El Registro Nacional habilitará a partir del 20 de setiembre de 2026 el Sistema de Autogestión de Correos Electrónicos (ACE), una herramienta digital para que los representantes legales de sociedades mercantiles inscriban, modifiquen o rectifiquen el correo electrónico destinado a recibir notificaciones judiciales y administrativas.
Paso a paso para realizar el trámite
El procedimiento se realiza completamente por internet desde la pestaña de servicios en línea en la página web de la institución (www.rnpdigital.com).
- Ingreso a la plataforma: El representante legal debe acceder al sitio web utilizando su firma digital certificada.
- Selección de la sociedad: La plataforma desplegará automáticamente la lista de entidades en las que la persona figura con representación vigente, permitiendo seleccionar la sociedad sobre la cual realizará el movimiento.
- Firma de la declaración: El sistema generará una declaración jurada electrónica que el usuario debe firmar digitalmente.
- Comprobante: Una vez completada la firma, la herramienta asignará las citas de trámite y emitirá un comprobante descargable de la gestión.
Plazos, gratuidad y sanciones
Las gestiones tramitadas mediante el sistema ACE estarán completamente exentas del pago de impuestos, timbres, derechos registrales y de la publicación de edictos en el diario oficial La Gaceta hasta el 3 de diciembre de 2027.
El detalle del proceso fue publicado en la circular DGL-003-2026, publicada en el Alcance N. 123 a La Gaceta N. 173 del 14 de septiembre del 2026.
La obligación aplica para las sociedades anónimas, de responsabilidad limitada, en comandita simple y en nombre colectivo, así como para sucursales de sociedades extranjeras. Quedan excluidas las sociedades civiles, empresas individuales de responsabilidad limitada, asociaciones y fundaciones.
A partir del 4 de diciembre de 2027, las sociedades que no hayan registrado su correo electrónico no podrán inscribir ningún documento ante el Registro de Personas Jurídicas, el cual consignará un defecto en los trámites presentados. Además, las solicitudes posteriores deberán cancelar ₡7.295 en cargas fiscales y timbres:
- Arancel del Registro Nacional: ₡2.000
- Timbre de Educación y Cultura: ₡5.000
- Timbre del Colegio de Abogados: ₡275
- Timbre del Archivo Nacional: ₡20
El Registro Nacional mantendrá abierta la alternativa de realizar el proceso por la vía notarial tradicional. Asimismo, para efectuar el movimiento, las sociedades deben mantenerse al día con el impuesto a las personas jurídicas, la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS), Fodesaf y el Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales.
