Para este 2021 el Centro de Convenciones de Costa Rica (CCCR) implementará la modalidad híbrida para reactivar la industria de las reuniones. Esta es la nueva forma de hacer negocios y consiste en combinar las reuniones presenciales con las virtuales.

El objetivo es continuar compitiendo a nivel mundial y ofrecer valor agregado a la integración de múltiples plataformas. El aforo para reuniones empresariales y educativas actualmente es de 150 personas.

Aunque el panorama de la industria cambió durante el 2020 los esfuerzos de promoción dejaban réditos en los últimos años. El país pasó de tener 12.700 asistentes a congresos en 2018 a 21.105 en 2019, lo que implicó un aumento de 66%, según datos del Bureau de Convenciones de Costa Rica.

Mediante la modalidad híbrida las organizaciones pueden acceder a la venta de inscripciones, stands, espacios de patrocinio, área inicial de registro, exhibición comercial, áreas de conferencia y salas para networking.

Con esta nueva tendencia las empresas pueden exhibir sus productos y servicios a una mayor cantidad de asistentes, gracias a las videollamadas y descarga de documentación.

El CCCR cuenta con protocolos de seguridad sanitaria y ofrece acompañamiento técnico para hacer posible los eventos, indicó Max Chacón, Gerente Comercial del Centro de Convenciones de Costa Rica mediante un comunicado de prensa.

“En Grupo Heroica, administrador del recinto, contamos con protocolos de seguridad sanitaria certificados internacionalmente para la presencialidad y con cinco productos virtuales que ofrecen lo último de la tecnología para complementar las reuniones presenciales, ofrecemos a nuevos clientes realización de reuniones híbridas, streaming, salas de grabación, servicio diseño global, así como sala de podcasts, entre otros”, comentó Chacón.

En un evento híbrido es importante utilizar herramientas que permitan la interacción con los asistentes como las votaciones en vivo, preguntas, chats, foros de comunicación, gráficos 3D y hasta realidad aumentada.

En los últimos meses el CCCR ha realizado más de 70 reuniones y ha demostrado que con esta nueva forma de hacer negocios se ahorra tiempo y dinero, y existe una mayor facilidad para analizar el impacto del evento.

Desde hace meses Costa Rica trabaja en la promoción de la industria de reuniones, pues en octubre anterior se anunció la apertura de fronteras para los países de Centroamérica y Panamá.

En esa ocasión Gustavo Segura, ministro de Turismo, manifestó que la mayoría de visitantes que provienen de estos destinos son viajeros que llegan al país para asistir a congresos y convenciones, y que posteriormente amplían su estadía para asistir a sitios turísticos.

Virtualidad gana terreno

Durante pandemia las reuniones virtuales ganaron terreno y evidenciaron su fortaleza. Ejemplo de ello es la edición 22° de la BTM (encuentro entre exportadores nacionales y compradores extranjeros) en formato virtual que realizó la Promotora de Comercio Exterior (Procomer).

A lo largo de tres semanas participaron 338 compradores de 45 países. La edición sobrepasó la cantidad de compradores y países participantes en relación con la edición presencial del 2019, a la que asistieron 315 compradores de 40 países, lo que implicó un incremento del 7,3%.

Se concretaron 2.344 citas de negocios, las cuales tuvieron una duración de 45 minutos, mientras en la edición presencial eran de 25 minutos.

Realizar el evento de manera virtual permitió darle continuidad a una actividad generadora de negocios en medio de una coyuntura incierta, habilitó espacios más amplios para las reuniones, más días de evento y mayor alcance. El formato permitió menos cancelaciones porque no implicó un viaje del comprador, dijo Pedro Beirute Prada, gerente general de Procomer, a EF en diciembre anterior.

Actualmente la industria de reuniones se encuentra en aprendizaje para adaptar la experiencia esperada, las activaciones y la participación de patrocinadores, además de encontrar vías para mantener la atención de los asistentes.

Impulsar el sector MICE (por las siglas en inglés de reuniones, incentivos, conferencias y exhibiciones) fue una de las apuestas económicas del país tras la inauguración del Centro de Convenciones de Costa Rica, en abril de 2018.

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Sin embargo, su reactivación será lenta y espera recoger frutos a partir del 2023. El desafío del sector MICE es que ahora, para justificar una actividad presencial, el destino debe aportar muchísimo más valor que antes.

Dos eventos referentes del turismo MICE en el país son ejemplo de esta tendencia: la BTM 2020 (misión de compradores), organizada por Procomer y la Expotur, liderada por la Asociación de Profesionales en Turismo (Acoprot) con el apoyo del Instituto Costarricense de Turismo (ICT).