan.

Por ejemplo, si se utilizó la figura para la presentación de la declaración ordinaria 2022, entonces se deberán otorgar nuevos poderes especiales para presentar declaraciones correctivas, extraordinarias o posteriores declaraciones ordinarias.

“Una vez que el poder se utiliza para el acto específico para el que fue otorgado, no puede ser utilizado para otras gestiones, aún y cuando sean una consecuencia o se deriven de la principal”, dijo Quesada, gerente de Impuestos de EY.

Incluso, la misma plataforma del BCCR permite indicar si hay una fecha de vencimiento para tal poder, en caso de que el poder especial tuviere alguna, añadió Sancho, de Ecija Legal.

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¿La información del apoderado se debe actualizar anualmente?

― Sí. El declarante que actúe por medio de apoderado especial debe otorgarlo y acreditarlo anualmente ante el sistema de Central Directo.

En caso de que el poder se agote por una declaración anterior, la persona deberá subir la información del poder especial nuevamente al sistema (número de cédula y nombre). No obstante, si desea nombrar un nuevo apoderado, el notario deberá sustituir la autorización anterior con la del nuevo.

La ley y el sistema permiten únicamente el nombramiento de un único apoderado para estos efectos.

Sancho, de Ecija Legal especificó, haciendo referencia directa a los obligados a declarar antes del 30 de abril, que se debe actualizar toda aquella información que implique un cambio en la estructura accionaria, es decir, los propietarios de las acciones en una sociedad anónima o cuotas en una sociedad de responsabilidad limitada.

Asimismo, en el monto del capital social, cambio de moneda o si las acciones se ceden, por ejemplo a un fideicomiso.

¿Cuál ha sido la respuesta a esta interpretación del Central Directo?

― Valverde y Ramírez, de Deloitte precisaron que la interpretación del Banco Central fue “tajante” y no entró a considerar las particularidades de cada poder especial ingresado al sistema.

Por ejemplo, que se hubiera otorgado un poder especial que indicara que el apoderado quedaba autorizado para realizar la declaración de los próximos dos o tres años, lo cual habilitaría al apoderado a cumplir con esa obligación durante ese plazo.

“Por el momento se parece haber establecido una regla clara en el sentido de que los poderes especiales de representación, en estos casos, tienen un período máximo de vigencia de un año”, expresaron ambos especialistas.

Para Sancho, el Código Civil no establece que un poder especial tenga caducidad, salvo que expresamente así se indique en el acto de su otorgamiento.

Además, dijo que la información del apoderado no se debía actualizar en los casos en que los poderes especiales no tuviesen una fecha de vigencia o no hubiesen sido revocados. No obstante, con la emisión de la directriz, el Banco Central da a entender que la información de los apoderados sí debe actualizarse.

“Si el Banco Central pide que se emitan poderes nuevos, implicaría un gasto innecesario para nuestros clientes. Además, existe la complicación de aquellos clientes que no están en el país y no están en la capacidad de firmar las escrituras que otorgan el poder”, expresó la especialista en Derecho Corporativo.

Las fuentes consultadas también indicaron que la interpretación del BCCR no da un tiempo de reacción y dejaría en desprotección e incumplimiento a muchos declarantes.