EscucharEl inicio de un nuevo año es siempre un momento propicio para evaluar objetivos, redefinir prioridades y establecer hábitos que impulsen la productividad tanto en lo personal como en lo profesional. Sin embargo, cuando este comienza en un entorno de incertidumbre política, cambios empresariales constantes y elevados niveles de estrés entre los tomadores de decisiones, la planificación y gestión eficiente del tiempo se convierten en un desafío aún mayor.
Según análisis realizados por diferentes firmas consultoras, señalan que las organizaciones están requiriendo de sus niveles directivos un mayor enfoque en los resultados claves que se buscan al inicio de cada año. Hoy más que nunca, las empresas están priorizando en capacitar y brindar nuevas habilidades a su fuerza laboral, toda vez que el entorno es demasiado volátil y con una plétora de cambios inesperados en sus mercados.
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Cuando hablamos de productividad, comúnmente se menciona como manejo del tiempo. Pero más allá de saber manejar las 24 horas que la vida nos provee, es más un tema de priorizar lo que es realmente importante en nuestras vidas personales y en la empresa. Igualmente, nuestra productividad no se trata de trabajar más horas ni de llenar la agenda de tareas interminables. Se trata de hacer que cada minuto cuente, de que avancen los compromisos adquiridos y se pueda salir adelante en tiempo y con un grado de estrés controlable y porque no, sano para nuestra condición mental y física.
Es importante entonces, entender que, en este entorno, existen soluciones que nos ayudan con el trajín diario de cumplir las metas, dirigiendo a equipos que no necesariamente están presentes físicamente en las oficinas, sino desde sus casas de habitación. Algunas mejores prácticas que se recomiendan para elevar nuestro nivel de “felicidad productiva” apuntan a cuatro objetivos comúnmente mencionados:
- Amplificar el enfoque: minimizar distracciones y trabajar en lo que realmente importa.
- Elevar la productividad: obtener resultados significativos con menos esfuerzo.
- Transformar el flujo de trabajo: crear sistemas que sean sostenibles y eficientes.
- Disminuir el estrés: abordar las tareas con claridad y confianza.
Para cumplir con esta lista de deseables, se pueden mencionar algunas de las técnicas que por años han dado los mejores resultados:
1. Técnica Pomodoro
Se divide el tiempo para realizar una tarea en intervalos de 25 minutos de trabajo (pomodoros) seguidos de un descanso corto de 5 minutos. Después de 4 ciclos, se procede a tomar un descanso más largo. Esta técnica ayuda a combatir la procrastinación, aumenta la concentración y mantiene la energía durante el día. Es ideal para tareas que requieren enfoque intensivo, como análisis de datos o redacción de informes o para la preparación de una agenda cronológica de cosas por hacer.
2. Matriz de Eisenhower
Esta técnica ayuda a visualizar nuestras tareas en: urgentes e importantes; importantes, pero no urgentes; urgentes, pero no importantes y las no urgentes, ni importantes. Con esta técnica se facilitan las tomas de decisiones evitando distracciones que no agregan valor. Es ideal para profesionales con múltiples proyectos de manera simultánea.
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3. Método 80/20 (Principio de Pareto)
Esta técnica ayuda a identificar el 20% de todas las actividades que generan el 80% de los resultados. Sirve para maximizar el impacto con un esfuerzo mínimo y es utilizado para todo tipo de proyecto, así como en estrategias empresariales que requieren de una visualización más amplia del flujo de trabajo potencial.
4. Regla de los 2 Minutos
Es la punta de lanza de la metodología “Getting Things Done” (GTD) en donde se comprende y acciona cuando se deduce que una tarea, llamada, respuesta o mandado puede completarse en menos de dos minutos. Si se puede, se realiza de inmediato, sino se trata de delegar. Esta técnica sencilla pero muy poderosa reduce la acumulación de tareas pequeñas que ocupan espacio mental. Es muy efectiva en el manejo de correos electrónicos, respuestas en WhatsApp y pequeñas decisiones diarias.
5. “Tráguese ese sapo”
Técnica reconocida y creada por el consultor de negocios Brian Tracy en su conocido libro del mismo nombre, indica que siempre se debe abordar de manera inmediata la tarea más desafiante o desagradable del día por realizar. Esta manera de hacer que las cosas sucedan genera un sentido de logro temprano y libera energía para el resto del día. Es ideal para personas que enfrentan decisiones críticas o negociaciones importantes.
La productividad sostenible requiere manejar el estrés de manera efectiva. Según un estudio de la consultora McKinsey, los cargos ejecutivos bajo presión constante tienden a tomar decisiones más reactivas y menos estratégicas. Por ello, se menciona, es fundamental además incorporar prácticas que promuevan el bienestar:
- Descansos conscientes: hacer pausas regulares para recargar energías.
- Meditación y mindfulness: reducen la ansiedad y mejoran la claridad mental.
- Ejercicio físico: mejora la salud general y aumenta la energía.
- Desconexión digital: establecer límites claros para evitar el agotamiento.
En un mundo digitalizado, las herramientas tecnológicas pueden ser grandes aliadas para mejorar la gestión del tiempo y las tareas. Algunas opciones recomendadas para mantener la productividad en auge incluyen:
- Trello o Asana: tableros Kanban digitales para gestionar proyectos.
- Evernote o Notion: para capturar ideas y organizar información.
- RescueTime: monitoriza el uso del tiempo y proporciona datos para optimizarlo.
- Monday: mejora el trabajo colaborativo en profesionales y empresas de todos los tamaños.
No todas las técnicas funcionan igual para todos. La clave está en experimentar y adaptar las herramientas y métodos que mejor se alineen con los objetivos y estilo de trabajo. Como señalan otras investigaciones, un líder productivo no es quien hace más, sino quien logra un impacto significativo con menos desgaste.
Para construir un sistema efectivo, se recomienda siempre:
- Definir metas: priorizar lo que es realmente importante.
- Crear rituales diarios: establece rutinas que estructuren cada día.
- Monitorear y ajustar: revisar regularmente lo que funciona y lo que no.
La clave siempre será no hacer más en menos tiempo, sino hacer lo correcto en el momento adecuado. Estas mejores prácticas, comprobadas en años de investigación y desarrollo, han demostrado ser de altísima efectividad en nuestro diario quehacer. Estar preparados para enfrentar los desafíos del año y alcanzar nuestros objetivos personales y profesionales es algo que todos deseamos en este nuevo 2025.
El autor es socio director de Recluta Talenthunter.
