Sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) facilita el control de inventarios de las PYMES

Si dicho proceso no se realiza de manera ordenada y efectiva, la compañía carece de los productos que requiere para la venta, los clientes se molestan y, a corto plazo, se diluye la posibilidad de obtener utilidades.

Tradicionalmente este proceso se ha realizado en hojas de cálculo, las cuales implican un control manual que requiere que varias personas digiten la información en múltiples hojas.

Una solución alternativa al control básico o, incluso, muchas veces empírico de los inventarios es la utilización de sistemas de planificación de recursos empresariales o Enterprise Resource Planning (ERP, por sus siglas en inglés).

Al ingresar o registrar en el sistema la información precisa de cada artículo, en tiempo real, proporciona un excelente control de las existencias, movimientos y caducidad de los inventarios a los encargados de área. De esta manera, a las empresas se les hace más fácil evitar el robo hormiga y proveer los bienes que se pierden por fecha de expiración o por desabastecimiento.

Control integral. SAP Business One es uno de los ERP disponibles en Costa Rica. Lo que lo diferencia de los demás ERP es que integra un Planificador de Necesidad de Materiales (MRP, por sus siglas en inglés), el cual permite tener una estimación o proyección apropiado de las compras de producto de acuerdo a la demanda o a los inventarios mínimos o máximos que la empresa desea, sin tener mercadería estancada.

Este MRP analiza “qué hay en inventario, qué han pedido los clientes, qué se les ha solicitado a los proveedores y cuándo lo entregarán, y cuál es el histórico de ventas de un producto. De esta manera, dicho planificador integrado realiza un informe en el que define cuál bien se debería comprar y cuándo para poder cumplir con los pedidos de ventas de la empresa. Incluso la nueva versión de SAP on HANA posee algoritmos inteligentes para hacer ese tipo de planificación”, explicó Grettel Alfaro, gerente comercial de la compañía Software & Consulting Group (SCG).

Esta herramienta permite controlar el inventario por número de series y lotes, en caso de ser necesario. Las series se usan para dar seguimiento a las garantías de los equipos y las ventas de repuestos, mientras que los lotes sirven para determinar la trazabilidad de los productos alimenticios, químicos o farmacéuticos, los cuales tienen fecha de vencimiento. En el caso de los lotes, SAP Business One crea automáticamente una lista de los que están próximos a vencer y ofrece la opción de habilitar una alerta para tal fin.

Otra de las ventajas de esta herramienta es que permite controlar los inventarios por distintos métodos de valoración, ya sea por costo promedio del artículo, por costo estándar, FIFO (PEPS, que significa primeros en entrar, primeros en salir) o costo de inventario de un artículo por lote y número de serie. “Los métodos de valoración de inventario son muy importantes porque permiten asignar costos a los productos, según el giro de operación de la empresa y, por ende, es más fácil realizar la determinación de precios para el consumidor final”, afirmó Rodolfo Mora, consultor de preventa de SCG.

Adicionalmente, con SAP es posible manejar múltiples almacenes, saber cuántos artículos hay en cada uno de ellos, estipular en cuál ubicación exacta (estante) se encuentra y determinar la cantidad de stock respectiva.

La auditoría de inventario también es otra de las alternativas que brinda SAP Business One para generar informes para auditar cada uno de los movimientos de inventario que haya tenido la compañía. De esta manera, establece en cuál documento se dio el movimiento de inventario, si fue de entrada, de salida o de traslado entre bodegas; a qué costo y a cuál cliente se le vendió o a cuál proveedor llegó.

Beneficios tangibles. "Como la información que se digita se hace al momento que ocurren las operaciones, automáticamente el sistema actualiza inventarios, costos, asientos contables, etc. Además, al tener mejor control y precisión de los inventarios, la facturación es más rápida y precisa", dijo Manrique Ortiz Rivera, gerente de Tecnología y Sistemas de la firma Nueces Industriales, la cual usa SAP.

Asimismo, él agregó que los informes que se generan desde esta herramienta permiten a la junta directiva y a los gerentes tomar decisiones y definir estrategias de manera rápida y puntual.

Por su parte, Alonso Hernández, del departamento de TI de Renteco, empresa que también utiliza SAP, afirmó que esta herramienta les permitió tener un mayor control de las existencias y la localización de los artículos en la bodega, esto claro, gestionando los números de serie y lote; con sus vencimientos; lo que les da siempre una visión clara de cómo está su inventario y en qué condiciones se encuentra.

"En nuestra bodega manejamos químicos que tienen cierta vida útil y manejamos stock para pedidos periódicos de clientes. SAP nos ha permitido saber qué tenemos, cuándo debemos comprar, cuándo lo vamos a despachar y mantenerlo en óptimas condiciones, gracias al manejo de lotes, vencimientos y control de inventarios", aseguró.

Tips para la gestión de inventario

1. Mantener un control de evaluación de inventarios correcto utilizando los siguientes métodos: PEPS (primero en entrar, primero en salir), promedio ponderado y costo estándar.

2. Controlar el estado de la entrada de mercancías inmediatamente al recibirlas, y mantener un control especificando cualquier motivo de devolución y cuál es el proveedor a cargo de ese pedido. Múltiples fallos deberían resultar en un descuento o cambio de proveedor, si son errores graves.

3. Permitirle acceso a la bodega solamente a algunas personas de forma controlada; esto con el fin de mantener un control sobre el inventario y, en caso de que algo falte, se pueda detectar la situación y corregirla antes de que se repita.

4. Realizar una revisión del inventario de acuerdo a la rotación o vencimiento de este, al menos, una vez cada dos semanas. Un bar o un restaurante con mucha clientela deben hacer una revisión diaria.

5. Mantener un control histórico sobre cuáles fechas reflejan mayor o menor demanda para algunos artículos, de tal manera que se pueda prever la necesidad y realizar pedidos que permitan mantener una cantidad adecuada en bodega.

Fuente: Kimberly Herrera, coordinadora de Mercadeo de SCG.