A partir del 4 de junio de 2025 entrará en vigor la Ley N.° 10597 y con ella una nueva obligación para las sociedades mercantiles en Costa Rica. Se aplicará tanto para las nuevas constituciones como para las sociedades ya existentes.
De conformidad con la Ley, las sociedades mercantiles, es decir, las entidades formadas por varias personas para realizar actividades comerciales con fines de lucro, deberán incorporar una dirección de correo electrónico como medio oficial de notificación tanto administrativa como judicial.
“Así las cosas, todas las sociedades inscritas antes del 4 de junio de 2025, deben de solicitar al Registro Nacional, la inscripción del correo electrónico correspondiente por medio de una solicitud formal otorgada en escritura pública ante Notario Público a través de la comparecencia de su representante legal o apoderado con suficientes facultades. Asimismo, se brinda la opción de solicitar la inscripción del correo electrónico, mediante la protocolización de una asamblea de socios en la cual se solicite lo mencionado. Asimismo, las nuevas sociedades que se inscriban después de esta fecha deben incluir este correo electrónico como requisito de inscripción”, indicó la firma Grant Thornton.
Esta medida afectará a partir de este miércoles a figuras como sociedades anónimas, de responsabilidad limitada, en nombre colectivo y en comandita simple.
En otras palabras, cualquier sociedad de este tipo que se registre a partir del 4 de junio debe contar con un correo electrónico como parte de los requisitos de inscripción, mientras que las que ya están constituidas Tendrán un plazo de un año, hasta el 4 de junio de 2026, para cumplir con esta obligación mediante: escritura pública otorgada por representante legal o apoderado general o bien mediante una asamblea de socios.
Los socios de la empresa pueden acordar en una asamblea la inscripción del correo electrónico y luego esta acta de asamblea debe ser protocolizada (validada legalmente) por un notario.
De acuerdo con la firma GlobaLex, La inclusión del correo electrónico constituye una modificación al pacto social, por lo que requerirá la publicación del edicto correspondiente, ya sea por escritura o por protocolización en el Diario la Gaceta. Por otra parte, si la única gestión es la inscripción del correo electrónico, no se deben pagar timbres ni derechos. En caso de reformas adicionales, sí se aplicarán los tributos correspondientes.
Con respecto a la validez del correo, se utilizará tal cual aparece en el documento notarial, por lo tanto la responsabilidad de que sea válido recae en el solicitante. Se aceptan además símbolos, números o abreviaciones en el correo.
Si desea revisar más detalles sobre este cambio, puede revisar las disposiciones de la Ley en este enlace.
A partir del 5 de junio de 2026, si la sociedad mercantil no tiene un correo electrónico registrado, el Registro Nacional no inscribirá ningún documento o modificación relacionado con ella. Esto significa que no se podrán realizar trámites importantes como cambios en la junta directiva, modificaciones de estatutos, o cualquier otra gestión que requiera inscripción registral.
